Đây là một loạt 5 bài viết khám phá các chiến lược giao tiếp với khách hàng dành cho các doanh nghiệp nhỏ, tập trung vào các dịch vụ trả lời:

1. Tại sao các doanh nghiệp nhỏ cần dịch vụ trả lời?: Khám phá tầm quan trọng và lợi ích của các dịch vụ trả lời.

2. Nhân viên lễ tân trực tiếp thuê ngoài so với nội bộ: Nhân viên lễ tân trực tiếp là gì? Bạn nên thuê ngoài hay thuê nội bộ?

3. (Bài viết này) Hệ thống trả lời điện thoại tự động (IVR Phản hồi giọng nói tương tác so với Đại lý AI bằng giọng nói): Dịch vụ trả lời tự động là gì? Bạn nên sử dụng Phản hồi giọng nói tương tác hay đại lý AI bằng giọng nói?

4. Quyết định: Doanh nghiệp nhỏ của tôi nên sử dụng nhân viên lễ tân trực tiếp hay dịch vụ trả lời tự động?: Bạn đã tìm hiểu tất cả về các dịch vụ trả lời từ loạt bài của chúng tôi. Bây giờ là lúc quyết định loại dịch vụ nào là tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.

5. OpenAI so với Con người so với AI bằng giọng nói: So sánh chi phí: Tự hỏi liệu bạn có nên chuyển sang công nghệ AI bằng giọng nói mới nhất không? Hãy xem xét chi phí thực tế.

Giới thiệu

Quản lý giao tiếp với khách hàng là một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp nhỏ. Việc cân bằng giữa hoạt động hàng ngày với khối lượng lớn các yêu cầu có thể dẫn đến các cuộc gọi nhỡ, các vấn đề ngoài giờ làm việc và mất doanh thu, cuối cùng ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng. Việc thuê thêm nhân viên hoặc một nhân viên lễ tân toàn thời gian không phải lúc nào cũng khả thi về mặt tài chính, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ hơn. Trong môi trường cạnh tranh này, việc duy trì các phản hồi nhanh chóng, hiệu quả là rất quan trọng.

Các hệ thống trả lời điện thoại tự động là một giải pháp thiết thực. Chúng cung cấp tính khả dụng 24/7, định tuyến các cuộc gọi, nhận tin nhắn và lên lịch các cuộc hẹn mà không cần sự can thiệp của con người. Chúng không chỉ cắt giảm chi phí nhân sự mà còn cải thiện sự hài lòng của khách hàng bằng cách cung cấp các phản hồi nhất quán, kịp thời. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ khám phá các hệ thống trả lời điện thoại tự động tốt nhất để giúp các doanh nghiệp nhỏ giảm chi phí, tăng hiệu quả và mang lại trải nghiệm khách hàng chuyên nghiệp hơn.

Tại sao các doanh nghiệp nhỏ cần một hệ thống trả lời điện thoại tự động

Các doanh nghiệp nhỏ thường phải xoay xở giữa việc quản lý hoạt động và giải quyết các yêu cầu của khách hàng. Các cuộc gọi nhỡ hoặc các yêu cầu không được trả lời có thể dẫn đến mất kinh doanh vì khách hàng có thể chuyển sang các đối thủ cạnh tranh. Việc thuê thêm nhân viên có thể tốn kém, đặc biệt là đối với các công ty có ngân sách eo hẹp. Các hệ thống điện thoại tự động cung cấp quản lý cuộc gọi 24/7, định tuyến các yêu cầu đến đúng bộ phận, nhận tin nhắn và thậm chí lên lịch các cuộc hẹn. Các hệ thống này giúp các doanh nghiệp nhỏ đảm bảo họ không bao giờ bỏ lỡ một cuộc gọi nào, cung cấp dịch vụ suốt ngày đêm và giải phóng nhân viên để tập trung vào tăng trưởng.

Đây là một sơ đồ để giúp bạn hiểu về tự động hóa mà bạn cần:

Sơ đồ quyết định dịch vụ: Thư thoại hoặc AI bằng giọng nói

Các tính năng chính cần tìm kiếm trong một hệ thống trả lời điện thoại doanh nghiệp

Khi chọn một hệ thống điện thoại tự động, điều quan trọng là phải tìm kiếm các tính năng giúp tăng cường hoạt động kinh doanh và cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Quyết định số một đối với bất kỳ chủ doanh nghiệp nhỏ nào là liệu có nên sử dụng một hệ thống “ngu ngốc” như Phản hồi giọng nói tương tác (IVR) hay một hệ thống “thông minh” như các đại lý AI bằng giọng nói. Mặc dù các hệ thống IVR truyền thống đã là lựa chọn cho các doanh nghiệp lớn và nhỏ, sự trỗi dậy của các đại lý AI bằng giọng nói tạo ra một sự thay thế tuyệt vời. Sự khác biệt giữa IVR và Đại lý AI bằng giọng nói trên đường dây điện thoại chủ yếu là:

• Định tuyến cuộc gọi:
  • Phản hồi giọng nói tương tác: Sử dụng các phím bấm (ví dụ: “Nhấn 1 cho thẻ ghi nợ”).
  • Đại lý AI bằng giọng nói: Cho phép người gọi nói chuyện tự do, định tuyến họ một cách thông minh.
• Thời gian chờ đợi:
  • Phản hồi giọng nói tương tác: Có thể phải chờ đợi lâu để có một đại lý sẵn sàng.
  • Đại lý AI bằng giọng nói: Phản hồi ngay lập tức không có thời gian chờ đợi.
• Tương tác:
  • Phản hồi giọng nói tương tác: Giới hạn ở các phím bấm.
  • Đại lý AI bằng giọng nói: Hỗ trợ cuộc trò chuyện tự do.
• Thư thoại:
  • Phản hồi giọng nói tương tác: Người gọi để lại thư thoại sau tiếng bíp.
  • Đại lý AI bằng giọng nói: Toàn bộ cuộc gọi được ghi lại, sao chép và tóm tắt.
• Chi phí:
  • Phản hồi giọng nói tương tác: Có thể được triển khai với chi phí rẻ.
  • Đại lý AI bằng giọng nói: Bắt đầu từ 30 đô la/tháng cộng với việc sử dụng.
• Các tính năng nâng cao:
  • Phản hồi giọng nói tương tác: Các tính năng cơ bản như yêu cầu gọi lại.
  • Đại lý AI bằng giọng nói: Các tính năng nâng cao như đặt lịch hẹn và đồng bộ hóa CRM.

Phản hồi giọng nói tương tác (IVR) so với Đại lý AI bằng giọng nói

Sau đây, chúng tôi sẽ tập trung vào hệ thống đại lý AI bằng giọng nói thông minh để trả lời các cuộc gọi điện thoại.

Các hệ thống trả lời điện thoại tự động (và thông minh) tốt nhất cho các doanh nghiệp nhỏ

Đây là tổng quan về một số tùy chọn hệ thống trả lời điện thoại thông minh tốt nhất hiện có:

Sản phẩm 1: SeaChat

SeaChat là một lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp yêu cầu hỗ trợ đa kênh. Nó quản lý các tương tác của khách hàng trên nhiều nền tảng, bao gồm điện thoại, tin nhắn văn bản và các dịch vụ trò chuyện như WhatsApp và Facebook Messenger, đảm bảo dịch vụ nhất quán và đáp ứng bất kể kênh nào.

• Hỗ trợ đa kênh: Xử lý liền mạch các cuộc gọi và tin nhắn văn bản trên nhiều nền tảng, lý tưởng cho thương mại điện tử, bán lẻ và các ngành dịch vụ.
• Chuyển giao đại lý trực tiếp: Kết hợp các phản hồi của AI cho các truy vấn cơ bản với sự hỗ trợ của đại lý trực tiếp cho các vấn đề phức tạp, cung cấp dịch vụ hiệu quả với sự tiếp xúc cá nhân khi cần thiết.
• Nền tảng không mã: Dễ dàng thiết lập, cấu hình và sửa đổi mà không cần chuyên môn kỹ thuật, cho phép triển khai và tùy chỉnh nhanh chóng.
• Quản lý đại lý: Dễ dàng khởi chạy và thay thế các đại lý AI khi cần, mang lại sự linh hoạt trong thời gian cao điểm.
• Các trường hợp sử dụng: Hỗ trợ các yêu cầu của khách hàng, đặt lịch hẹn (tích hợp với Lịch Google) và báo giá, làm cho nó trở nên linh hoạt cho các ngành như thẩm mỹ viện, văn phòng y tế và cửa hàng sửa chữa.
• Hỗ trợ cuộc gọi đi: Quản lý tiếp thị qua điện thoại đi, nhắc nhở cuộc hẹn và thông báo, bao gồm cả giao tiếp đến và đi.
• Dễ sử dụng và hỗ trợ đa ngôn ngữ: Thân thiện với người dùng và hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, bao gồm tiếng Trung, tiếng Nhật, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Bồ Đào Nha, tiếng Việt, tiếng Nga và tiếng Pháp, lý tưởng cho các doanh nghiệp toàn cầu.

Các trường hợp sử dụng được đề xuất:

• Dịch vụ chăm sóc sức khỏe: Một tổ chức dịch vụ xã hội của Singapore đã hợp tác với SeaChat để giảm thành công tới 10.000 cuộc gọi điện thoại do các tình nguyện viên thực hiện mỗi năm, đồng thời tăng tần suất các cuộc khảo sát qua điện thoại hàng tháng cho người cao tuổi.
• Thương mại điện tử & Bán lẻ: Tích hợp với API WhatsApp Business, tăng cường dịch vụ khách hàng và thúc đẩy doanh số bán hàng thông qua giao tiếp hiệu quả.
• Các ngành dịch vụ: Tự động hóa việc trả lời cuộc gọi 24/7, hợp lý hóa việc đặt lịch hẹn và xử lý các yêu cầu khẩn cấp của khách hàng.

Giá cả: Bắt đầu từ 10 đô la/tháng cho các dịch vụ trò chuyện và 30 đô la/tháng cho các đại lý bằng giọng nói. Có sẵn các gói miễn phí cho người dùng lần đầu.

Sản phẩm 2: Synthflow.ai

Synthflow.ai được biết đến với khả năng tích hợp API mạnh mẽ, khiến nó trở thành một công cụ có giá trị cho các doanh nghiệp cần theo dõi các tương tác của khách hàng trong khi quản lý các cuộc gọi điện thoại, tiếp thị qua điện thoại và các dịch vụ lễ tân trực tiếp.

• Tích hợp CRM: Tích hợp liền mạch với các CRM như HubSpot và Salesforce, cho phép các doanh nghiệp ghi lại và theo dõi các yêu cầu của khách hàng, cải thiện quy trình bán hàng và hỗ trợ.
• Định tuyến cuộc gọi: Định tuyến hiệu quả các cuộc gọi đến đúng bộ phận, giảm thời gian chờ đợi và cải thiện hoạt động tổng thể.
• Hỗ trợ tiếp thị qua điện thoại tự động: Cung cấp các tính năng cho các chiến dịch đi, khuyến mãi và tương tác với khách hàng.
• Tùy chọn lễ tân trực tiếp: Cung cấp các dịch vụ lễ tân trực tiếp để xử lý các yêu cầu phức tạp hoặc phục vụ các khách hàng có giá trị cao yêu cầu tương tác được cá nhân hóa.

Các trường hợp sử dụng được đề xuất:

• Bất động sản: Cho phép giảm 30% các cuộc gọi nhỡ của khách hàng, giúp các đại lý lên lịch các chuyến tham quan bất động sản một cách hiệu quả.
• Tuyển dụng: Tăng cường tuyển dụng bằng cách tự động hóa việc tiếp cận ứng viên, giảm 40% thời gian hành chính.
• Bán hàng: Tích hợp liền mạch với các công cụ CRM để hợp lý hóa giao tiếp với khách hàng.

Giá cả: Gói khởi đầu bắt đầu từ 29 đô la/tháng cho 50 phút.

Sản phẩm 3: Bland AI

Bland AI là một hệ thống trả lời điện thoại đơn giản nhưng mạnh mẽ được thiết kế cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nó cung cấp các tính năng thiết yếu với yêu cầu kỹ thuật tối thiểu.

• Dễ sử dụng: Cung cấp một giao diện trực quan, có thể quản lý mà không cần sự trợ giúp của CNTT.
• Hỗ trợ chuyển tiếp cuộc gọi và thư thoại: Đảm bảo không có cuộc gọi nhỡ, chuyển tiếp thư thoại đến nhân viên thích hợp.
• Lên lịch hẹn tự động: Giảm khối lượng công việc hành chính thông qua tự động hóa.
• Các tính năng tiếp thị qua điện thoại: Hỗ trợ giao tiếp đi cho các chương trình khuyến mãi và theo dõi.
• Tùy chỉnh: Cho phép các doanh nghiệp điều chỉnh định tuyến cuộc gọi và lên lịch hẹn dựa trên các nhu cầu cụ thể.

Các trường hợp sử dụng được đề xuất:

• Thương mại điện tử & Bán lẻ: Tăng cường dịch vụ khách hàng thông qua các phản hồi do AI điều khiển, tăng lòng trung thành của khách hàng.
• Viễn thông: Giảm khối lượng công việc cho các đại lý con người bằng cách tự động hóa các tác vụ thông thường như khắc phục sự cố và các yêu cầu thanh toán.
• Khách sạn: Quản lý các yêu cầu đặt phòng, hành trình và phản hồi của khách hàng, cải thiện trải nghiệm của khách.

Giá cả: Liên hệ với nhóm bán hàng để có báo giá. Bland AI chủ yếu dành cho các mục đích sử dụng của doanh nghiệp.

Sản phẩm 4: Smith.ai

Smith.ai là một giải pháp mạnh mẽ cho các doanh nghiệp tìm kiếm sự tương tác và hỗ trợ khách hàng do AI điều khiển. Nó vượt trội trong việc quản lý giao tiếp với khách hàng trên các kênh khác nhau trong khi vẫn duy trì các tương tác nhất quán, chuyên nghiệp.

• Hỗ trợ đa kênh: Quản lý giao tiếp liền mạch qua điện thoại, trò chuyện trên web và các nền tảng nhắn tin.
• Nhân viên lễ tân trực tiếp và AI lai: Kết hợp hiệu quả của các phản hồi của AI với dịch vụ được cá nhân hóa của các nhân viên lễ tân trực tiếp, cho phép các doanh nghiệp xử lý cả các yêu cầu thông thường và phức tạp.
• Tích hợp CRM: Tích hợp trơn tru với nhiều CRM, đảm bảo dữ liệu khách hàng được theo dõi, lưu trữ và có thể truy cập.
• Đánh giá khách hàng tiềm năng: Tự động sàng lọc và đánh giá khách hàng tiềm năng, giảm nhu cầu theo dõi thủ công.
• Giao tiếp đi: Hỗ trợ các cuộc gọi đi để lên lịch hẹn, nhắc nhở và theo dõi.

Các trường hợp sử dụng được đề xuất:

• Các công ty phần mềm & SaaS: Quản lý các cuộc gọi của khách hàng, đánh giá khách hàng tiềm năng và lên lịch hẹn, tiết kiệm tới 33% chi phí hoạt động.
• Các công ty luật: Cung cấp dịch vụ tiếp nhận pháp lý 24/7, trả lời cuộc gọi và sàng lọc khách hàng, tăng sự hài lòng của khách hàng lên 67%.
• Các phòng khám y tế: Quản lý các cuộc hẹn, nhắc nhở và thanh toán của bệnh nhân, cải thiện tỷ lệ giữ chân bệnh nhân lên 14%.

Giá cả: Gói khởi đầu bắt đầu từ 285 đô la/tháng cho 30 cuộc gọi.

Sản phẩm 5: Retell AI

Retell AI là một giải pháp AI bằng giọng nói mạnh mẽ được thiết kế để hợp lý hóa các hoạt động cuộc gọi với công nghệ AI tiên tiến, nâng cao hiệu quả bằng cách tự động hóa các tương tác của khách hàng với các đại lý giọng nói thông minh.

• Đại lý giọng nói AI: Xây dựng, thử nghiệm và triển khai các đại lý do AI cung cấp để quản lý và tự động hóa các cuộc gọi trên các nền tảng.
• Phân tích tình cảm: Cung cấp phân tích sau cuộc gọi với tính năng phát hiện tình cảm và theo dõi hiệu suất.
• Hỗ trợ đa kênh: Triển khai trên điện thoại, web và các ứng dụng di động.
• Tích hợp CRM: Dễ dàng tích hợp với các hệ thống CRM hiện có.
• Khả năng mở rộng: Xử lý hàng triệu cuộc gọi với độ trễ thấp.

Các trường hợp sử dụng được đề xuất:

• Chăm sóc sức khỏe: Tự động hóa việc theo dõi và lên lịch cho bệnh nhân đồng thời đảm bảo tuân thủ GDPR và SOC 2 Loại 1.
• Bán hàng: Mở rộng quy mô nỗ lực bán hàng nhanh chóng với hơn nửa triệu cuộc gọi được thực hiện.
• Tài chính: Quản lý hơn 30% cuộc gọi, so với 5% với các hệ thống IVR truyền thống.

Giá cả: Có thể tùy chỉnh dựa trên mô hình và dịch vụ AI, với tùy chọn thanh toán theo mức sử dụng.

Sản phẩm 6: Slang AI

Slang.ai là một giải pháp AI bằng giọng nói được thiết kế cho ngành nhà hàng, hợp lý hóa các tương tác qua điện thoại và nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

• Đại lý giọng nói AI: Quản lý trả lời cuộc gọi tự động, đặt chỗ và các câu hỏi thường gặp.
• Phát hiện tình cảm: Theo dõi sự hài lòng của khách hàng và hiệu suất cuộc gọi.
• Trải nghiệm có thể tùy chỉnh: Điều chỉnh các phản hồi của AI và hành trình của người gọi để phù hợp với nhu cầu kinh doanh.
• Độ tin cậy 24/7: Xử lý các cuộc gọi cả ngày lẫn đêm mà không cần sự tham gia của nhân viên.
• Khả năng mở rộng: Đáp ứng khối lượng cuộc gọi cao.

Các trường hợp sử dụng được đề xuất:

• Nhà hàng: PLNT Burger sử dụng Slang.ai để tương tác với khách hàng trong thời gian thực và quản lý đơn hàng.
• Khách sạn: Culture Collective Hospitality Group cải thiện dịch vụ khách bằng cách quản lý cuộc gọi tự động.
• Thực phẩm & Đồ uống: Lil Beaver Brewery sử dụng Slang.ai để quản lý khối lượng cuộc gọi cao trong giờ cao điểm.

Giá cả: Bắt đầu từ 199 đô la/tháng hoặc 139 đô la/tháng với cam kết hàng năm.

Sản phẩm 7: Gridspace

Gridspace là một nền tảng AI đàm thoại tiên tiến giúp tối ưu hóa hoạt động của trung tâm liên lạc thông qua các đại lý giọng nói AI, với các tính năng quản lý và tuân thủ thời gian thực cho các doanh nghiệp lớn.

• Đại lý giọng nói AI: Tự động hóa các tương tác của khách hàng, từ đặt lịch hẹn đến xử lý các yêu cầu.
• Phân tích giọng nói thời gian thực: Cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực về tình cảm và giải pháp của khách hàng.
• Tuân thủ: Được chứng nhận PCI DS, SOC 2 Loại 2, GDPR và HITRUST, phù hợp với các ngành có nhu cầu quản lý nghiêm ngặt.
• Khả năng mở rộng: Xử lý các trung tâm liên lạc với hơn 20.000 chỗ ngồi, được các công ty như USAA, Optum và Redfin sử dụng để đảm bảo an ninh và hiệu quả.

Các trường hợp sử dụng được đề xuất:

• Chăm sóc sức khỏe: Hợp lý hóa hỗ trợ bệnh nhân bằng các cuộc trò chuyện do AI điều khiển.
• Dịch vụ tài chính: Đảm bảo dịch vụ khách hàng an toàn và tuân thủ cho các tổ chức như USAA.
• Bất động sản: Redfin sử dụng Gridspace để quản lý sự tương tác của khách hàng và hợp lý hóa giao tiếp.

Giá cả: Gói Essential bắt đầu từ 90 đô la/tháng. Gridspace chủ yếu dành cho các mục đích sử dụng của doanh nghiệp.

So sánh sản phẩm đại lý giọng nói AI

Cách các hệ thống trả lời điện thoại tự động giảm chi phí và cải thiện hiệu quả

Một hệ thống trả lời điện thoại tự động cho doanh nghiệp nhỏ mang lại những khoản tiết kiệm chi phí đáng kể và cải thiện hiệu quả, biến nó thành một khoản đầu tư hợp lý cho các công ty muốn hợp lý hóa hoạt động của mình.

• So sánh chi phí: Việc thuê một nhân viên lễ tân toàn thời gian hoặc một nhóm chuyên trách để quản lý các cuộc gọi của khách hàng có thể tốn kém. Các chi phí liên quan đến tiền lương, phúc lợi và đào tạo có thể nhanh chóng tăng lên. Ngược lại, một hệ thống trả lời điện thoại tự động cung cấp một giải pháp thay thế hợp lý hơn. Với một phần nhỏ chi phí, các doanh nghiệp có thể triển khai một hệ thống xử lý hiệu quả tất cả các cuộc gọi đến.
• Tiết kiệm lao động: Bằng cách giảm nhu cầu về nhân viên bổ sung, các doanh nghiệp có thể cắt giảm đáng kể chi phí chung. Thay vì thuê thêm nhân viên để quản lý các yêu cầu của khách hàng, hệ thống tự động sẽ đảm nhận các nhiệm vụ thông thường như trả lời cuộc gọi, nhận tin nhắn và lên lịch hẹn.
• Tính khả dụng 24/7: Một trong những lợi ích đáng kể nhất của hệ thống trả lời điện thoại tự động là khả năng hoạt động 24/7. Khách hàng luôn có thể liên hệ với doanh nghiệp của bạn, ngay cả sau giờ làm việc thông thường, mà không yêu cầu nhân viên phải làm thêm giờ. Điều này đặc biệt có lợi cho các doanh nghiệp hoạt động ở các múi giờ khác nhau hoặc có khách hàng trên toàn cầu.
• Cải thiện hiệu quả: Bằng cách xử lý nhiều cuộc gọi đồng thời, một hệ thống trả lời điện thoại tự động giúp giảm thời gian chờ đợi của khách hàng và đảm bảo rằng các yêu cầu của người dùng được giải quyết nhanh chóng hơn. Điều này dẫn đến sự hài lòng của khách hàng cao hơn và hiệu quả hoạt động được cải thiện, vì nhân viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn thay vì bị ràng buộc vào điện thoại.

Chọn hệ thống phù hợp cho doanh nghiệp của bạn

Để chọn hệ thống tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn:

• Đánh giá khối lượng cuộc gọi: Đảm bảo hệ thống có thể xử lý các giai đoạn cuộc gọi cao điểm của bạn.
• Kiểm tra khả năng mở rộng: Chọn một hệ thống có thể phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn.
• Xem xét các tính năng: Ưu tiên các tính năng như định tuyến cuộc gọi, tùy chọn lễ tân trực tiếp hoặc tiếp thị qua điện thoại, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.
• Đảm bảo hỗ trợ tốt: Chọn một hệ thống có hỗ trợ khách hàng đáng tin cậy để đảm bảo triển khai suôn sẻ.

Tích hợp với các công cụ hiện có

Một hệ thống điện thoại tự động nên tích hợp liền mạch với các công cụ hiện tại của bạn, chẳng hạn như CRM hoặc các nền tảng lên lịch. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu khách hàng được ghi lại tự động và các cuộc hẹn được quản lý hiệu quả mà không có nguy cơ đặt chỗ trùng lặp.

Ngoài ra, việc tích hợp các công cụ lên lịch hẹn như Lịch Google đảm bảo rằng tất cả các lượt đặt chỗ được giữ đồng bộ, giảm nguy cơ đặt chỗ trùng lặp hoặc xung đột lịch trình.

Ví dụ, một công ty luật nhỏ sử dụng CRM để theo dõi các tương tác của khách hàng có thể được hưởng lợi từ một hệ thống tự động ghi lại các cuộc gọi điện thoại và tin nhắn, đảm bảo rằng tất cả các giao tiếp của khách hàng được lưu trữ ở một nơi để dễ dàng tham khảo.

Những câu chuyện thành công trong đời thực: Hệ thống điện thoại tự động đang hoạt động

Doanh nghiệp 1: Thợ làm tóc hoặc thợ cơ khí

Một tiệm làm tóc nhỏ đang gặp khó khăn trong việc quản lý một lượng lớn các yêu cầu đặt lịch hẹn và các câu hỏi. Với đội ngũ nhân viên hạn chế, họ thường bỏ lỡ các cuộc gọi, dẫn đến mất kinh doanh. Bằng cách triển khai một hệ thống trả lời điện thoại tự động, tiệm có thể định tuyến các cuộc gọi đến nhà tạo mẫu thích hợp, nhận tin nhắn và thậm chí lên lịch hẹn trực tiếp thông qua hệ thống. Điều này đã giảm đáng kể thời gian chờ đợi của khách hàng, cải thiện sự hài lòng chung và cho phép tiệm tập trung vào việc cung cấp dịch vụ chất lượng thay vì các công việc hành chính.

Các sản phẩm được đề xuất:

• SeaChat: SeaChat quản lý các tương tác của khách hàng đa kênh và xử lý các yêu cầu với mức giá cạnh tranh cho các chủ doanh nghiệp nhỏ. Hơn nữa, với sự hỗ trợ đa ngôn ngữ, các chủ doanh nghiệp có thể bao phủ một lượng lớn khách hàng đa dạng, điều này phổ biến ở nhiều doanh nghiệp nhỏ và nhà thầu.
• Slang AI: Với nhiều câu chuyện thành công trong lĩnh vực khách sạn, Slang.ai nổi bật với các trường hợp sử dụng tinh vi mà mô hình AI của nó đã được đào tạo.

Doanh nghiệp 2: Văn phòng y tế

Một phòng khám y tế nhỏ hoạt động với đội ngũ nhân viên tinh gọn nhận thấy khó khăn trong việc quản lý các yêu cầu của bệnh nhân ngoài giờ làm việc. Với việc bệnh nhân cần lên lịch hẹn, yêu cầu nạp lại thuốc và hỏi về kết quả xét nghiệm, khối lượng cuộc gọi quá lớn. Bằng cách áp dụng một hệ thống trả lời điện thoại doanh nghiệp, phòng khám có thể cung cấp tính khả dụng 24/7, đảm bảo rằng các cuộc gọi của bệnh nhân được trả lời nhanh chóng. Các tin nhắn được ghi lại cho các vấn đề không khẩn cấp và các cuộc hẹn được lên lịch trực tiếp thông qua hệ thống, giảm nhu cầu về nhân viên văn phòng bổ sung và cải thiện sự hài lòng của bệnh nhân.

Các sản phẩm được đề xuất:

• Gridspace: Với nhiều tính năng tuân thủ như PCI DS, SOC 2 Loại 2, GDPR và Liên minh ủy thác thông tin sức khỏe (HITRUST), Retell.ai dễ dàng là lựa chọn hàng đầu cho các tổ chức y tế để tự động hóa dịch vụ khách hàng của họ.
• SeaChat: Một nhà vô địch về các giải pháp AI lai cho phép người dùng chuyển đổi liền mạch giữa các dịch vụ tự động và nhân viên lễ tân trực tiếp. Đây là một tính năng quan trọng đối với lĩnh vực chăm sóc sức khỏe vì các yêu cầu y tế có thể mang tính cá nhân và phức tạp và việc chuyển đổi nhanh chóng sang nhân viên lễ tân trực tiếp có thể giúp các phòng khám y tế xử lý các yêu cầu như vậy.

Doanh nghiệp 3: Doanh nghiệp thương mại điện tử

Một nhà bán lẻ trực tuyến đang chứng kiến sự tăng trưởng nhanh chóng nhận thấy khó khăn trong việc quản lý lượng lớn các yêu cầu của khách hàng, nhiều trong số đó đến từ các múi giờ khác nhau. Sau khi triển khai một hệ thống trả lời điện thoại tự động, công ty có thể xử lý các yêu cầu về đơn hàng, xử lý trả hàng và cung cấp thông tin về các chương trình khuyến mãi bằng giọng nói tự động để tiếp thị qua điện thoại. Điều này đã hợp lý hóa quy trình dịch vụ khách hàng và dẫn đến sự gia tăng các đánh giá tích cực của khách hàng, vì khách hàng đánh giá cao phản hồi nhanh chóng và dịch vụ chuyên nghiệp.

Các sản phẩm được đề xuất:

• Smith AI: Kết hợp tự động hóa AI với hỗ trợ lễ tân trực tiếp, hoàn hảo để xử lý các yêu cầu của khách hàng và tiếp thị qua điện thoại.
• Gridspace: Cung cấp phân tích thời gian thực và các đại lý giọng nói tự động, lý tưởng cho các hoạt động dịch vụ khách hàng quy mô lớn.

Doanh nghiệp 4: Dịch vụ tài chính

Một công ty dịch vụ tài chính đã tìm cách giảm khối lượng các cuộc gọi hỗ trợ khách hàng liên quan đến quản lý tài khoản và xử lý khoản vay. Bằng cách triển khai một hệ thống tự động được hỗ trợ bởi công nghệ AI, họ đã giảm 82% các cuộc gọi hỗ trợ của con người, cho phép công ty tập trung vào các vấn đề tài chính phức tạp hơn trong khi tự động hóa các yêu cầu thông thường. Việc tích hợp đã hợp lý hóa việc quản lý cuộc gọi, cải thiện sự hài lòng của khách hàng và cho phép các đại lý xử lý nhiều trường hợp ưu tiên cao hơn.

Các sản phẩm được đề xuất:

• Retell AI: Nổi tiếng với sự linh hoạt và các kênh giao tiếp do AI điều khiển thân thiện với người dùng, lý tưởng cho các dịch vụ tài chính.
• Gridspace: Cung cấp các đại lý giọng nói AI an toàn, tuân thủ và có thể mở rộng để quản lý các tương tác tài chính nhạy cảm.

Doanh nghiệp 4: Bất động sản

Một công ty bất động sản đang đối mặt với những thách thức trong việc quản lý các yêu cầu của khách hàng và đặt lịch tham quan bất động sản. Bằng cách triển khai một hệ thống tự động, họ đã giảm 30% các cuộc gọi nhỡ của khách hàng, cho phép các đại lý lên lịch các chuyến tham quan và theo dõi một cách hiệu quả. Giao tiếp được hợp lý hóa này cho phép nhóm tập trung vào các tương tác có giá trị cao hơn trong khi tự động hóa các tác vụ thông thường.

Các sản phẩm được đề xuất:

• Synthflow.ai: Tích hợp CRM mạnh mẽ, lý tưởng để quản lý các yêu cầu của khách hàng, lên lịch các chuyến tham quan và theo dõi các tương tác.
• Smith AI: Cung cấp hỗ trợ đa kênh liền mạch với tích hợp CRM, khiến nó trở thành một lựa chọn hoàn hảo cho các công ty bất động sản quản lý giao tiếp đa dạng của khách hàng.

Doanh nghiệp 5: Khách sạn

Một tập đoàn khách sạn quản lý nhiều cơ sở kinh doanh phải đối mặt với những thách thức trong việc xử lý khối lượng lớn các yêu cầu đặt phòng và của khách. Bằng cách sử dụng công nghệ Ai để tự động hóa, họ đã tự động hóa các hệ thống đặt phòng và hỗ trợ khách, cải thiện đáng kể thời gian phản hồi và sự hài lòng của khách. Tính khả dụng 24/7 của hệ thống cho phép tập đoàn quản lý giờ cao điểm hiệu quả hơn, đảm bảo không có khách nào bị bỏ rơi.

Các sản phẩm được đề xuất:

• Slang AI: Được thiết kế cho ngành khách sạn, nó tự động hóa các tương tác qua điện thoại, quản lý đặt phòng và nâng cao trải nghiệm của khách bằng cách xử lý cuộc gọi do AI điều khiển.
• Bland AI: Một hệ thống trả lời điện thoại đơn giản hơn nhưng hiệu quả, Bland AI giúp tự động hóa các yêu cầu của khách và các yêu cầu đặt phòng, khiến nó trở nên lý tưởng cho các doanh nghiệp khách sạn vừa và nhỏ.

Kết luận: Tương lai của các hệ thống điện thoại tự động

Đầu tư vào một hệ thống trả lời điện thoại tự động là một bước đi thông minh cho các doanh nghiệp nhỏ. Các hệ thống này cung cấp tính khả dụng 24/7, giảm chi phí lao động và giúp các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, đáng tin cậy. Tự động hóa là tương lai và việc áp dụng hệ thống phù hợp sẽ mang lại cho doanh nghiệp của bạn một lợi thế cạnh tranh.

Về loạt bài này

Đây là một loạt 5 bài viết khám phá các chiến lược giao tiếp với khách hàng dành cho các doanh nghiệp nhỏ, tập trung vào các dịch vụ trả lời:

• Tại sao các doanh nghiệp nhỏ cần dịch vụ trả lời?: Khám phá tầm quan trọng và lợi ích của các dịch vụ trả lời.

• Nhân viên lễ tân trực tiếp thuê ngoài so với nội bộ: Nhân viên lễ tân trực tiếp là gì? Bạn nên thuê ngoài hay thuê nội bộ?

• (Bài viết này) Hệ thống trả lời điện thoại tự động (IVR Phản hồi giọng nói tương tác so với Đại lý AI bằng giọng nói): Dịch vụ trả lời tự động là gì? Bạn nên sử dụng IVR rô bốt hay đại lý AI bằng giọng nói?

• Quyết định: Doanh nghiệp nhỏ của tôi nên sử dụng nhân viên lễ tân trực tiếp hay dịch vụ trả lời tự động?: Bạn đã tìm hiểu tất cả về các dịch vụ trả lời từ loạt bài của chúng tôi. Bây giờ là lúc quyết định loại dịch vụ nào là tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.

• OpenAI so với Con người so với AI bằng giọng nói: So sánh chi phí: Công nghệ AI bằng giọng nói mới nhất của OpenAI là một đại lý AI bằng giọng nói tuyệt vời. Chi phí thực tế là bao nhiêu?