이는 소규모 비즈니스 고객 커뮤니케이션 전략을 탐색하는 5개 기사 시리즈로, 응답 서비스에 중점을 둡니다:

서비스 결정 다이어그램: 음성 메일 또는 음성 AI

1. 소규모 비즈니스가 응답 서비스가 필요한 이유는 무엇인가요?：응답 서비스의 중요성과 이점을 탐색합니다.

2. 아웃소싱 vs 내부 실시간 리셉셔니스트：실시간 리셉셔니스트란 무엇인가요? 아웃소싱해야 할까요 아니면 내부 고용해야 할까요?

3. (이 기사) 자동 전화 응답 시스템(IVR vs 음성 AI 에이전트)：자동 응답 서비스란 무엇인가요? IVR을 사용해야 할까요 아니면 음성 AI 에이전트를 사용해야 할까요?

4. 결정: 내 소규모 비즈니스는 실시간 리셉셔니스트를 사용해야 할까요 아니면 자동 응답 서비스를 사용해야 할까요?：시리즈에서 응답 서비스에 대한 모든 것을 배웠습니다. 이제 어떤 유형의 서비스가 비즈니스에 가장 적합한지 결정할 때입니다.

5. OpenAI vs 인간 vs 음성 AI: 비용 비교：최신 음성 AI 기술로 전환해야 할지 궁금하신가요? 실제 비용을 살펴보겠습니다.

소개

고객 커뮤니케이션 관리는 소규모 비즈니스가 직면하는 주요 도전 과제입니다. 일상적인 운영과 대량의 문의 사이의 균형을 맞추는 것은 전화 놓침, 영업시간 후 문제, 수익 손실로 이어질 수 있으며, 궁극적으로 고객 만족도에 영향을 미칩니다. 추가 직원이나 전담 리셉셔니스트 고용은 재정적으로 항상 실현 가능하지 않으며, 특히 소규모 비즈니스의 경우 더욱 그렇습니다. 이 경쟁적인 환경에서 빠르고 효율적인 응답을 유지하는 것이 중요합니다.

자동 전화 응답 시스템은 실용적인 해결책입니다. 24/7 가용성을 제공하며, 인적 개입 없이 전화를 라우팅하고, 메시지를 받고, 약속을 예약할 수 있습니다. 인력 비용을 절약할 뿐만 아니라 일관되고 시기적절한 응답을 제공하여 고객 만족도를 향상시킬 수 있습니다. 이 가이드에서는 소규모 비즈니스가 비용을 절약하고, 효율성을 높이며, 더 전문적인 고객 경험을 제공할 수 있도록 도와주는 최고의 자동 전화 응답 시스템을 탐색해보겠습니다.

소규모 비즈니스가 자동 전화 응답 시스템이 필요한 이유

소규모 비즈니스는 일반적으로 운영 관리와 고객 문의 처리 사이에서 갈등을 겪습니다. 놓친 전화나 응답하지 않은 문의는 고객이 경쟁업체로 전환할 수 있어 비즈니스 손실로 이어질 수 있습니다. 추가 직원 고용은 비용이 많이 들 수 있으며, 특히 예산이 부족한 회사의 경우 더욱 그렇습니다. 자동 전화 시스템은 24/7 통화 관리를 제공하여 문의를 올바른 부서로 라우팅하고, 메시지를 받고, 심지어 약속을 예약할 수도 있습니다. 이러한 시스템은 소규모 비즈니스가 전화를 놓치지 않도록 도와주고, 24시간 서비스를 제공하며, 직원들이 성장에 집중할 수 있도록 합니다.

필요한 자동화를 이해하는 데 도움이 되는 다이어그램은 다음과 같습니다:

서비스 결정 다이어그램: 음성 메일 또는 음성 AI

비즈니스 전화 응답 시스템의 핵심 기능

자동 전화 시스템을 선택할 때는 비즈니스 운영을 향상시키고 고객 경험을 개선할 수 있는 기능을 찾는 것이 중요합니다. 소규모 비즈니스 소유자가 내려야 할 첫 번째 결정은 IVR(대화형 음성 응답)과 같은 “멍청한” 시스템을 사용할지 아니면 음성 AI 에이전트와 같은 “스마트” 시스템을 사용할지입니다. 전통적인 IVR 시스템이 대소기업의 선택이었지만, 음성 AI 에이전트의 부상은 훌륭한 대안을 제공합니다. IVR과 전화선의 음성 AI 에이전트 간의 주요 차이점은 다음과 같습니다:

• 통화 라우팅:
  • 대화형 음성 응답: 키패드 사용(예: “1번을 누르면 직불카드”).
  • 음성 AI 에이전트: 발신자가 자유롭게 말할 수 있도록 하고, 지능적으로 라우팅합니다.
• 대기 시간:
  • 대화형 음성 응답: 사용 가능한 에이전트를 기다리는 시간이 오래 걸릴 수 있습니다.
  • 음성 AI 에이전트: 즉시 응답하며 대기 시간이 없습니다.
• 상호작용:
  • 대화형 음성 응답: 키패드에만 국한됩니다.
  • 음성 AI 에이전트: 자유로운 대화를 지원합니다.
• 음성 메일:
  • 대화형 음성 응답: 발신자가 신호음 후 음성 메일을 남깁니다.
  • 음성 AI 에이전트: 전체 통화가 녹음, 전사 및 요약됩니다.
• 비용:
  • 대화형 음성 응답: 저렴하게 구현할 수 있습니다.
  • 음성 AI 에이전트: 월 30달러부터 시작하며 사용료가 추가됩니다.
• 고급 기능:
  • 대화형 음성 응답: 콜백 요청과 같은 기본 기능.
  • 음성 AI 에이전트: 약속 예약 및 CRM 동기화와 같은 고급 기능.

대화형 음성 응답(IVR) vs 음성 AI 에이전트

다음으로 전화 응답을 위한 스마트 음성 AI 에이전트 시스템에 중점을 두겠습니다.

소규모 비즈니스를 위한 최고의 자동화(및 스마트) 전화 응답 시스템

다음은 현재 사용 가능한 최고의 스마트 전화 응답 시스템 옵션의 개요입니다:

제품 1: SeaChat

SeaChat은 전체 채널 지원이 필요한 기업에게 훌륭한 선택입니다. 전화, SMS, WhatsApp 및 Facebook Messenger와 같은 채팅 서비스를 포함한 여러 플랫폼에서 고객 상호작용을 관리하여 어떤 채널을 사용하든 일관되고 반응이 빠른 서비스를 제공합니다.

• 전체 채널 지원: 여러 플랫폼에서 전화와 SMS를 원활하게 처리하여 전자상거래, 소매 및 서비스 업계에 이상적입니다.
• 실시간 에이전트 전환: AI가 기본 문의에 응답하고 실시간 에이전트 지원이 복잡한 문제를 처리하여 필요시 효율적인 서비스와 개인화된 터치를 제공합니다.
• 코드 없는 플랫폼: 기술적 전문 지식 없이도 쉽게 설정, 구성 및 수정할 수 있어 빠른 배포와 사용자 정의가 가능합니다.
• 에이전트 관리: 필요에 따라 AI 에이전트를 쉽게 시작하고 교체하여 피크 시간에 유연성을 제공합니다.
• 사용 사례: 고객 문의, 약속 예약(Google 캘린더와 통합), 견적을 지원하여 미용실, 의료 사무실 및 수리점과 같은 업계에 적합합니다.
• 아웃바운드 전화 지원: 아웃바운드 전화 마케팅, 약속 알림 및 알림을 관리하여 인바운드 및 아웃바운드 커뮤니케이션을 포괄합니다.
• 사용 편의성 및 다국어 지원: 사용자 친화적이며 중국어, 일본어, 스페인어, 포르투갈어, 베트남어, 러시아어 및 프랑스어를 포함한 여러 언어를 지원하여 글로벌 기업에 이상적입니다.

권장 사용 사례:

• 의료 서비스: 싱가포르 사회 서비스 조직이 SeaChat과 협력하여 자원봉사자가 매년 걸는 전화 수를 10,000통 줄이면서 동시에 노인들의 월간 전화 설문 빈도를 증가시켰습니다.
• 전자상거래 및 소매: WhatsApp Business API와 통합하여 효율적인 커뮤니케이션으로 고객 서비스를 향상시키고 판매를 촉진합니다.
• 서비스 업계: 24/7 전화 응답 자동화, 약속 간소화 및 긴급 고객 문의 처리.

가격: 채팅 서비스는 월 10달러부터, 음성 에이전트는 월 30달러부터 시작합니다. 신규 사용자는 무료 플랜을 이용할 수 있습니다.

제품 2: Synthflow.ai

Synthflow.ai는 강력한 API 통합 기능으로 유명하며, 고객 상호작용을 추적하면서 전화, 전화 마케팅 및 실시간 리셉셔니스트 서비스를 관리해야 하는 기업에게 귀중한 도구입니다.

• CRM 통합: HubSpot 및 Salesforce와 같은 CRM과 원활하게 통합하여 기업이 고객 문의를 기록하고 추적할 수 있어 판매 및 지원 프로세스를 개선합니다.
• 통화 라우팅: 통화를 올바른 부서로 효율적으로 라우팅하여 대기 시간을 줄이고 전체 운영을 개선합니다.
• 자동화된 전화 마케팅 지원: 아웃바운드 캠페인, 프로모션 및 추적을 위한 기능을 제공합니다.
• 실시간 리셉셔니스트 옵션: 복잡한 문의를 처리하거나 개인화된 상호작용이 필요한 고가치 고객을 위한 실시간 리셉셔니스트 서비스를 제공합니다.

권장 사용 사례:

• 부동산: 놓친 고객 전화를 30% 줄여 에이전트가 부동산 투어를 효율적으로 예약할 수 있도록 도와줍니다.
• 채용: 후보자 아웃리치를 자동화하여 채용을 향상시키고 관리 시간을 40% 줄입니다.
• 판매: CRM 도구와 원활하게 통합하여 고객 커뮤니케이션을 간소화합니다.

가격: 스타터 플랜은 월 29달러부터 시작하며 50분이 포함됩니다.

제품 3: Bland AI

Bland AI는 중소기업을 위해 설계된 간단하면서도 강력한 전화 응답 시스템입니다. 최소한의 기술 요구사항으로 기본 기능을 제공합니다.

• 사용 편의성: IT 지원 없이도 관리할 수 있는 직관적인 인터페이스를 제공합니다.
• 통화 전환 및 음성 메일 지원: 전화를 놓치지 않도록 보장하고 음성 메일을 적절한 직원에게 전달합니다.
• 자동 약속 스케줄링: 자동화를 통해 관리 작업량을 줄입니다.
• 전화 마케팅 기능: 프로모션 및 추적을 위한 아웃바운드 커뮤니케이션을 지원합니다.
• 사용자 정의: 기업이 특정 요구사항에 따라 통화 라우팅 및 약속 스케줄링을 사용자 정의할 수 있도록 합니다.

권장 사용 사례:

• 전자상거래 및 소매: AI 기반 응답으로 고객 서비스를 향상시키고 고객 충성도를 높입니다.
• 통신: 문제 해결 및 청구 문의와 같은 일상적인 작업을 자동화하여 인적 에이전트의 작업량을 줄입니다.
• 호스피탈리티: 약속 문의, 일정 및 고객 피드백을 관리하여 게스트 경험을 개선합니다.

가격: 견적은 영업팀에 문의하세요. Bland AI는 주로 기업용으로 사용됩니다.

제품 4: Smith.ai

Smith.ai는 AI 기반 고객 참여 및 지원을 찾는 기업을 위한 강력한 솔루션입니다. 다양한 채널에서 고객 커뮤니케이션을 관리하면서 일관되고 전문적인 상호작용을 유지하는 데 뛰어납니다.

• 전체 채널 지원: 전화, 웹 채팅 및 메시징 플랫폼에서 커뮤니케이션을 원활하게 관리합니다.
• 실시간 리셉셔니스트 및 AI 하이브리드: AI 응답의 효율성과 실시간 리셉셔니스트의 개인화된 서비스를 결합하여 기업이 일상적이고 복잡한 문의를 처리할 수 있도록 합니다.
• CRM 통합: 많은 CRM과 원활하게 통합하여 고객 데이터가 추적, 저장 및 액세스되도록 보장합니다.
• 리드 자격 확인: 리드를 자동으로 스크리닝하고 자격을 확인하여 수동 추적의 필요성을 줄입니다.
• 아웃바운드 커뮤니케이션: 약속 스케줄링, 알림 및 추적을 위한 아웃바운드 전화를 지원합니다.

권장 사용 사례:

• 소프트웨어 및 SaaS 회사: 고객 전화, 리드 자격 확인 및 약속 스케줄링을 관리하여 운영 비용을 최대 33% 절약합니다.
• 법무법인: 24/7 법률 상담, 전화 응답 및 고객 스크리닝을 제공하여 고객 만족도를 67% 향상시킵니다.
• 의료 클리닉: 환자 약속, 알림 및 결제를 관리하여 환자 보유율을 14% 향상시킵니다.

가격: 스타터 키트는 월 285달러부터 시작하며 30통의 전화가 포함됩니다.

제품 5: Retell AI

Retell AI는 고급 AI 기술을 통해 통화 운영을 간소화하도록 설계된 강력한 음성 AI 솔루션으로, 스마트 음성 에이전트를 통해 고객 상호작용을 자동화하여 효율성을 향상시킵니다.

• AI 음성 에이전트: AI 기반 에이전트를 구축, 테스트 및 배포하여 플랫폼 간 통화를 관리하고 자동화합니다.
• 감정 분석: 감정 감지 및 성능 추적을 포함한 통화 후 분석을 제공합니다.
• 다중 채널 지원: 전화, 웹 및 모바일 애플리케이션에 배포합니다.
• CRM 통합: 기존 CRM 시스템과 쉽게 통합됩니다.
• 확장성: 낮은 지연 시간으로 수백만 통의 전화를 처리합니다.

권장 사용 사례:

• 의료: 환자 추적 및 스케줄링을 자동화하면서 GDPR 및 SOC 2 Type 1 준수를 보장합니다.
• 판매: 50만 통 이상의 전화로 판매 작업을 빠르게 확장합니다.
• 금융: 전통적인 IVR 시스템의 5%에 비해 30% 이상의 통화를 관리합니다.

가격: AI 모델 및 서비스에 따라 사용자 정의할 수 있으며 사용량 기반 요금 옵션을 제공합니다.

제품 6: Slang AI

Slang.ai는 호스피탈리티 업계를 위해 설계된 음성 AI 솔루션으로, 전화 상호작용을 간소화하고 고객 경험을 향상시킵니다.

• AI 음성 에이전트: 자동 전화 응답, 약속 예약 및 일반적인 질문을 관리합니다.
• 감정 감지: 고객 만족도 및 통화 성능을 추적합니다.
• 사용자 정의 가능한 경험: 비즈니스 요구사항에 맞게 AI 응답 및 발신자 여정을 조정합니다.
• 24/7 신뢰성: 직원 개입 없이 24시간 전화를 처리합니다.
• 확장성: 높은 통화량을 수용할 수 있습니다.

권장 사용 사례:

• 레스토랑: PLNT Burger는 Slang.ai를 사용하여 실시간 고객 상호작용 및 주문 관리를 수행합니다.
• 호스피탈리티: Culture Collective Hospitality Group은 자동화된 통화 관리로 게스트 서비스를 개선합니다.
• 푸드 서비스: Lil Beaver Brewery는 피크 시간에 Slang.ai를 사용하여 높은 통화량을 관리합니다.

가격: 월 199달러부터 시작하거나 연간 약정 시 월 139달러입니다.

제품 7: Gridspace

Gridspace는 AI 음성 에이전트를 통해 콜센터 운영을 최적화하는 고급 대화형 AI 플랫폼으로, 대량의 예약 및 게스트 문의를 처리하는 데 어려움을 겪었습니다. AI 기술을 사용한 자동화를 통해 예약 시스템 및 게스트 지원을 자동화하여 응답 시간을 크게 단축하고 게스트 만족도를 향상시켰습니다. 시스템의 24/7 가용성으로 그룹은 피크 시간을 더 효율적으로 관리할 수 있어 어떤 게스트도 소외되지 않도록 보장했습니다.

권장 제품:

• Slang AI: 호스피탈리티 업계를 위해 설계되어 AI 기반 통화 처리로 전화 상호작용을 자동화하고, 예약을 관리하며, 게스트 경험을 향상시킵니다.
• Bland AI: 더 간단하지만 효율적인 전화 응답 시스템인 Bland AI는 게스트 문의 및 예약 요청을 자동화하여 중소형 호텔 비즈니스에 이상적인 선택입니다.

결론: 자동 전화 시스템의 미래

자동 전화 응답 시스템에 투자하는 것은 소규모 비즈니스에게 현명한 결정입니다. 이러한 시스템은 24/7 가용성을 제공하고, 노동 비용을 절약하며, 기업이 전문적이고 신뢰할 수 있는 서비스를 제공할 수 있도록 도와줍니다. 자동화는 미래이며, 올바른 시스템을 채택하는 것은 비즈니스에 경쟁 우위를 제공할 것입니다.

이 시리즈에 대해

이는 소규모 비즈니스 고객 커뮤니케이션 전략을 탐색하는 5개 기사 시리즈로, 응답 서비스에 중점을 둡니다:

• 소규모 비즈니스가 응답 서비스가 필요한 이유는 무엇인가요?：응답 서비스의 중요성과 이점을 탐색합니다.

• 아웃소싱 vs 내부 실시간 리셉셔니스트：실시간 리셉셔니스트란 무엇인가요? 아웃소싱해야 할까요 아니면 내부 고용해야 할까요?

• (이 기사) 자동 전화 응답 시스템(IVR vs 음성 AI 에이전트)：자동 응답 서비스란 무엇인가요? 로봇 IVR을 사용해야 할까요 아니면 음성 AI 에이전트를 사용해야 할까요?

• 결정: 내 소규모 비즈니스는 실시간 리셉셔니스트를 사용해야 할까요 아니면 자동 응답 서비스를 사용해야 할까요?：시리즈에서 응답 서비스에 대한 모든 것을 배웠습니다. 이제 어떤 유형의 서비스가 비즈니스에 가장 적합한지 결정할 때입니다.

• OpenAI vs 인간 vs 음성 AI: 비용 비교：OpenAI의 최신 음성 AI 기술은 훌륭한 음성 AI 에이전트입니다. 실제 비용은 얼마인가요?