这是一个由5篇文章组成的系列，探讨小企业的客户沟通策略，重点是应答服务：

1. 为什么小企业需要应答服务？: 发现应答服务的重要性和好处。

2. 外包与内部现场接待员: 什么是现场接待员？您应该外包还是内部招聘？

3. (本文) 自动电话应答系统（交互式语音应答IVR与语音人工智能代理）: 什么是自动应答服务？您应该使用交互式语音应答还是语音人工智能代理？

4. 决策：我的小企业应该使用现场接待员还是自动应答服务？: 您已经从我们的系列中了解了所有关于应答服务的信息。现在是时候决定哪种类型的服务最适合您的业务了。

5. OpenAI与人类与语音人工智能：成本比较: 想知道是否应该转向最新的语音人工智能技术？让我们来看看实际成本。

简介

管理客户沟通是小企业面临的一大挑战。平衡日常运营与大量查询可能导致漏接电话、下班后问题和收入损失，最终影响客户满意度。雇用额外员工或全职接待员在财务上并非总是可行的，尤其是对于较小的企业。在这个竞争激烈的环境中，保持快速、高效的响应至关重要。

自动电话应答系统是一种实用的解决方案。它们提供24/7全天候服务，无需人工干预即可路由呼叫、记录消息和安排约会。它们不仅降低了人员成本，还通过提供一致、及时的响应来提高客户满意度。在本指南中，我们将探讨最佳的自动电话应答系统，以帮助小企业降低成本、提高效率并提供更专业的客户体验。

为什么小企业需要自动电话应答系统

小企业通常需要在管理运营和处理客户查询之间取得平衡。漏接电话或未答复的查询可能导致业务流失，因为客户可能会转向竞争对手。雇用额外员工可能成本高昂，尤其是对于预算紧张的公司。 自动电话系统提供24/7的呼叫管理，将查询路由到正确的部门，记录消息，甚至安排约会。这些系统帮助小企业确保他们不会错过任何一个电话，提供全天候服务，并让员工腾出时间专注于增长。

这是一个图表，可以帮助您了解您需要的自动化：

服务决策图：语音信箱或语音人工智能

在商务电话应答系统中寻找的关键功能

在选择自动电话系统时，寻找能够增强业务运营和改善客户体验的功能非常重要。 任何小企业主做出的首要决定是使用像交互式语音应答（IVR）这样的“哑”系统，还是像语音人工智能代理这样的“智能”系统。虽然传统的IVR系统一直是大小企业的选择，但语音人工智能代理的兴起使其成为一个极好的替代方案。 IVR和电话线路上的语音人工智能代理之间的差异主要在于：

• 呼叫路由：
  • 交互式语音应答：使用按键（例如，“借记卡请按1”）。
  • 语音人工智能代理：允许呼叫者自由发言，智能地路由他们。
• 等待时间：
  • 交互式语音应答：可能需要长时间等待可用代理。
  • 语音人工智能代理：立即响应，无需等待时间。
• 交互性：
  • 交互式语音应答：仅限于按键。
  • 语音人工智能代理：支持自由对话。
• 语音信箱：
  • 交互式语音应答：呼叫者在哔声后留言。
  • 语音人工智能代理：整个通话被记录、转录和总结。
• 成本：
  • 交互式语音应答：可以廉价实施。
  • 语音人工智能代理：起价为每月30美元外加使用费。
• 高级功能：
  • 交互式语音应答：基本功能，如回电请求。
  • 语音人工智能代理：高级功能，如预约和CRM同步。

交互式语音应答（IVR）与语音人工智能代理

下面我们将重点介绍用于接听电话的智能语音人工智能代理系统。

适用于小企业的最佳自动（和智能）电话应答系统

以下是目前可用的一些最佳智能电话应答系统选项的概述：

产品1：SeaChat

SeaChat是需要全渠道支持的企业的绝佳选择。它管理跨多个平台的客户互动，包括电话、短信和WhatsApp和Facebook Messenger等聊天服务，确保无论渠道如何，都能提供一致和响应迅速的服务。

• 全渠道支持：无缝处理跨多个平台的呼叫和短信，使其成为电子商务、零售和服务行业的理想选择。
• 实时座席转接：将人工智能响应用于基本查询与实时座席支持相结合，以解决复杂问题，在必要时提供高效服务和个性化服务。
• 无代码平台：无需技术专业知识即可轻松设置、配置和修改，从而实现快速部署和定制。
• 座席管理：根据需要轻松启动和更换人工智能座席，在高峰时段提供灵活性。
• 用例：支持客户查询、预约（与Google日历集成）和报价，使其适用于沙龙、医疗办公室和维修店等行业。
• 出站呼叫支持：管理出站电话营销、预约提醒和通知，涵盖入站和出站通信。
• 易用性和多语言支持：用户友好，支持多种语言，包括中文、日语、西班牙语、葡萄牙语、越南语、俄语和法语，使其成为全球企业的理想选择。

推荐用例：

• 医疗保健服务：一家新加坡社会服务组织与SeaChat合作，成功地每年减少了多达10,000个由志愿者拨打的电话，同时增加了每月为老年人进行的电话调查的频率。
• 电子商务与零售：与WhatsApp Business API集成，通过高效沟通增强客户服务并推动销售。
• 服务行业：自动化24/7电话应答，简化预约和处理紧急客户查询。

定价：聊天服务起价为每月10美元，语音代理起价为每月30美元。首次使用的用户可获得免费计划。

产品2：Synthflow.ai

Synthflow.ai以其强大的API集成能力而闻名，使其成为需要在管理电话、电话营销和现场接待服务的同时跟踪客户互动的企业的宝贵工具。

• CRM集成：与HubSpot和Salesforce等CRM无缝集成，使企业能够记录和跟踪客户查询，从而改善销售和支持流程。
• 呼叫路由：有效地将呼叫路由到正确的部门，减少等待时间并改善整体运营。
• 自动电话营销支持：为出站活动、促销和客户参与提供功能。
• 现场接待员选项：提供现场接待员服务，以处理复杂的查询或为需要个性化互动的高价值客户提供服务。

推荐用例：

• 房地产：使错过的客户电话减少30％，帮助代理商有效地安排看房。
• 招聘：通过自动化候选人外联来加强招聘，将行政时间减少40％。
• 销售：与CRM工具无缝集成，以简化客户沟通。

定价：入门计划起价为每月29美元，可使用50分钟。

产品3：Bland AI

Bland AI是专为中小型企业设计的简单而强大的电话应答系统。它以最少的技术要求提供基本功能。

• 易用性：提供直观的界面，无需IT帮助即可管理。
• 呼叫转移和语音信箱支持：确保不会错过任何电话，将语音信箱转发给适当的员工。
• 自动预约安排：通过自动化减少管理工作量。
• 电话营销功能：支持用于促销和跟进的出站通信。
• 定制：允许企业根据特定需求定制呼叫路由和预约安排。

推荐用例：

• 电子商务与零售：通过人工智能驱动的响应增强客户服务，提高客户忠诚度。
• 电信：通过自动化故障排除和计费查询等日常任务来减少人工代理的工作量。
• 酒店业：管理预订查询、行程和客户反馈，改善宾客体验。

定价：请联系销售团队获取报价。Bland AI主要用于企业用途。

产品4：Smith.ai

Smith.ai是寻求人工智能驱动的客户参与和支持的企业的强大解决方案。它擅长管理跨各种渠道的客户沟通，同时保持一致、专业的互动。

• 全渠道支持：跨电话、网络聊天和消息平台无缝管理通信。
• 现场接待员和人工智能混合：将人工智能响应的效率与现场接待员的个性化服务相结合，使企业能够处理常规和复杂的查询。
• CRM集成：与许多CRM顺利集成，确保客户数据被跟踪、存储和访问。
• 潜在客户资格鉴定：自动筛选和鉴定潜在客户，减少手动跟进的需要。
• 出站通信：支持用于预约、提醒和跟进的出站呼叫。

推荐用例：

• 软件和SaaS公司：管理客户电话、潜在客户资格鉴定和预约，节省高达33％的运营成本。
• 律师事务所：提供24/7的法律咨询、电话应答和客户筛选，将客户满意度提高67％。
• 医疗实践：管理患者预约、提醒和付款，将患者保留率提高14％。

定价：入门套餐起价为每月285美元，可拨打30个电话。

产品5：Retell AI

Retell AI是一种强大的语音人工智能解决方案，旨在通过先进的人工智能技术简化呼叫操作，通过使用智能语音代理自动化客户互动来提高效率。

• 人工智能语音代理：构建、测试和部署由人工智能驱动的代理，以管理和自动化跨平台的呼叫。
• 情绪分析：提供带有情绪检测和性能跟踪的呼叫后分析。
• 多渠道支持：跨电话、网络和移动应用程序部署。
• CRM集成：轻松与现有CRM系统集成。
• 可扩展性：以低延迟处理数百万个呼叫。

推荐用例：

• 医疗保健：在确保符合GDPR和SOC 2 Type 1的同时，自动化患者随访和安排。
• 销售：通过超过五十万个电话快速扩展销售工作。
• 金融：与传统IVR系统相比，管理超过30％的呼叫，而传统IVR系统为5％。

定价：根据人工智能模型和服务可定制，并提供即用即付选项。

产品6：Slang AI

Slang.ai是专为餐饮业设计的语音人工智能解决方案，可简化电话互动并增强客户体验。

• 人工智能语音代理：管理自动电话应答、预订和常见问题解答。
• 情绪检测：跟踪客户满意度和通话性能。
• 可定制体验：调整人工智能响应和呼叫者旅程以适应业务需求。
• 24/7可靠性：无需员工参与即可日夜处理电话。
• 可扩展性：适应高通话量。

推荐用例：

• 餐厅：PLNT Burger使用Slang.ai进行实时客户互动和订单管理。
• 酒店业：Culture Collective Hospitality Group通过自动呼叫管理改善宾客服务。
• 食品和饮料：Lil Beaver Brewery使用Slang.ai在高峰时段管理高通话量。

定价：起价为每月199美元，或每年承诺139美元。

产品7：Gridspace

Gridspace是一个先进的对话式人工智能平台，通过人工智能语音代理优化联络中心运营，为大型企业提供实时管理和合规功能。

• 人工智能语音代理：自动化客户互动，从预约到处理查询。
• 实时语音分析：提供有关客户情绪和解决方案的实时见解。
• 合规性：通过PCI DS、SOC 2 Type 2、GDPR和HITRUST认证，适用于具有严格监管需求的行业。
• 可扩展性：处理拥有超过20,000个座席的联络中心，被USAA、Optum和Redfin等公司用于确保安全性和效率。

推荐用例：

• 医疗保健：通过人工智能驱动的对话简化患者支持。
• 金融服务：为USAA等机构确保安全合规的客户服务。
• 房地产：Redfin使用Gridspace管理客户参与并简化沟通。

定价：基本计划起价为每月90美元。Gridspace主要用于企业用途。

语音人工智能代理产品比较

自动电话应答系统如何降低成本和提高效率

小企业的自动电话应答系统可显着节省成本并提高效率，对于希望简化运营的公司而言，这是一项明智的投资。

• 成本比较：雇用全职接待员或专门团队来管理客户电话可能很昂贵。与薪水、福利和培训相关的成本会迅速增加。相比之下，自动电话应答系统提供了更实惠的替代方案。企业只需花费一小部分成本，即可实施一个高效处理所有来电的系统。
• 节省劳动力：通过减少对额外员工的需求，企业可以显着降低管理费用。自动系统接管了诸如接听电话、记录消息和安排约会等日常任务，而不是雇用更多员工来管理客户查询。
• 24/7可用性：自动电话应答系统最重要的好处之一是其24/7全天候运行的能力。即使在正常工作时间之后，客户也始终可以联系到您的企业，而无需员工加班。这对于在不同时区运营或拥有全球客户的企业尤其有利。
• 提高效率：通过同时处理多个呼叫，自动电话应答系统减少了客户等待时间，并确保更快地处理用户查询。这会带来更高的客户满意度和更高的运营效率，因为员工可以专注于更关键的任务，而不是被电话束缚。

为您的企业选择合适的系统

要为您的企业选择最佳系统：

• 评估通话量：确保系统能够处理您的高峰通话时段。
• 检查可扩展性：选择一个可以与您的业务一起成长的系统。
• 查看功能：根据您的需求，优先考虑呼叫路由、现场接待员选项或电话营销等功能。
• 确保良好的支持：选择一个拥有可靠客户支持的系统，以确保顺利实施。

与现有工具集成

自动电话系统应与您当前的工具（例如CRM或日程安排平台）无缝集成。这可确保自动记录客户数据，并有效地管理约会，而不会出现重复预订的风险。

此外，集成Google日历等预约安排工具可确保所有预订保持同步，从而降低重复预订或日程安排冲突的风险。

例如，一家使用CRM跟踪客户互动的小型律师事务所可以从一个自动记录电话和消息的系统中受益，确保所有客户沟通都存储在一个地方以便于参考。

现实生活中的成功案例：自动电话系统在行动

企业1：理发师或机械师

一家小型美发沙龙难以管理大量的预约请求和查询。由于员工有限，他们经常漏接电话，导致业务流失。通过实施自动电话应答系统，沙龙能够将电话转接到合适的造型师，记录消息，甚至直接通过系统安排预约。这大大减少了客户的等待时间，提高了整体满意度，并使沙龙能够专注于提供优质服务而不是管理任务。

推荐产品：

• SeaChat: SeaChat以具有竞争力的小企业主价格管理全渠道客户互动和处理查询。此外，凭借其多语言支持，企业主可以覆盖许多小企业和承包商中常见的广泛客户群体。
• Slang AI: 凭借在酒店业的许多成功案例，Slang.ai以其人工智能模型所训练的复杂用例而脱颖而出。

企业2：医疗办公室

一家员工精简的小型医疗诊所发现，在办公时间以外管理患者查询具有挑战性。由于患者需要安排预约、要求补充药物以及查询检测结果，电话量不堪重负。通过采用商务电话应答系统，该诊所可以提供24/7全天候服务，确保及时接听患者电话。非紧急问题会记录消息，预约直接通过系统安排，从而减少了对额外办公室工作人员的需求并提高了患者满意度。

推荐产品：

• Gridspace: 凭借其PCI DS、SOC 2 Type 2、GDPR和健康信息信托联盟（HITRUST）等多项合规功能，Retell.ai轻松成为医疗机构自动化客户服务的首选。
• SeaChat: 混合人工智能解决方案的拥护者，允许用户在自动服务和现场接待员之间无缝切换。这对于医疗保健行业至关重要，因为医疗查询可能涉及个人隐私和复杂性，快速切换到现场接待员可以帮助医疗机构处理此类查询。

企业3：电子商务业务

一家正在快速增长的在线零售商发现难以管理大量客户查询，其中许多查询来自不同时区。实施自动电话应答系统后，该公司可以使用自动语音进行电话营销，处理有关订单的查询、处理退货并提供有关促销的信息。这简化了客户服务流程，并导致正面客户评价的增加，因为客户赞赏快速响应和专业服务。

推荐产品：

• Smith AI: 将人工智能自动化与现场接待员支持相结合，非常适合处理客户查询和电话营销。
• Gridspace: 提供实时分析和自动语音代理，非常适合大规模客户服务运营。

企业4：金融服务

一家金融服务公司试图减少与账户管理和贷款处理相关的客户支持电话量。通过实施由人工智能技术提供支持的自动化系统，他们将人工支持电话减少了82％，使公司能够专注于更复杂的金融问题，同时自动化常规查询。该集成简化了呼叫管理，提高了客户满意度，并使座席能够处理更多高优先级的案例。

推荐产品：

• Retell AI: 以其灵活性和用户友好的人工智能驱动的通信渠道而闻名，非常适合金融服务。
• Gridspace: 为管理敏感的金融互动提供安全、合规且可扩展的人工智能语音代理。

企业4：房地产

一家房地产中介公司在管理客户查询和看房预订方面面临挑战。通过实施自动化系统，他们将错过的客户电话减少了30％，使代理商能够有效地安排看房和跟进。这种简化的沟通使团队能够专注于更高价值的互动，同时自动化日常任务。

推荐产品：

• Synthflow.ai: 强大的CRM集成，非常适合管理客户查询、安排看房和跟踪互动。
• Smith AI: 提供与CRM集成的无缝全渠道支持，使其非常适合管理多样化客户沟通的房地产公司。

企业5：酒店业

一家管理多家酒店的酒店集团在处理大量预订和客人查询方面面临挑战。通过使用人工智能技术实现自动化，他们实现了预订系统和客人支持的自动化，大大缩短了响应时间并提高了客人满意度。该系统24/7全天候可用，使该集团能够更有效地管理高峰时段，确保没有客人被忽视。

推荐产品：

• Slang AI: 专为酒店业设计，可自动执行电话互动、管理预订并通过人工智能驱动的呼叫处理增强宾客体验。
• Bland AI: 一个更简单但高效的电话应答系统，Bland AI可帮助自动化客人查询和预订请求，使其成为中小型酒店企业的理想选择。

结论：自动电话系统的未来

对于小企业来说，投资自动电话应答系统是明智之举。这些系统提供24/7全天候服务，降低劳动力成本，并帮助企业提供专业、可靠的服务。自动化是未来，采用合适的系统将为您的企业带来竞争优势。

关于本系列

这是一个由5篇文章组成的系列，探讨小企业的客户沟通策略，重点是应答服务：

• 为什么小企业需要应答服务？: 发现应答服务的重要性和好处。

• 外包与内部现场接待员: 什么是现场接待员？您应该外包还是内部招聘？

• (本文) 自动电话应答系统（交互式语音应答IVR与语音人工智能代理）: 什么是自动应答服务？您应该使用机器人IVR还是语音人工智能代理？

• 决策：我的小企业应该使用现场接待员还是自动应答服务？: 您已经从我们的系列中了解了所有关于应答服务的信息。现在是时候决定哪种类型的服务最适合您的业务了。

• OpenAI与人类与语音人工智能：成本比较: OpenAI最新的语音人工智能技术是一个很棒的语音人工智能代理。实际成本是多少？