این مجموعه‌ای از 5 مقاله است که استراتژی‌های ارتباط با مشتری برای کسب‌وکارهای کوچک را کاوش می‌کند و بر خدمات پاسخگویی تمرکز دارد:

1. چرا کسب‌وکارهای کوچک به خدمات پاسخگویی نیاز دارند؟: اهمیت و مزایای خدمات پاسخگویی را کشف کنید.

2. برون‌سپاری در مقابل منشی‌های زنده داخلی: منشی‌های زنده چیست؟ آیا باید برون‌سپاری کنید یا داخلی استخدام کنید؟

3. (این مقاله) سیستم‌های پاسخگویی خودکار تلفن (پاسخ صوتی تعاملی IVR در مقابل نمایندگان هوش مصنوعی صوتی): خدمات پاسخگویی خودکار چیست؟ آیا باید از پاسخ صوتی تعاملی یا نمایندگان هوش مصنوعی صوتی استفاده کنید؟

4. تصمیم: آیا کسب‌وکار کوچک من باید از منشی‌های زنده یا خدمات پاسخگویی خودکار استفاده کند؟: شما از سری ما همه چیز را در مورد خدمات پاسخگویی آموخته‌اید. حالا وقت تصمیم‌گیری است که کدام نوع خدمات برای کسب‌وکار شما بهترین است.

5. OpenAI در مقابل انسان در مقابل هوش مصنوعی صوتی: مقایسه هزینه: تعجب می‌کنید که آیا باید به جدیدترین فناوری هوش مصنوعی صوتی تغییر دهید؟ بیایید هزینه‌های واقعی را بررسی کنیم.

مقدمه

مدیریت ارتباط با مشتری یک چالش عمده برای کسب‌وکارهای کوچک است. تعادل بین عملیات روزانه و حجم بالای درخواست‌ها می‌تواند منجر به از دست دادن تماس‌ها، مشکلات خارج از ساعات کاری و از دست دادن درآمد شود که در نهایت بر رضایت مشتری تأثیر می‌گذارد. استخدام کارکنان اضافی یا منشی تمام‌وقت همیشه از نظر مالی امکان‌پذیر نیست، به ویژه برای کسب‌وکارهای کوچکتر. در این محیط رقابتی، حفظ پاسخ‌های سریع و کارآمد بسیار مهم است.

سیستم‌های پاسخگویی خودکار تلفن یک راه‌حل عملی هستند. آنها 24/7 در دسترس هستند، مسیریابی تماس، دریافت پیام و برنامه‌ریزی قرار ملاقات را بدون دخالت انسانی انجام می‌دهند. آنها نه تنها هزینه‌های کارکنان را کاهش می‌دهند بلکه با ارائه پاسخ‌های یکنواخت و به موقع، رضایت مشتری را نیز بهبود می‌دهند. در این راهنما، بهترین سیستم‌های پاسخگویی خودکار تلفن را برای کمک به کسب‌وکارهای کوچک در کاهش هزینه‌ها، افزایش کارایی و ارائه تجربه مشتری حرفه‌ای‌تر کاوش خواهیم کرد.

چرا کسب‌وکارهای کوچک به سیستم پاسخگویی خودکار تلفن نیاز دارند

کسب‌وکارهای کوچک معمولاً بین مدیریت عملیات و رسیدگی به درخواست‌های مشتریان دست و پا می‌زنند. از دست دادن تماس‌ها یا درخواست‌های بی‌پاسخ می‌تواند منجر به از دست دادن کسب‌وکار شود زیرا مشتریان ممکن است به رقبا روی آورند. استخدام کارکنان اضافی می‌تواند پرهزینه باشد، به ویژه برای شرکت‌هایی با بودجه محدود. سیستم‌های تلفن خودکار 24/7 مدیریت تماس، مسیریابی درخواست‌ها به بخش‌های مناسب، دریافت پیام و حتی برنامه‌ریزی قرار ملاقات را فراهم می‌کنند. این سیستم‌ها به کسب‌وکارهای کوچک کمک می‌کنند تا اطمینان حاصل کنند که هیچ تماسی را از دست نمی‌دهند، خدمات 24 ساعته ارائه دهند و کارکنان را برای تمرکز بر رشد آزاد کنند.

در اینجا نموداری برای کمک به درک خودکارسازی مورد نیاز شما وجود دارد:

نمودار تصمیم‌گیری خدمات: صندوق صوتی یا هوش مصنوعی صوتی

ویژگی‌های کلیدی برای جستجو در سیستم پاسخگویی تلفن کسب‌وکار

هنگام انتخاب سیستم تلفن خودکار، مهم است که به دنبال ویژگی‌هایی باشید که عملیات کسب‌وکار را بهبود می‌دهند و تجربه مشتری را بهبود می‌دهند. اولین تصمیمی که هر صاحب کسب‌وکار کوچکی باید بگیرد این است که آیا از سیستم “احمق” مانند پاسخ صوتی تعاملی (IVR) استفاده کند یا از نمایندگان هوش مصنوعی صوتی “هوشمند”. در حالی که سیستم‌های سنتی IVR انتخاب شرکت‌های بزرگ و کوچک بوده‌اند، ظهور نمایندگان هوش مصنوعی صوتی یک جایگزین عالی ارائه می‌دهد. تفاوت‌های اصلی بین IVR و نمایندگان هوش مصنوعی صوتی در خطوط تلفن عبارتند از:

• مسیریابی تماس:
  • پاسخ صوتی تعاملی: از فشار کلید استفاده می‌کند (مثلاً “برای کارت بدهی 1 را فشار دهید”).
  • نمایندگان هوش مصنوعی صوتی: به تماس‌گیرندگان اجازه می‌دهد آزادانه صحبت کنند و آنها را به طور هوشمند مسیریابی می‌کند.
• زمان انتظار:
  • پاسخ صوتی تعاملی: ممکن است شامل انتظار طولانی برای نماینده موجود باشد.
  • نمایندگان هوش مصنوعی صوتی: پاسخ فوری بدون زمان انتظار.
• تعامل:
  • پاسخ صوتی تعاملی: محدود به فشار کلید.
  • نمایندگان هوش مصنوعی صوتی: از گفتگوی آزاد پشتیبانی می‌کند.
• صندوق صوتی:
  • پاسخ صوتی تعاملی: تماس‌گیرندگان پس از بوق پیام صوتی می‌گذارند.
  • نمایندگان هوش مصنوعی صوتی: کل تماس ضبط، رونویسی و خلاصه می‌شود.
• هزینه:
  • پاسخ صوتی تعاملی: می‌تواند به ارزانی پیاده‌سازی شود.
  • نمایندگان هوش مصنوعی صوتی: از 30 دلار در ماه به علاوه هزینه استفاده شروع می‌شود.
• ویژگی‌های پیشرفته:
  • پاسخ صوتی تعاملی: ویژگی‌های اساسی مانند درخواست تماس مجدد.
  • نمایندگان هوش مصنوعی صوتی: ویژگی‌های پیشرفته مانند رزرو قرار ملاقات و همگام‌سازی CRM.

پاسخ صوتی تعاملی (IVR) در مقابل نمایندگان هوش مصنوعی صوتی

در ادامه ما بر سیستم نمایندگان هوش مصنوعی صوتی هوشمند برای پاسخگویی به تماس‌ها تمرکز خواهیم کرد.

بهترین سیستم‌های پاسخگویی خودکار (و هوشمند) تلفن برای کسب‌وکارهای کوچک

در اینجا مروری بر برخی از بهترین گزینه‌های سیستم پاسخگویی هوشمند تلفن در حال حاضر موجود است:

محصول 1: SeaChat

SeaChat یک گزینه عالی برای کسب‌وکارهایی است که نیاز به پشتیبانی چندکاناله دارند. این سیستم تعاملات مشتری را در چندین پلتفرم مدیریت می‌کند، از جمله تلفن، پیامک و خدمات چت مانند WhatsApp و Facebook Messenger، و اطمینان حاصل می‌کند که صرف نظر از کانال، خدمات یکنواخت و پاسخگو ارائه شود.

• پشتیبانی چندکاناله: به طور یکپارچه تماس‌ها و پیامک‌ها را در چندین پلتفرم مدیریت می‌کند و آن را برای صنایع تجارت الکترونیک، خرده‌فروشی و خدمات ایده‌آل می‌کند.
• انتقال نماینده زنده: پاسخ‌های هوش مصنوعی برای پرسش‌های اساسی را با پشتیبانی نماینده زنده برای مسائل پیچیده ترکیب می‌کند و خدمات کارآمد با لمس شخصی در صورت لزوم ارائه می‌دهد.
• پلتفرم بدون کد: بدون نیاز به تخصص فنی به راحتی راه‌اندازی، پیکربندی و تغییر می‌کند و امکان استقرار و سفارشی‌سازی سریع را فراهم می‌کند.
• مدیریت نماینده: به راحتی نمایندگان هوش مصنوعی را در صورت نیاز راه‌اندازی و جایگزین می‌کند و انعطاف‌پذیری در زمان‌های اوج ارائه می‌دهد.
• موارد استفاده: از درخواست‌های مشتری، رزرو قرار ملاقات (ادغام با Google Calendar) و قیمت‌گذاری پشتیبانی می‌کند و آن را برای صنایعی مانند سالن‌ها، مطب‌های پزشکی و تعمیرگاه‌ها همه‌کاره می‌کند.
• پشتیبانی از تماس خارجی: تماس‌های بازاریابی خارجی، یادآوری قرار ملاقات و اعلان‌ها را مدیریت می‌کند و ارتباطات ورودی و خروجی را پوشش می‌دهد.
• سهولت استفاده و پشتیبانی چندزبانه: کاربرپسند و از چندین زبان پشتیبانی می‌کند، از جمله چینی، ژاپنی، اسپانیایی، پرتغالی، ویتنامی، روسی و فرانسوی، و آن را برای کسب‌وکارهای جهانی ایده‌آل می‌کند.

موارد استفاده توصیه شده:

• خدمات بهداشتی: یک سازمان خدمات اجتماعی سنگاپور با SeaChat همکاری کرد و با موفقیت تا 10,000 تماس تلفنی که داوطلبان سالانه انجام می‌دادند را کاهش داد، در حالی که همزمان فراوانی نظرسنجی‌های تلفنی ماهانه برای سالمندان را افزایش داد.
• تجارت الکترونیک و خرده‌فروشی: با WhatsApp Business API ادغام می‌شود و از طریق ارتباط کارآمد خدمات مشتری را بهبود می‌دهد و فروش را افزایش می‌دهد.
• صنایع خدماتی: پاسخگویی خودکار 24/7 تماس، ساده‌سازی رزرو قرار ملاقات و رسیدگی به درخواست‌های فوری مشتری.

قیمت‌گذاری: از 10 دلار در ماه برای خدمات چت و 30 دلار در ماه برای نمایندگان صوتی شروع می‌شود. برنامه‌های رایگان برای کاربران اولیه موجود است.

محصول 2: Synthflow.ai

Synthflow.ai به دلیل قابلیت‌های قوی ادغام API شناخته شده است و آن را به ابزاری ارزشمند برای کسب‌وکارهایی تبدیل می‌کند که نیاز به ردیابی تعاملات مشتری در حین مدیریت تماس‌ها، بازاریابی تلفنی و خدمات منشی زنده دارند.

• ادغام CRM: با CRM هایی مانند HubSpot و Salesforce به طور یکپارچه ادغام می‌شود و به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد درخواست‌های مشتری را ثبت و ردیابی کنند و فرآیندهای فروش و پشتیبانی را بهبود دهند.
• مسیریابی تماس: به طور کارآمد تماس‌ها را به بخش صحیح مسیریابی می‌کند، زمان انتظار را کاهش می‌دهد و عملیات کلی را بهبود می‌دهد.
• پشتیبانی از بازاریابی تلفنی خودکار: ویژگی‌هایی برای کمپین‌های خارجی، تبلیغات و تعامل با مشتری فراهم می‌کند.
• گزینه منشی زنده: خدمات منشی زنده برای رسیدگی به درخواست‌های پیچیده یا خدمت به مشتریان با ارزش بالا که نیاز به تعامل شخصی دارند ارائه می‌دهد.

موارد استفاده توصیه شده:

• املاک و مستغلات: کاهش 30 درصدی تماس‌های از دست رفته مشتری، کمک به نمایندگان برای برنامه‌ریزی کارآمد بازدید از ملک.
• استخدام: استخدام را از طریق خودکارسازی تماس با نامزدها بهبود می‌دهد و زمان اداری را 40 درصد کاهش می‌دهد.
• فروش: با ابزارهای CRM به طور یکپارچه ادغام می‌شود تا ارتباط با مشتری را ساده کند.

قیمت‌گذاری: برنامه شروع از 29 دلار در ماه برای 50 دقیقه.

محصول 3: Bland AI

Bland AI یک سیستم پاسخگویی تلفن ساده اما قدرتمند است که برای کسب‌وکارهای کوچک تا متوسط طراحی شده است. این سیستم ویژگی‌های اساسی با حداقل نیازهای فنی ارائه می‌دهد.

• سهولت استفاده: رابط کاربری بصری ارائه می‌دهد که بدون کمک IT قابل مدیریت است.
• پشتیبانی از انتقال تماس و صندوق صوتی: اطمینان حاصل می‌کند که هیچ تماسی از دست نرود و پیام‌های صوتی را به کارکنان مناسب ارسال می‌کند.
• برنامه‌ریزی خودکار قرار ملاقات: بار کاری اداری را از طریق خودکارسازی کاهش می‌دهد.
• ویژگی‌های بازاریابی تلفنی: از ارتباطات خارجی برای تبلیغات و پیگیری‌ها پشتیبانی می‌کند.
• سفارشی‌سازی: به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد مسیریابی تماس و برنامه‌ریزی قرار ملاقات را بر اساس نیازهای خاص سفارشی کنند.

موارد استفاده توصیه شده:

• تجارت الکترونیک و خرده‌فروشی: خدمات مشتری را از طریق پاسخ‌های مبتنی بر هوش مصنوعی بهبود می‌دهد و وفاداری مشتری را افزایش می‌دهد.
• مخابرات: بار کاری نمایندگان انسانی را از طریق خودکارسازی وظایف روزمره مانند عیب‌یابی و درخواست‌های صورتحساب کاهش می‌دهد.
• هتلداری: درخواست‌های رزرو، برنامه‌ها و بازخورد مشتری را مدیریت می‌کند و تجربه مهمان را بهبود می‌دهد.

قیمت‌گذاری: برای دریافت قیمت با تیم فروش تماس بگیرید. Bland AI عمدتاً برای استفاده‌های سازمانی است.

محصول 4: Smith.ai

Smith.ai یک راه‌حل قوی برای کسب‌وکارهایی است که به دنبال تعامل و پشتیبانی مشتری مبتنی بر هوش مصنوعی هستند. این سیستم در مدیریت ارتباطات مشتری در کانال‌های مختلف در حالی که تعاملات یکنواخت و حرفه‌ای را حفظ می‌کند، برتری دارد.

• پشتیبانی چندکاناله: ارتباطات را به طور یکپارچه در تلفن، چت وب و پلتفرم‌های پیام‌رسانی مدیریت می‌کند.
• منشی‌های زنده و هوش مصنوعی ترکیبی: کارایی پاسخ‌های هوش مصنوعی را با خدمات شخصی منشی‌های زنده ترکیب می‌کند و به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد درخواست‌های روزمره و پیچیده را مدیریت کنند.
• ادغام CRM: با بسیاری از CRM ها به طور یکپارچه ادغام می‌شود و اطمینان حاصل می‌کند که داده‌های مشتری ردیابی، ذخیره و قابل دسترسی باشند.
• صلاحیت‌سنجی سرنخ: به طور خودکار سرنخ‌ها را غربال و صلاحیت‌سنجی می‌کند و نیاز به پیگیری دستی را کاهش می‌دهد.
• ارتباطات خارجی: از تماس‌های خارجی برای برنامه‌ریزی قرار ملاقات، یادآوری‌ها و پیگیری‌ها پشتیبانی می‌کند.

موارد استفاده توصیه شده:

• شرکت‌های نرم‌افزاری و SaaS: تماس‌های مشتری، صلاحیت‌سنجی سرنخ و برنامه‌ریزی قرار ملاقات را مدیریت می‌کند و تا 33 درصد در هزینه‌های عملیاتی صرفه‌جویی می‌کند.
• دفترهای حقوقی: پذیرش حقوقی 24/7، پاسخگویی تلفن و غربالگری مشتری ارائه می‌دهد و رضایت مشتری را 67 درصد افزایش می‌دهد.
• مطب‌های پزشکی: قرار ملاقات بیمار، یادآوری‌ها و پرداخت‌ها را مدیریت می‌کند و نرخ نگهداری بیمار را 14 درصد بهبود می‌دهد.

قیمت‌گذاری: بسته شروع از 285 دلار در ماه برای 30 تماس.

محصول 5: Retell AI

Retell AI یک راه‌حل قدرتمند هوش مصنوعی صوتی است که برای ساده‌سازی عملیات تماس با فناوری پیشرفته هوش مصنوعی طراحی شده است و با نمایندگان صوتی هوشمند، کارایی را از طریق خودکارسازی تعاملات مشتری بهبود می‌دهد.

• نمایندگان هوش مصنوعی صوتی: نمایندگان مبتنی بر هوش مصنوعی را برای مدیریت و خودکارسازی تماس‌ها در پلتفرم‌ها بسازید، آزمایش کنید و مستقر کنید.
• تجزیه و تحلیل احساسات: تجزیه و تحلیل پس از تماس با تشخیص احساسات و ردیابی عملکرد ارائه می‌دهد.
• پشتیبانی چندکاناله: در تلفن، وب و برنامه‌های موبایل مستقر کنید.
• ادغام CRM: به راحتی با سیستم‌های CRM موجود ادغام می‌شود.
• مقیاس‌پذیری: میلیون‌ها تماس را با تأخیر کم مدیریت می‌کند.

موارد استفاده توصیه شده:

• بهداشت و درمان: پیگیری و برنامه‌ریزی خودکار بیمار در حالی که با GDPR و SOC 2 Type 1 مطابقت دارد.
• فروش: تلاش‌های فروش را با بیش از نیم میلیون تماس به سرعت مقیاس می‌دهد.
• مالی: بیش از 30 درصد تماس‌ها را مدیریت می‌کند، در مقایسه با 5 درصد با سیستم‌های سنتی IVR.

قیمت‌گذاری: بر اساس مدل هوش مصنوعی و خدمات قابل سفارشی است، با گزینه پرداخت بر اساس استفاده.

محصول 6: Slang AI

Slang.ai یک راه‌حل هوش مصنوعی صوتی است که برای صنعت رستوران طراحی شده است و تعاملات تلفنی را ساده می‌کند و تجربه مشتری را بهبود می‌دهد.

• نماینده هوش مصنوعی صوتی: پاسخگویی خودکار تماس، رزرو و سؤالات متداول را مدیریت می‌کند.
• تشخیص احساسات: رضایت مشتری و عملکرد تماس را ردیابی می‌کند.
• تجربیات قابل سفارشی: پاسخ‌های هوش مصنوعی و سفر تماس‌گیرنده را برای تطبیق با نیازهای کسب‌وکار تنظیم کنید.
• قابلیت اطمینان 24/7: بدون مشارکت کارکنان، شبانه‌روز تماس‌ها را مدیریت می‌کند.
• مقیاس‌پذیری: حجم بالای تماس را در خود جای می‌دهد.

موارد استفاده توصیه شده:

• رستوران‌ها: PLNT Burger از Slang.ai برای تعامل فوری مشتری و مدیریت سفارش استفاده می‌کند.
• هتلداری: Culture Collective Hospitality Group خدمات مهمان را با مدیریت خودکار تماس بهبود می‌دهد.
• غذا و نوشیدنی: Lil Beaver Brewery در ساعات اوج از Slang.ai برای مدیریت حجم بالای تماس استفاده می‌کند.

قیمت‌گذاری: از 199 دلار در ماه یا 139 دلار در ماه با تعهد سالانه شروع می‌شود.

محصول 7: Gridspace

Gridspace یک پلتفرم پیشرفته هوش مصنوعی گفتگو است که عملیات مرکز تماس را از طریق نمایندگان هوش مصنوعی صوتی بهینه می‌کند و ویژگی‌های مدیریت فوری و انطباق برای شرکت‌های بزرگ ارائه می‌دهد.

• نمایندگان هوش مصنوعی صوتی: تعاملات مشتری را از رزرو تا رسیدگی به درخواست‌ها خودکار می‌کند.
• تجزیه و تحلیل گفتار فوری: بینش فوری در مورد احساسات مشتری و راه‌حل‌ها ارائه می‌دهد.
• انطباق: برای PCI DS، SOC 2 Type 2، GDPR و HITRUST تأیید شده است و آن را برای صنایعی با نیازهای نظارتی سخت مناسب می‌کند.
• مقیاس‌پذیری: مراکز تماس با بیش از 20,000 صندلی را مدیریت می‌کند و توسط شرکت‌هایی مانند USAA، Optum و Redfin استفاده می‌شود تا امنیت و کارایی را تضمین کند.

موارد استفاده توصیه شده:

• بهداشت و درمان: پشتیبانی بیمار را از طریق گفتگوهای مبتنی بر هوش مصنوعی ساده می‌کند.
• خدمات مالی: خدمات مشتری امن و مطابق برای مؤسساتی مانند USAA تضمین می‌کند.
• املاک و مستغلات: Redfin از Gridspace برای مدیریت تعامل مشتری و ساده‌سازی ارتباطات استفاده می‌کند.

قیمت‌گذاری: برنامه ضروری از 90 دلار در ماه شروع می‌شود. Gridspace عمدتاً برای استفاده‌های سازمانی است.

مقایسه محصولات نمایندگان هوش مصنوعی صوتی

سیستم‌های پاسخگویی خودکار تلفن چگونه هزینه‌ها را کاهش می‌دهند و کارایی را بهبود می‌دهند

سیستم پاسخگویی خودکار تلفن برای کسب‌وکار کوچک صرفه‌جویی قابل توجهی در هزینه‌ها و بهبود کارایی ارائه می‌دهد و آن را به سرمایه‌گذاری هوشمندانه‌ای برای شرکت‌هایی تبدیل می‌کند که به دنبال ساده‌سازی عملیات خود هستند.

• مقایسه هزینه: استخدام منشی تمام‌وقت یا تیم اختصاصی برای مدیریت تماس‌های مشتری می‌تواند پرهزینه باشد. هزینه‌های مرتبط با حقوق، مزایا و آموزش می‌تواند به سرعت افزایش یابد. در مقابل، سیستم پاسخگویی خودکار تلفن جایگزین مقرون‌به‌صرفه‌تری ارائه می‌دهد. با کسری از هزینه، کسب‌وکارها می‌توانند سیستمی پیاده‌سازی کنند که تمام تماس‌های ورودی را به طور کارآمد مدیریت کند.
• صرفه‌جویی در نیروی کار: با کاهش نیاز به کارکنان اضافی، کسب‌وکارها می‌توانند هزینه‌های سربار را به طور قابل توجهی کاهش دهند. به جای استخدام کارکنان بیشتر برای مدیریت درخواست‌های مشتری، سیستم خودکار وظایف روزمره مانند پاسخگویی به تماس‌ها، دریافت پیام و برنامه‌ریزی قرار ملاقات را بر عهده می‌گیرد.
• دسترسی 24/7: یکی از مهم‌ترین مزایای سیستم پاسخگویی خودکار تلفن، توانایی کار 24/7 است. مشتریان همیشه می‌توانند با کسب‌وکار شما تماس بگیرند، حتی خارج از ساعات کاری عادی، بدون نیاز به کار اضافی کارکنان. این به ویژه برای کسب‌وکارهایی که در مناطق زمانی مختلف کار می‌کنند یا مشتریان جهانی دارند مفید است.
• بهبود کارایی: با مدیریت همزمان چندین تماس، سیستم پاسخگویی خودکار تلفن زمان انتظار مشتری را کاهش می‌دهد و اطمینان حاصل می‌کند که درخواست‌های کاربر به موقع رسیدگی شود. این منجر به رضایت بیشتر مشتری و کارایی عملیاتی بالاتر می‌شود، زیرا کارکنان می‌توانند بر وظایف مهم‌تر تمرکز کنند به جای اینکه به تلفن محدود شوند.

انتخاب سیستم مناسب برای کسب‌وکار شما

برای انتخاب بهترین سیستم برای کسب‌وکار شما:

• ارزیابی حجم تماس: اطمینان حاصل کنید که سیستم می‌تواند دوره‌های اوج تماس شما را مدیریت کند.
• بررسی مقیاس‌پذیری: سیستمی انتخاب کنید که بتواند با رشد کسب‌وکار شما رشد کند.
• بررسی ویژگی‌ها: بر اساس نیازهای خود، ویژگی‌هایی مانند مسیریابی تماس، گزینه‌های منشی زنده یا بازاریابی تلفنی را اولویت‌بندی کنید.
• اطمینان از پشتیبانی خوب: سیستمی با پشتیبانی مشتری قابل اعتماد انتخاب کنید تا پیاده‌سازی روان را تضمین کند.

ادغام با ابزارهای موجود

سیستم تلفن خودکار باید با ابزارهای فعلی شما مانند CRM یا پلتفرم‌های برنامه‌ریزی به طور یکپارچه ادغام شود. این اطمینان حاصل می‌کند که داده‌های مشتری به طور خودکار ثبت شود و قرار ملاقات‌ها به طور کارآمد مدیریت شود بدون خطر رزرو مضاعف.

علاوه بر این، ادغام ابزارهای برنامه‌ریزی قرار ملاقات مانند Google Calendar اطمینان حاصل می‌کند که تمام رزروها همگام باشند و خطر رزرو مضاعف یا تضاد برنامه‌ریزی را کاهش دهد.

به عنوان مثال، یک دفتر حقوقی کوچک که از CRM برای ردیابی تعاملات مشتری استفاده می‌کند می‌تواند از سیستمی که به طور خودکار تماس‌ها و پیام‌ها را ثبت می‌کند بهره‌مند شود و اطمینان حاصل کند که تمام ارتباطات مشتری در یک مکان برای مرجع آسان ذخیره شود.

داستان‌های موفقیت واقعی: سیستم‌های تلفن خودکار در عمل

کسب‌وکار 1: آرایشگر یا مکانیک

یک سالن آرایش کوچک در مدیریت حجم بالای درخواست‌های قرار ملاقات و پرسش‌ها مشکل داشت. با کارکنان محدود، آنها اغلب تماس‌ها را از دست می‌دادند که منجر به از دست دادن کسب‌وکار می‌شد. با پیاده‌سازی سیستم پاسخگویی خودکار تلفن، سالن توانست تماس‌ها را به آرایشگر مناسب مسیریابی کند، پیام‌ها را دریافت کند و حتی مستقیماً از طریق سیستم قرار ملاقات برنامه‌ریزی کند. این به طور قابل توجهی زمان انتظار مشتریان را کاهش داد، رضایت کلی را بهبود داد و به سالن اجازه داد بر ارائه خدمات با کیفیت تمرکز کند به جای وظایف اداری.

محصولات توصیه شده:

• SeaChat: SeaChat تعاملات چندکاناله مشتری و رسیدگی به درخواست‌ها را با قیمت رقابتی برای صاحبان کسب‌وکار کوچک مدیریت می‌کند. علاوه بر این، با پشتیبانی چندزبانه آن، صاحبان کسب‌وکار می‌توانند جمعیت وسیعی از مشتریان را که در بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک و پیمانکاران رایج است پوشش دهند.
• Slang AI: با بسیاری از داستان‌های موفقیت در بخش هتلداری، Slang.ai با موارد استفاده پیچیده‌ای که مدل هوش مصنوعی روی آن آموزش دیده برجسته می‌شود.

کسب‌وکار 2: مطب پزشکی

یک مطب پزشکی کوچک با کارکنان محدود دریافت که مدیریت درخواست‌های بیمار خارج از ساعات کاری چالش‌برانگیز است. با بیمارانی که نیاز به برنامه‌ریزی قرار ملاقات، درخواست تجدید نسخه و پرسش در مورد نتایج آزمایش داشتند، حجم تماس‌ها طاقت‌فرسا بود. با اتخاذ سیستم پاسخگویی تلفن کسب‌وکار، مطب می‌توانست 24/7 در دسترس ارائه دهد و اطمینان حاصل کند که تماس‌های بیمار به موقع پاسخ داده می‌شود. پیام‌ها برای مسائل غیرفوری دریافت می‌شد و قرار ملاقات‌ها مستقیماً از طریق سیستم برنامه‌ریزی می‌شد که نیاز به کارکنان اداری اضافی را کاهش داد و رضایت بیمار را بهبود داد.

محصولات توصیه شده:

• Gridspace: با ویژگی‌های انطباق متعدد آن مانند PCI DS، SOC 2 Type 2، GDPR و اتحادیه اعتماد اطلاعات سلامت (HITRUST)، Retell.ai به راحتی انتخاب برتر مؤسسات پزشکی برای خودکارسازی خدمات مشتری است.
• SeaChat: قهرمان راه‌حل‌های ترکیبی هوش مصنوعی که به کاربران اجازه می‌دهد بین خدمات خودکار و منشی‌های زنده به طور یکپارچه تغییر دهند. این یک ویژگی کلیدی برای بخش بهداشت و درمان است زیرا درخواست‌های پزشکی می‌تواند شخصی و پیچیده باشد و تغییر سریع به منشی‌های زنده می‌تواند به مطب‌های پزشکی در رسیدگی به چنین درخواست‌هایی کمک کند.

کسب‌وکار 3: کسب‌وکار تجارت الکترونیک

یک خرده‌فروش آنلاین که رشد سریعی داشت دریافت که مدیریت حجم بالای درخواست‌های مشتری دشوار است، بسیاری از آنها از مناطق زمانی مختلف می‌آمدند. پس از پیاده‌سازی سیستم پاسخگویی خودکار تلفن، شرکت توانست درخواست‌های مربوط به سفارش‌ها، پردازش بازگشت و ارائه اطلاعات تبلیغات با استفاده از صداهای خودکار برای بازاریابی تلفنی را مدیریت کند. این فرآیند خدمات مشتری را ساده کرد و منجر به افزایش نظرات مثبت مشتری شد، زیرا مشتریان پاسخ سریع و خدمات حرفه‌ای را تحسین کردند.

محصولات توصیه شده:

• Smith AI: خودکارسازی هوش مصنوعی را با پشتیبانی منشی زنده ترکیب می‌کند، عالی برای رسیدگی به درخواست‌های مشتری و بازاریابی تلفنی.
• Gridspace: تجزیه و تحلیل فوری و نمایندگان صوتی خودکار ارائه می‌دهد، عالی برای عملیات خدمات مشتری در مقیاس بزرگ.

کسب‌وکار 4: خدمات مالی

یک شرکت خدمات مالی به دنبال کاهش حجم تماس‌های پشتیبانی مشتری مربوط به مدیریت حساب و پردازش وام بود. با پیاده‌سازی سیستم خودکار مبتنی بر فناوری هوش مصنوعی، آنها تماس‌های پشتیبانی انسانی را 82 درصد کاهش دادند و به شرکت اجازه دادند بر مسائل مالی پیچیده‌تر تمرکز کند در حالی که درخواست‌های روزمره را خودکار می‌کند. این ادغام مدیریت تماس را ساده کرد، رضایت مشتری را بهبود داد و به نمایندگان اجازه داد موارد با اولویت بالاتر را مدیریت کنند.

محصولات توصیه شده:

• Retell AI: به دلیل انعطاف‌پذیری و کانال‌های ارتباطی مبتنی بر هوش مصنوعی کاربرپسند شناخته شده است، عالی برای خدمات مالی.
• Gridspace: نمایندگان هوش مصنوعی صوتی امن، مطابق و مقیاس‌پذیر برای مدیریت تعاملات مالی حساس ارائه می‌دهد.

کسب‌وکار 5: هتلداری

یک گروه هتلداری که چندین ملک را مدیریت می‌کرد با چالش‌های رسیدگی به حجم بالای رزرو و درخواست‌های مهمان مواجه بود. با استفاده از فناوری هوش مصنوعی برای خودکارسازی، آنها سیستم‌های رزرو و پشتیبانی مهمان را خودکار کردند و به طور قابل توجهی زمان پاسخ‌دهی و رضایت مهمان را بهبود دادند. دسترسی 24/7 سیستم به گروه اجازه داد تا ساعات اوج را به طور مؤثرتری مدیریت کند و اطمینان حاصل کند که هیچ مهمانی نادیده گرفته نشود.

محصولات توصیه شده:

• Slang AI: برای صنعت هتلداری طراحی شده است، تعاملات تلفنی را خودکار می‌کند، رزروها را مدیریت می‌کند و تجربه مهمان را با پردازش تماس مبتنی بر هوش مصنوعی بهبود می‌دهد.
• Bland AI: یک سیستم پاسخگویی تلفن ساده‌تر اما کارآمد، Bland AI به خودکارسازی درخواست‌های مهمان و درخواست‌های رزرو کمک می‌کند و آن را برای کسب‌وکارهای هتلداری کوچک تا متوسط ایده‌آل می‌کند.

نتیجه‌گیری: آینده سیستم‌های تلفن خودکار

سرمایه‌گذاری در سیستم پاسخگویی خودکار تلفن یک حرکت هوشمندانه برای کسب‌وکارهای کوچک است. این سیستم‌ها دسترسی 24/7، کاهش هزینه‌های نیروی کار و کمک به کسب‌وکارها برای ارائه خدمات حرفه‌ای و قابل اعتماد ارائه می‌دهند. خودکارسازی آینده است و اتخاذ سیستم مناسب به کسب‌وکار شما مزیت رقابتی خواهد داد.

درباره این سری

این مجموعه‌ای از 5 مقاله است که استراتژی‌های ارتباط با مشتری برای کسب‌وکارهای کوچک را کاوش می‌کند و بر خدمات پاسخگویی تمرکز دارد:

• چرا کسب‌وکارهای کوچک به خدمات پاسخگویی نیاز دارند؟: اهمیت و مزایای خدمات پاسخگویی را کشف کنید.

• برون‌سپاری در مقابل منشی‌های زنده داخلی: منشی‌های زنده چیست؟ آیا باید برون‌سپاری کنید یا داخلی استخدام کنید؟

• (این مقاله) سیستم‌های پاسخگویی خودکار تلفن (پاسخ صوتی تعاملی IVR در مقابل نمایندگان هوش مصنوعی صوتی): خدمات پاسخگویی خودکار چیست؟ آیا باید از ربات IVR یا نمایندگان هوش مصنوعی صوتی استفاده کنید؟

• تصمیم: آیا کسب‌وکار کوچک من باید از منشی‌های زنده یا خدمات پاسخگویی خودکار استفاده کند؟: شما از سری ما همه چیز را در مورد خدمات پاسخگویی آموخته‌اید. حالا وقت تصمیم‌گیری است که کدام نوع خدمات برای کسب‌وکار شما بهترین است.

• OpenAI در مقابل انسان در مقابل هوش مصنوعی صوتی: مقایسه هزینه: جدیدترین فناوری هوش مصنوعی صوتی OpenAI یک نماینده هوش مصنوعی صوتی عالی است. هزینه واقعی چقدر است؟