To seria 5 artykułów poświęconych strategiom komunikacji z klientami dla małych firm, ze szczególnym uwzględnieniem usług odbierania połączeń:

1. Dlaczego małe firmy potrzebują usługi odbierania połączeń?: Odkryj znaczenie i korzyści płynące z usług odbierania połączeń.

2. Recepcjoniści na żywo z outsourcingu a zatrudnieni na miejscu: Kim są recepcjoniści na żywo? Czy powinieneś zlecić outsourcing, czy zatrudnić na miejscu?

3. (Ten artykuł) Zautomatyzowane systemy odbierania połączeń telefonicznych (interaktywna odpowiedź głosowa IVR a agenci głosowi AI): Czym jest zautomatyzowana usługa odbierania połączeń? Czy powinieneś używać interaktywnej odpowiedzi głosowej, czy agentów głosowych AI?

4. Decyzja: Czy moja mała firma powinna korzystać z recepcjonistów na żywo, czy zautomatyzowanych usług odbierania połączeń?: Dowiedziałeś się wszystkiego o usługach odbierania połączeń z naszej serii. Teraz nadszedł czas, aby zdecydować, jaki rodzaj usługi jest najlepszy dla Twojej firmy.

5. OpenAI kontra człowiek kontra głosowa sztuczna inteligencja: porównanie kosztów: Zastanawiasz się, czy powinieneś przejść na najnowszą technologię głosowej sztucznej inteligencji? Przyjrzyjmy się rzeczywistym kosztom.

Wprowadzenie

Zarządzanie komunikacją z klientami to duże wyzwanie dla małych firm. Równoważenie codziennych operacji z dużą liczbą zapytań może skutkować nieodebranymi połączeniami, problemami po godzinach pracy i utratą przychodów, co ostatecznie wpływa na zadowolenie klientów. Zatrudnienie dodatkowego personelu lub recepcjonisty na pełen etat nie zawsze jest wykonalne finansowo, zwłaszcza w przypadku mniejszych firm. W tym konkurencyjnym środowisku kluczowe jest utrzymanie szybkich i skutecznych odpowiedzi.

Zautomatyzowane systemy odbierania połączeń telefonicznych to praktyczne rozwiązanie. Zapewniają one dostępność 24/7, kierując połączenia, przyjmując wiadomości i planując spotkania bez interwencji człowieka. Nie tylko obniżają koszty personelu, ale także poprawiają zadowolenie klientów, zapewniając spójne i terminowe odpowiedzi. W tym przewodniku omówimy najlepsze zautomatyzowane systemy odbierania połączeń telefonicznych, aby pomóc małym firmom obniżyć koszty, zwiększyć wydajność i zapewnić bardziej profesjonalną obsługę klienta.

Dlaczego małe firmy potrzebują zautomatyzowanego systemu odbierania połączeń telefonicznych

Małe firmy często muszą godzić zarządzanie operacjami z odpowiadaniem na zapytania klientów. Nieodebrane połączenia lub zapytania bez odpowiedzi mogą prowadzić do utraty interesów, ponieważ klienci mogą zwrócić się do konkurencji. Zatrudnienie dodatkowego personelu może być kosztowne, zwłaszcza dla firm o napiętym budżecie. Zautomatyzowane systemy telefoniczne zapewniają zarządzanie połączeniami 24/7, kierując zapytania do odpowiednich działów, przyjmując wiadomości, a nawet planując spotkania. Systemy te pomagają małym firmom upewnić się, że nigdy nie przegapią połączenia, świadcząc usługi przez całą dobę i uwalniając personel, aby mógł skupić się na rozwoju.

Oto diagram, który pomoże Ci zrozumieć automatyzację, której potrzebujesz:

Diagram decyzji o usłudze: Poczta głosowa lub głosowa sztuczna inteligencja

Kluczowe funkcje, na które należy zwrócić uwagę w systemie odbierania połączeń telefonicznych dla firm

Wybierając zautomatyzowany system telefoniczny, ważne jest, aby szukać funkcji, które usprawniają działalność biznesową i poprawiają obsługę klienta. Najważniejszą decyzją dla każdego właściciela małej firmy jest to, czy użyć „głupiego” systemu, takiego jak interaktywna odpowiedź głosowa (IVR), czy „inteligentnego” systemu, takiego jak agenci głosowi AI. Chociaż tradycyjne systemy IVR były wyborem dla dużych i małych przedsiębiorstw, rozwój agentów głosowych AI stanowi doskonałą alternatywę. Główne różnice między IVR a agentami głosowymi AI na liniach telefonicznych to:

• Kierowanie połączeń:
  • Interaktywna odpowiedź głosowa: Używa naciśnięć klawiszy (np. „Naciśnij 1, aby uzyskać kartę debetową”).
  • Agenci głosowi AI: Pozwala dzwoniącym swobodnie mówić, inteligentnie ich kierując.
• Czas oczekiwania:
  • Interaktywna odpowiedź głosowa: Może wiązać się z długim oczekiwaniem na dostępnego agenta.
  • Agenci głosowi AI: Natychmiastowa odpowiedź bez czasu oczekiwania.
• Interaktywność:
  • Interaktywna odpowiedź głosowa: Ograniczona do naciśnięć klawiszy.
  • Agenci głosowi AI: Obsługuje swobodną rozmowę.
• Poczta głosowa:
  • Interaktywna odpowiedź głosowa: Dzwoniący zostawiają wiadomość głosową po sygnale dźwiękowym.
  • Agenci głosowi AI: Całe połączenie jest nagrywane, transkrybowane i podsumowywane.
• Koszt:
  • Interaktywna odpowiedź głosowa: Może być wdrożona tanio.
  • Agenci głosowi AI: Zaczyna się od 30 USD/miesiąc plus zużycie.
• Zaawansowane funkcje:
  • Interaktywna odpowiedź głosowa: Podstawowe funkcje, takie jak prośby o oddzwonienie.
  • Agenci głosowi AI: Zaawansowane funkcje, takie jak rezerwacja spotkań i synchronizacja z CRM.

Interaktywna odpowiedź głosowa (IVR) a agenci głosowi AI

Następnie skupimy się na inteligentnym systemie agentów głosowych AI do odbierania połączeń telefonicznych.

Najlepsze zautomatyzowane (i inteligentne) systemy odbierania połączeń telefonicznych dla małych firm

Oto przegląd niektórych z najlepszych dostępnych obecnie opcji inteligentnych systemów odbierania połączeń telefonicznych:

Produkt 1: SeaChat

SeaChat to doskonała opcja dla firm, które wymagają obsługi wielokanałowej. Zarządza interakcjami z klientami na wielu platformach, w tym przez telefon, SMS-y i usługi czatu, takie jak WhatsApp i Facebook Messenger, zapewniając spójną i responsywną obsługę niezależnie od kanału.

• Obsługa wielokanałowa: Płynnie obsługuje połączenia i SMS-y na wielu platformach, co czyni go idealnym rozwiązaniem dla handlu elektronicznego, handlu detalicznego i branży usługowej.
• Przekazywanie do agenta na żywo: Łączy odpowiedzi AI na podstawowe zapytania z obsługą agenta na żywo w przypadku złożonych problemów, zapewniając wydajną obsługę z osobistym podejściem w razie potrzeby.
• Platforma bez kodu: Łatwa w konfiguracji, konfiguracji i modyfikacji bez wiedzy technicznej, co pozwala na szybkie wdrożenie i dostosowanie.
• Zarządzanie agentami: Łatwe uruchamianie i zastępowanie agentów AI w razie potrzeby, co zapewnia elastyczność w godzinach szczytu.
• Przypadki użycia: Obsługuje zapytania klientów, rezerwację spotkań (integruje się z Kalendarzem Google) i wyceny, co czyni go wszechstronnym dla branż takich jak salony, gabinety lekarskie i warsztaty naprawcze.
• Obsługa połączeń wychodzących: Zarządza telemarketingiem wychodzącym, przypomnieniami o spotkaniach i powiadomieniami, obejmując zarówno komunikację przychodzącą, jak i wychodzącą.
• Łatwość użycia i obsługa wielu języków: Przyjazny dla użytkownika i obsługuje wiele języków, w tym chiński, japoński, hiszpański, portugalski, wietnamski, rosyjski i francuski, co czyni go idealnym rozwiązaniem dla firm globalnych.

Zalecane przypadki użycia:

• Usługi opieki zdrowotnej: Singapurska organizacja usług społecznych współpracowała z SeaChat, aby z powodzeniem zmniejszyć liczbę połączeń telefonicznych wykonywanych przez wolontariuszy o 10 000 rocznie, jednocześnie zwiększając częstotliwość comiesięcznych ankiet telefonicznych dla osób starszych.
• Handel elektroniczny i handel detaliczny: Integruje się z interfejsem API WhatsApp Business, usprawniając obsługę klienta i zwiększając sprzedaż dzięki wydajnej komunikacji.
• Branża usługowa: Automatyzuje odbieranie połączeń 24/7, usprawniając rezerwację spotkań i obsługując pilne zapytania klientów.

Ceny: Zaczyna się od 10 USD/miesiąc za usługi czatu i 30 USD/miesiąc za agentów głosowych. Dostępne bezpłatne plany dla użytkowników po raz pierwszy.

Produkt 2: Synthflow.ai

Synthflow.ai jest znany z silnych możliwości integracji API, co czyni go cennym narzędziem dla firm, które muszą śledzić interakcje z klientami, jednocześnie zarządzając połączeniami telefonicznymi, telemarketingiem i usługami recepcjonistów na żywo.

• Integracja z CRM: Bezproblemowo integruje się z systemami CRM, takimi jak HubSpot i Salesforce, umożliwiając firmom rejestrowanie i śledzenie zapytań klientów, co usprawnia procesy sprzedaży i wsparcia.
• Kierowanie połączeń: Skutecznie kieruje połączenia do odpowiedniego działu, skracając czas oczekiwania i usprawniając ogólną działalność.
• Zautomatyzowane wsparcie telemarketingowe: Zapewnia funkcje kampanii wychodzących, promocji i zaangażowania klientów.
• Opcja recepcjonisty na żywo: Oferuje usługi recepcjonisty na żywo do obsługi złożonych zapytań lub obsługi klientów o wysokiej wartości, wymagających spersonalizowanej interakcji.

Zalecane przypadki użycia:

• Nieruchomości: Umożliwia zmniejszenie liczby nieodebranych połączeń od klientów o 30%, pomagając agentom w sprawnym planowaniu wizyt w nieruchomościach.
• Rekrutacja: Usprawnia rekrutację poprzez automatyzację kontaktu z kandydatami, skracając czas administracyjny o 40%.
• Sprzedaż: Bezproblemowo integruje się z narzędziami CRM w celu usprawnienia komunikacji z klientami.

Ceny: Plan startowy zaczyna się od 29 USD/miesiąc za 50 minut.

Produkt 3: Bland AI

Bland AI to prosty, ale potężny system odbierania połączeń telefonicznych przeznaczony dla małych i średnich firm. Oferuje podstawowe funkcje przy minimalnych wymaganiach technicznych.

• Łatwość użycia: Zapewnia intuicyjny interfejs, którym można zarządzać bez pomocy informatyka.
• Obsługa przekierowywania połączeń i poczty głosowej: Zapewnia, że żadne połączenie nie zostanie nieodebrane, przekierowując pocztę głosową do odpowiedniego personelu.
• Zautomatyzowane planowanie spotkań: Zmniejsza obciążenie administracyjne dzięki automatyzacji.
• Funkcje telemarketingowe: Obsługuje komunikację wychodzącą w celu promocji i działań następczych.
• Dostosowywanie: Umożliwia firmom dostosowanie kierowania połączeń i planowania spotkań do konkretnych potrzeb.

Zalecane przypadki użycia:

• Handel elektroniczny i handel detaliczny: Usprawnia obsługę klienta dzięki odpowiedziom opartym na sztucznej inteligencji, zwiększając lojalność klientów.
• Telekomunikacja: Zmniejsza obciążenie pracą agentów ludzkich poprzez automatyzację rutynowych zadań, takich jak rozwiązywanie problemów i zapytania o rozliczenia.
• Hotelarstwo: Zarządza zapytaniami o rezerwacje, planami podróży i opiniami klientów, poprawiając wrażenia gości.

Ceny: Skontaktuj się z zespołem sprzedaży w celu uzyskania wyceny. Bland AI jest przeznaczony głównie do użytku korporacyjnego.

Produkt 4: Smith.ai

Smith.ai to solidne rozwiązanie dla firm poszukujących zaangażowania i wsparcia klienta opartego na sztucznej inteligencji. Doskonale sprawdza się w zarządzaniu komunikacją z klientami na różnych kanałach, utrzymując jednocześnie spójne, profesjonalne interakcje.

• Obsługa wielokanałowa: Zarządza komunikacją bezproblemowo przez telefon, czat internetowy i platformy komunikacyjne.
• Recepcjoniści na żywo i hybryda AI: Łączy wydajność odpowiedzi AI ze spersonalizowaną obsługą recepcjonistów na żywo, umożliwiając firmom obsługę zarówno rutynowych, jak i złożonych zapytań.
• Integracja z CRM: Płynnie integruje się z wieloma systemami CRM, zapewniając śledzenie, przechowywanie i dostępność danych klientów.
• Kwalifikacja potencjalnych klientów: Automatycznie sprawdza i kwalifikuje potencjalnych klientów, zmniejszając potrzebę ręcznego śledzenia.
• Komunikacja wychodząca: Obsługuje połączenia wychodzące w celu planowania spotkań, przypomnień i działań następczych.

Zalecane przypadki użycia:

• Firmy programistyczne i SaaS: Zarządza połączeniami z klientami, kwalifikacją potencjalnych klientów i planowaniem spotkań, oszczędzając do 33% kosztów operacyjnych.
• Kancelarie prawne: Oferuje całodobową obsługę prawną, odbieranie połączeń i sprawdzanie klientów, zwiększając zadowolenie klientów o 67%.
• Praktyki medyczne: Zarządza wizytami pacjentów, przypomnieniami i płatnościami, poprawiając utrzymanie pacjentów o 14%.

Ceny: Pakiet startowy zaczyna się od 285 USD/miesiąc za 30 połączeń.

Produkt 5: Retell AI

Retell AI to solidne rozwiązanie głosowe AI zaprojektowane w celu usprawnienia operacji połączeń dzięki zaawansowanej technologii AI, zwiększając wydajność poprzez automatyzację interakcji z klientami za pomocą inteligentnych agentów głosowych.

• Agenci głosowi AI: Twórz, testuj i wdrażaj agentów opartych na sztucznej inteligencji do zarządzania i automatyzacji połączeń na różnych platformach.
• Analiza nastrojów: Zapewnia analizę po rozmowie z wykrywaniem nastrojów i śledzeniem wydajności.
• Obsługa wielu kanałów: Wdrażaj na telefonach, w Internecie i aplikacjach mobilnych.
• Integracja z CRM: Łatwo integruje się z istniejącymi systemami CRM.
• Skalowalność: Obsługuje miliony połączeń z niskim opóźnieniem.

Zalecane przypadki użycia:

• Opieka zdrowotna: Automatyzuje działania następcze i planowanie wizyt pacjentów, zapewniając jednocześnie zgodność z RODO i SOC 2 typu 1.
• Sprzedaż: Szybko skaluje działania sprzedażowe dzięki ponad pół milionowi wykonanych połączeń.
• Finanse: Zarządza ponad 30% połączeń w porównaniu z 5% w przypadku tradycyjnych systemów IVR.

Ceny: Możliwość dostosowania w zależności od modelu i usługi AI, z opcją płatności zgodnie z rzeczywistym użyciem.

Produkt 6: Slang AI

Slang.ai to rozwiązanie głosowe AI przeznaczone dla branży restauracyjnej, usprawniające interakcje telefoniczne i poprawiające wrażenia klientów.

• Agent głosowy AI: Zarządza automatycznym odbieraniem połączeń, rezerwacjami i często zadawanymi pytaniami.
• Wykrywanie nastrojów: Śledzi zadowolenie klientów i wydajność połączeń.
• Dostosowywalne doświadczenia: Dostosuj odpowiedzi AI i ścieżki dzwoniących do potrzeb biznesowych.
• Niezawodność 24/7: Obsługuje połączenia w dzień i w nocy bez udziału personelu.
• Skalowalność: Obsługuje duże natężenie połączeń.

Zalecane przypadki użycia:

• Restauracje: PLNT Burger używa Slang.ai do interakcji z klientami w czasie rzeczywistym i zarządzania zamówieniami.
• Hotelarstwo: Culture Collective Hospitality Group poprawia obsługę gości dzięki zautomatyzowanemu zarządzaniu połączeniami.
• Żywność i napoje: Lil Beaver Brewery używa Slang.ai do zarządzania dużym natężeniem połączeń w godzinach szczytu.

Ceny: Zaczyna się od 199 USD/miesiąc lub 139 USD/miesiąc przy rocznym zobowiązaniu.

Produkt 7: Gridspace

Gridspace to zaawansowana platforma konwersacyjna AI, która optymalizuje działanie contact center za pomocą agentów głosowych AI, z funkcjami zarządzania w czasie rzeczywistym i zgodności dla dużych przedsiębiorstw.

• Agenci głosowi AI: Automatyzuje interakcje z klientami, od rezerwacji spotkań po obsługę zapytań.
• Analiza mowy w czasie rzeczywistym: Oferuje wgląd w czasie rzeczywistym w nastroje klientów i rozwiązywanie problemów.
• Zgodność: Certyfikowany zgodnie z PCI DS, SOC 2 typu 2, RODO i HITRUST, co czyni go odpowiednim dla branż o rygorystycznych wymogach regulacyjnych.
• Skalowalność: Obsługuje centra kontaktowe z ponad 20 000 stanowisk, używane przez firmy takie jak USAA, Optum i Redfin w celu zapewnienia bezpieczeństwa i wydajności.

Zalecane przypadki użycia:

• Opieka zdrowotna: Usprawnia wsparcie pacjentów dzięki rozmowom opartym na sztucznej inteligencji.
• Usługi finansowe: Zapewnia bezpieczną i zgodną z przepisami obsługę klienta dla instytucji takich jak USAA.
• Nieruchomości: Redfin używa Gridspace do zarządzania zaangażowaniem klientów i usprawniania komunikacji.

Ceny: Plan Essential zaczyna się od 90 USD/miesiąc. Gridspace jest przeznaczony głównie do użytku korporacyjnego.

Porównanie produktów agentów głosowych AI

Jak zautomatyzowane systemy odbierania połączeń telefonicznych obniżają koszty i poprawiają wydajność

Zautomatyzowany system odbierania połączeń telefonicznych dla małych firm oferuje znaczne oszczędności kosztów i poprawę wydajności, co czyni go rozsądną inwestycją dla firm, które chcą usprawnić swoją działalność.

• Porównanie kosztów: Zatrudnienie recepcjonisty na pełen etat lub dedykowanego zespołu do zarządzania połączeniami z klientami może być kosztowne. Koszty związane z wynagrodzeniami, świadczeniami i szkoleniami mogą szybko się sumować. W przeciwieństwie do tego zautomatyzowany system odbierania połączeń telefonicznych oferuje bardziej przystępną alternatywę. Za ułamek kosztów firmy mogą wdrożyć system, który sprawnie obsługuje wszystkie połączenia przychodzące.
• Oszczędności na pracy: Zmniejszając zapotrzebowanie na dodatkowy personel, firmy mogą znacznie obniżyć koszty ogólne. Zamiast zatrudniać więcej pracowników do zarządzania zapytaniami klientów, zautomatyzowany system przejmuje rutynowe zadania, takie jak odbieranie połączeń, przyjmowanie wiadomości i planowanie spotkań.
• Dostępność 24/7: Jedną z najważniejszych zalet zautomatyzowanego systemu odbierania połączeń telefonicznych jest jego zdolność do działania 24/7. Klienci zawsze mogą skontaktować się z Twoją firmą, nawet po regularnych godzinach pracy, bez konieczności pracy pracowników w nadgodzinach. Jest to szczególnie korzystne dla firm działających w różnych strefach czasowych lub mających klientów na całym świecie.
• Poprawiona wydajność: Obsługując wiele połączeń jednocześnie, zautomatyzowany system odbierania połączeń telefonicznych skraca czas oczekiwania klientów i zapewnia szybsze rozpatrywanie zapytań użytkowników. Prowadzi to do większego zadowolenia klientów i poprawy wydajności operacyjnej, ponieważ personel może skupić się na bardziej krytycznych zadaniach, zamiast być przywiązanym do telefonu.

Wybór odpowiedniego systemu dla Twojej firmy

Aby wybrać najlepszy system dla swojej firmy:

• Oceń natężenie połączeń: Upewnij się, że system poradzi sobie z okresami szczytowego natężenia połączeń.
• Sprawdź skalowalność: Wybierz system, który może rosnąć wraz z Twoją firmą.
• Przejrzyj funkcje: Priorytetowo potraktuj funkcje, takie jak kierowanie połączeń, opcje recepcjonisty na żywo lub telemarketing, w zależności od potrzeb.
• Zapewnij dobre wsparcie: Wybierz system z niezawodnym wsparciem klienta, aby zapewnić płynne wdrożenie.

Integracja z istniejącymi narzędziami

Zautomatyzowany system telefoniczny powinien bezproblemowo integrować się z Twoimi obecnymi narzędziami, takimi jak systemy CRM lub platformy do planowania. Zapewnia to automatyczne rejestrowanie danych klientów i sprawne zarządzanie spotkaniami bez ryzyka podwójnej rezerwacji.

Dodatkowo integracja narzędzi do planowania spotkań, takich jak Kalendarz Google, zapewnia synchronizację wszystkich rezerwacji, zmniejszając ryzyko podwójnych rezerwacji lub konfliktów w harmonogramie.

Na przykład mała kancelaria prawna, która używa systemu CRM do śledzenia interakcji z klientami, może skorzystać z systemu, który automatycznie rejestruje połączenia telefoniczne i wiadomości, zapewniając przechowywanie całej komunikacji z klientem w jednym miejscu w celu łatwego odniesienia.

Prawdziwe historie sukcesu: Zautomatyzowane systemy telefoniczne w akcji

Firma 1: Fryzjer lub mechanik

Mały salon fryzjerski miał problemy z zarządzaniem dużą liczbą próśb o umówienie wizyty i zapytań. Z ograniczonym personelem często nie odbierali połączeń, co prowadziło do utraty interesów. Wdrażając zautomatyzowany system odbierania połączeń telefonicznych, salon mógł kierować połączenia do odpowiedniego stylisty, przyjmować wiadomości, a nawet planować spotkania bezpośrednio przez system. To znacznie skróciło czas oczekiwania klientów, poprawiło ogólne zadowolenie i pozwoliło salonowi skupić się na świadczeniu wysokiej jakości usług, a nie na zadaniach administracyjnych.

Zalecane produkty:

• SeaChat: SeaChat zarządzał wielokanałowymi interakcjami z klientami i obsługiwał zapytania w konkurencyjnej cenie dla właścicieli małych firm. Co więcej, dzięki obsłudze wielu języków właściciele firm mogą objąć szeroką grupę demograficzną klientów, co jest powszechne w wielu małych firmach i u kontrahentów.
• Slang AI: Dzięki wielu historiom sukcesu w sektorze hotelarskim Slang.ai wyróżnia się wyrafinowanymi przypadkami użycia, na których został przeszkolony model AI.

Firma 2: Gabinet lekarski

Mała praktyka lekarska działająca z niewielkim personelem miała trudności z zarządzaniem zapytaniami pacjentów poza godzinami pracy. Pacjenci musieli planować wizyty, prosić o uzupełnienie leków i pytać o wyniki badań, a liczba połączeń była przytłaczająca. Wprowadzając system odbierania połączeń telefonicznych dla firm, praktyka mogła zaoferować dostępność 24/7, zapewniając szybkie odbieranie połączeń pacjentów. Wiadomości były przyjmowane w sprawach niepilnych, a wizyty były planowane bezpośrednio przez system, co zmniejszyło zapotrzebowanie na dodatkowy personel biurowy i poprawiło zadowolenie pacjentów.

Zalecane produkty:

• Gridspace: Dzięki wielu funkcjom zgodności, takim jak PCI DS, SOC 2 typu 2, RODO i Health Information Trust Alliance (HITRUST), Retell.ai jest z łatwością najlepszym wyborem dla instytucji medycznych do automatyzacji obsługi klienta.
• SeaChat: Mistrz hybrydowych rozwiązań AI, które pozwalają użytkownikom płynnie przełączać się między zautomatyzowanymi usługami a recepcjonistami na żywo. Jest to kluczowa funkcja dla sektora opieki zdrowotnej, ponieważ zapytania medyczne mogą być osobiste i złożone, a szybkie przełączenie na recepcjonistów na żywo może pomóc praktykom medycznym w obsłudze takich zapytań.

Firma 3: Firma e-commerce

Sprzedawca internetowy, który odnotowywał szybki wzrost, miał trudności z zarządzaniem napływem zapytań klientów, z których wiele pochodziło z różnych stref czasowych. Po wdrożeniu zautomatyzowanego systemu odbierania połączeń telefonicznych firma mogła obsługiwać zapytania dotyczące zamówień, przetwarzać zwroty i udzielać informacji o promocjach za pomocą zautomatyzowanych głosów do telemarketingu. Usprawniło to proces obsługi klienta i doprowadziło do wzrostu pozytywnych opinii klientów, ponieważ klienci docenili szybką odpowiedź i profesjonalną obsługę.

Zalecane produkty:

• Smith AI: Łączy automatyzację AI ze wsparciem recepcjonisty na żywo, idealne do obsługi zapytań klientów i telemarketingu.
• Gridspace: Oferuje analizę w czasie rzeczywistym i zautomatyzowanych agentów głosowych, idealne do obsługi klienta na dużą skalę.

Firma 4: Usługi finansowe

Firma świadcząca usługi finansowe dążyła do zmniejszenia liczby połączeń z obsługą klienta związanych z zarządzaniem kontem i przetwarzaniem pożyczek. Wdrażając zautomatyzowany system oparty na technologii AI, zmniejszyli liczbę połączeń z obsługą ludzką o 82%, umożliwiając firmie skupienie się na bardziej złożonych kwestiach finansowych przy jednoczesnej automatyzacji rutynowych zapytań. Integracja usprawniła zarządzanie połączeniami, poprawiła zadowolenie klientów i pozwoliła agentom obsługiwać więcej spraw o wysokim priorytecie.

Zalecane produkty:

• Retell AI: Znany z elastyczności i przyjaznych dla użytkownika kanałów komunikacji opartych na sztucznej inteligencji, idealny dla usług finansowych.
• Gridspace: Zapewnia bezpiecznych, zgodnych z przepisami i skalowalnych agentów głosowych AI do zarządzania wrażliwymi interakcjami finansowymi.

Firma 4: Nieruchomości

Agencja nieruchomości borykała się z wyzwaniami w zarządzaniu zapytaniami klientów i rezerwacjami wizyt w nieruchomościach. Wdrażając zautomatyzowany system, zmniejszyli liczbę nieodebranych połączeń od klientów o 30%, umożliwiając agentom sprawne planowanie wizyt i działań następczych. Usprawniło to komunikację, umożliwiając zespołowi skupienie się na interakcjach o wyższej wartości przy jednoczesnej automatyzacji rutynowych zadań.

Zalecane produkty:

• Synthflow.ai: Silna integracja z CRM, idealna do zarządzania zapytaniami klientów, planowania wizyt i śledzenia interakcji.
• Smith AI: Zapewnia bezproblemową obsługę wielokanałową z integracją z CRM, co czyni go idealnym rozwiązaniem dla firm z branży nieruchomości zarządzających zróżnicowaną komunikacją z klientami.

Firma 5: Hotelarstwo

Grupa hotelarska zarządzająca wieloma obiektami borykała się z wyzwaniami w obsłudze dużej liczby rezerwacji i zapytań gości. Wykorzystując technologię AI do automatyzacji, zautomatyzowali systemy rezerwacji i wsparcie gości, znacznie poprawiając czas odpowiedzi i zadowolenie gości. Dostępność systemu 24/7 pozwoliła grupie skuteczniej zarządzać godzinami szczytu, zapewniając, że żaden gość nie pozostał bez opieki.

Zalecane produkty:

• Slang AI: Zaprojektowany dla branży hotelarskiej, automatyzuje interakcje telefoniczne, zarządza rezerwacjami i poprawia wrażenia gości dzięki obsłudze połączeń opartej na sztucznej inteligencji.
• Bland AI: Prostszy, ale wydajny system odbierania połączeń telefonicznych, Bland AI pomaga zautomatyzować zapytania gości i prośby o rezerwację, co czyni go idealnym rozwiązaniem dla małych i średnich firm hotelarskich.

Wniosek: Przyszłość zautomatyzowanych systemów telefonicznych

Inwestycja w zautomatyzowany system odbierania połączeń telefonicznych to mądry ruch dla małych firm. Systemy te oferują dostępność 24/7, obniżają koszty pracy i pomagają firmom świadczyć profesjonalne, niezawodne usługi. Automatyzacja to przyszłość, a wdrożenie odpowiedniego systemu zapewni Twojej firmie przewagę konkurencyjną.

O tej serii

To seria 5 artykułów poświęconych strategiom komunikacji z klientami dla małych firm, ze szczególnym uwzględnieniem usług odbierania połączeń:

• Dlaczego małe firmy potrzebują usługi odbierania połączeń?: Odkryj znaczenie i korzyści płynące z usług odbierania połączeń.

• Recepcjoniści na żywo z outsourcingu a zatrudnieni na miejscu: Kim są recepcjoniści na żywo? Czy powinieneś zlecić outsourcing, czy zatrudnić na miejscu?

• (Ten artykuł) Zautomatyzowane systemy odbierania połączeń telefonicznych (interaktywna odpowiedź głosowa IVR a agenci głosowi AI): Czym jest zautomatyzowana usługa odbierania połączeń? Czy powinieneś używać robotycznego IVR, czy agentów głosowych AI?

• Decyzja: Czy moja mała firma powinna korzystać z recepcjonistów na żywo, czy zautomatyzowanych usług odbierania połączeń?: Dowiedziałeś się wszystkiego o usługach odbierania połączeń z naszej serii. Teraz nadszedł czas, aby zdecydować, jaki rodzaj usługi jest najlepszy dla Twojej firmy.

• OpenAI kontra człowiek kontra głosowa sztuczna inteligencja: porównanie kosztów: Najnowsza technologia głosowej sztucznej inteligencji od OpenAI to świetny agent głosowy AI. Jaki jest rzeczywisty koszt?