Đây là chuỗi 5 bài viết khám phá các chiến lược giao tiếp với khách hàng cho các doanh nghiệp nhỏ, tập trung vào các dịch vụ trả lời:

(Bài viết này) Tại sao doanh nghiệp nhỏ cần dịch vụ trả lời?: Khám phá tầm quan trọng và lợi ích của các dịch vụ trả lời.
Thuê ngoài so với lễ tân trực tiếp nội bộ: Lễ tân trực tiếp là gì? Bạn nên thuê ngoài hay thuê nội bộ?
Hệ thống trả lời điện thoại tự động (Interactive Voice Response IVR so với tác nhân Voice AI): Dịch vụ trả lời tự động là gì? Bạn nên sử dụng Interactive Voice Response hay tác nhân Voice AI?
Quyết định: Doanh nghiệp nhỏ của tôi nên sử dụng lễ tân trực tiếp hay dịch vụ trả lời tự động?: Bạn đã tìm hiểu tất cả về các dịch vụ trả lời từ loạt bài của chúng tôi. Bây giờ là lúc quyết định loại dịch vụ nào phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.
OpenAI so với Con người so với Voice AI: So sánh chi phí: Tự hỏi liệu bạn có nên chuyển sang công nghệ Voice AI mới nhất không? Hãy cùng xem xét chi phí thực tế.

Giới thiệu

Điều hành một doanh nghiệp nhỏ đòi hỏi phải xoay sở nhiều trách nhiệm, từ quản lý các công việc hàng ngày đến xây dựng mối quan hệ với khách hàng. Rất dễ bỏ lỡ các cuộc gọi điện thoại quan trọng, điều này có thể đồng nghĩa với việc bỏ lỡ cơ hội. Đó là lúc dịch vụ trả lời phát huy tác dụng—đảm bảo doanh nghiệp của bạn luôn phản hồi nhanh chóng và hiệu quả. Cho dù đó là dịch vụ trả lời trực tiếp hay hệ thống tự động, các giải pháp này có thể cải thiện đáng kể sự hài lòng của khách hàng và giữ cho doanh nghiệp của bạn cạnh tranh. Hướng dẫn này sẽ giúp bạn hiểu tầm quan trọng của các dịch vụ trả lời doanh nghiệp đối với các doanh nghiệp nhỏ và cách chọn dịch vụ phù hợp với nhu cầu của bạn.

Dịch vụ trả lời là gì?

Dịch vụ trả lời là một giải pháp của bên thứ ba xử lý các cuộc gọi điện thoại đến và đi cho các doanh nghiệp. Các dịch vụ này đảm nhiệm các công việc khác nhau như:

Nhận tin nhắn
Đặt lịch hẹn
Cung cấp hỗ trợ khách hàng
Xử lý các trường hợp khẩn cấp

Dịch vụ trả lời đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn không bao giờ bỏ lỡ cuộc gọi, ngay cả khi nhân viên của bạn không có mặt. Các dịch vụ này hoạt động như một phần mở rộng của doanh nghiệp bạn, tạo điều kiện giao tiếp suôn sẻ giữa bạn và khách hàng.

Các tính năng chính:

Xử lý cuộc gọi (Giờ làm việc hoặc ngoài giờ): Cung cấp khả năng sẵn sàng 24/7 để đảm bảo bạn không bao giờ bỏ lỡ yêu cầu của khách hàng.
Hỗ trợ đa kênh: Quản lý không chỉ các cuộc gọi điện thoại mà còn cả các tương tác trò chuyện, email hoặc SMS.
Kịch bản tùy chỉnh: Đảm bảo giao tiếp nhất quán, có thương hiệu với khách hàng của bạn.

Các dịch vụ trả lời có nhiều hình thức khác nhau: dịch vụ trả lời trực tiếp, hệ thống tự động và tác nhân giọng nói được hỗ trợ bởi AI, tất cả đều được điều chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp bạn.

Tại sao doanh nghiệp nhỏ cần dịch vụ trả lời?

Giảm gián đoạn quy trình làm việc

Chủ doanh nghiệp nhỏ thường phải cân bằng nhiều vai trò. Trả lời điện thoại giữa chừng khi đang điều hành hoạt động có thể làm gián đoạn năng suất. Dịch vụ trả lời đảm bảo rằng các cuộc gọi của khách hàng được xử lý chuyên nghiệp mà không làm gián đoạn quy trình làm việc của bạn.

Nâng cao sự hài lòng của khách hàng

Khách hàng mong đợi phản hồi kịp thời. Dịch vụ trả lời trực tiếp đảm bảo rằng mọi cuộc gọi đều được trả lời nhanh chóng và chuyên nghiệp, điều này xây dựng lòng tin và lòng trung thành của khách hàng. Bằng cách cung cấp phản hồi theo thời gian thực cho các yêu cầu, khiếu nại hoặc yêu cầu hỗ trợ, bạn sẽ cải thiện sự hài lòng của khách hàng.

Giảm thiểu cơ hội bị bỏ lỡ

Bỏ lỡ cuộc gọi có nghĩa là bỏ lỡ doanh số tiềm năng. Dịch vụ trả lời nắm bắt mọi khách hàng tiềm năng, biến các yêu cầu thành khách hàng—ngay cả sau giờ làm việc.

Các loại dịch vụ trả lời khác nhau là gì?

Trung tâm cuộc gọi đến

Các trung tâm cuộc gọi đến sử dụng các tổng đài viên trực tiếp để quản lý khối lượng lớn các cuộc gọi của khách hàng. Các dịch vụ này hoàn hảo cho các doanh nghiệp cần xử lý nhiều yêu cầu hàng ngày.

Ước tính chi phí: 200 đến 2.000 đô la mỗi tháng, tùy thuộc vào khối lượng cuộc gọi và mức độ dịch vụ.
Lợi ích: Cung cấp cho doanh nghiệp giải pháp quản lý cuộc gọi chuyên nghiệp cho khối lượng cuộc gọi lớn.

Lễ tân/Trợ lý ảo

Lễ tân ảo làm việc từ xa để xử lý các công việc như lên lịch hẹn, trả lời các yêu cầu và nhận tin nhắn. Dịch vụ này cung cấp một giải pháp thay thế chuyên nghiệp cho việc thuê một lễ tân toàn thời gian.

Ước tính chi phí: 3 đô la/giờ (nước ngoài) đến 15 đô la/giờ (tại Hoa Kỳ).
Lợi ích: Tiết kiệm chi phí, linh hoạt và xử lý cuộc gọi chuyên nghiệp cho các doanh nghiệp nhỏ.

Dịch vụ trả lời tự động

Các dịch vụ tự động sử dụng hệ thống IVR (Interactive Voice Response), hướng dẫn khách hàng thông qua một menu các tùy chọn được ghi âm sẵn. Chúng rất tuyệt vời để xử lý các tác vụ lặp đi lặp lại như thu thập thông tin cơ bản hoặc chuyển cuộc gọi.

Ước tính chi phí: Chỉ từ 10 đô la/tháng.
Lợi ích: Hoạt động 24/7 và quản lý hiệu quả khối lượng cuộc gọi lớn mà không cần sự hỗ trợ của con người.

Tác nhân giọng nói AI

Các tác nhân giọng nói AI như Voice và SeaChat cung cấp khả năng xử lý cuộc gọi nâng cao bằng cách tương tác với khách hàng trong các cuộc trò chuyện tự nhiên, giống con người. Dựa trên cơ sở kiến thức được đào tạo, các tác nhân này có thể trả lời câu hỏi, đặt lịch hẹn và thậm chí giải quyết các vấn đề phức tạp của khách hàng.

Ước tính chi phí: SeaChat bắt đầu từ 30 đô la/tháng.
Lợi ích: Trải nghiệm khách hàng được cá nhân hóa và các giải pháp có thể mở rộng để xử lý các yêu cầu thường xuyên hoặc phức tạp.

Chi phí cho dịch vụ trả lời là bao nhiêu?

Chi phí cho dịch vụ trả lời phụ thuộc vào loại dịch vụ và khối lượng cuộc gọi. Dưới đây là bảng phân tích chi phí ước tính:

Trung tâm cuộc gọi đến: 200 - 2.000 đô la/tháng
Lễ tân/Trợ lý ảo: 3 - 15 đô la/giờ
Hệ thống tự động: 10 - 100 đô la/tháng
Tác nhân giọng nói AI: Bắt đầu từ 30 đô la/tháng

Mặc dù có chi phí khi sử dụng dịch vụ trả lời, nhưng lợi tức đầu tư tiềm năng—thông qua việc cải thiện dịch vụ khách hàng, thu hút khách hàng tiềm năng và hiệu quả hoạt động—khiến các dịch vụ này đáng để xem xét.

Các doanh nghiệp hưởng lợi từ dịch vụ trả lời

Các dịch vụ trả lời có thể thích ứng trên nhiều ngành khác nhau. Dưới đây là một số ví dụ về các doanh nghiệp phát triển mạnh với các dịch vụ trả lời:

Chăm sóc sức khỏe, phòng khám và phòng mạch y tế

Thách thức:
- Khối lượng cuộc gọi lớn từ việc đặt lịch hẹn, yêu cầu của bệnh nhân và yêu cầu khẩn cấp.
- Quản lý cuộc gọi trong giờ cao điểm hoặc sau giờ làm việc có thể làm quá tải nhân viên nội bộ.
Giải pháp:
- Các dịch vụ trả lời được thiết kế cho các chuyên gia chăm sóc sức khỏe cung cấp hỗ trợ quan trọng bằng cách quản lý các cuộc gọi của bệnh nhân, lên lịch hẹn và giải quyết các câu hỏi thường gặp về dịch vụ và chính sách. Điều này cho phép các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe tập trung vào việc chăm sóc bệnh nhân mà không bị gánh nặng bởi các cuộc gọi điện thoại liên tục.

Các công ty luật

Thách thức:
- Các cuộc giao tiếp với khách hàng nhạy cảm về thời gian và bảo mật thường xảy ra ngoài giờ làm việc.
- Bỏ lỡ cuộc gọi, đặc biệt là để cập nhật vụ việc hoặc các vấn đề khẩn cấp, có thể làm hỏng mối quan hệ với khách hàng.
Giải pháp:
- Dịch vụ trả lời 24/7 cung cấp phạm vi phủ sóng liên tục cho các công ty luật, đảm bảo không có cuộc gọi hoặc yêu cầu nào của khách hàng bị bỏ lỡ, ngay cả sau giờ làm việc. Các dịch vụ này có thể xử lý việc lên lịch hẹn với khách hàng, sàng lọc cuộc gọi để đảm bảo các vấn đề khẩn cấp nhất được ưu tiên và chuyển tiếp các tin nhắn quan trọng cho luật sư khi cần.

Dịch vụ gia đình và nhà thầu

Thách thức:
- Các nhà thầu làm việc tại chỗ khó trả lời các cuộc gọi đến, dẫn đến mất khách hàng tiềm năng.
- Các yêu cầu khẩn cấp, như vấn đề về hệ thống ống nước hoặc điện, xảy ra ngoài giờ làm việc thông thường.
Giải pháp:
- Các dịch vụ trả lời là một công cụ vô giá cho các dịch vụ gia đình và nhà thầu, đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu của khách hàng được nắm bắt, các cuộc hẹn được đặt và các yêu cầu báo giá được xử lý kịp thời. Đối với các dịch vụ hoạt động 24/7, chẳng hạn như sửa chữa hệ thống ống nước hoặc HVAC khẩn cấp, dịch vụ trả lời đảm bảo rằng khách hàng tiềm năng có thể liên hệ với doanh nghiệp của bạn bất cứ lúc nào. Các dịch vụ này cũng giúp các nhà thầu tập trung vào công việc tại chỗ mà không bỏ lỡ các khách hàng tiềm năng.

Bán lẻ

Thách thức:
- Khó khăn trong việc quản lý các yêu cầu, khiếu nại của khách hàng và các yêu cầu ngoài giờ.
- Thiếu năng lực để bao phủ liên tục, đặc biệt là trong giờ cao điểm hoặc ngoài giờ.
Giải pháp:
- Dịch vụ trả lời 24/7 đảm bảo rằng không có yêu cầu nào của khách hàng bị bỏ lỡ, ngay cả trong giờ ngoài giờ. Các dịch vụ trả lời bán lẻ có thể giúp quản lý các khiếu nại của khách hàng, trả lời các câu hỏi liên quan đến sản phẩm và xử lý các yêu cầu dịch vụ ngoài giờ, cải thiện trải nghiệm khách hàng tổng thể và sự hài lòng của khách hàng.

Thương mại điện tử

Thách thức:
- Khối lượng lớn các câu hỏi của khách hàng về trạng thái đơn hàng, trả hàng và Câu hỏi thường gặp, đặc biệt là sau giờ làm việc.
- Cần hỗ trợ 24/7 để tránh hủy đơn hàng hoặc khách hàng thất vọng do phản hồi chậm trễ.
Giải pháp:
- Dịch vụ trả lời 24/7 cho các doanh nghiệp thương mại điện tử có thể xử lý các câu hỏi thường gặp của khách hàng liên quan đến theo dõi đơn hàng, trả hàng và Câu hỏi thường gặp. Cho dù đó là cập nhật cho khách hàng về trạng thái đơn hàng của họ hay xử lý các yêu cầu hoàn tiền và trả hàng, dịch vụ trả lời đều cung cấp hỗ trợ theo thời gian thực. Điều này cải thiện sự hài lòng của khách hàng và đảm bảo rằng cửa hàng trực tuyến của bạn vẫn cạnh tranh bằng cách cung cấp dịch vụ nhất quán, đáng tin cậy suốt ngày đêm.

Quản lý tài sản

Thách thức:
- Quản lý các yêu cầu của người thuê, yêu cầu bảo trì và các trường hợp khẩn cấp của tòa nhà có thể là một thách thức.
- Các vấn đề ngoài giờ hoặc cuối tuần yêu cầu phản hồi kịp thời, làm quá tải nhân viên.
Giải pháp:
- Dịch vụ trả lời 24/7 cho quản lý tài sản cung cấp hỗ trợ suốt ngày đêm cho người thuê. Cho dù đó là xử lý các yêu cầu bảo trì thường xuyên, giải quyết các trường hợp khẩn cấp của tòa nhà hoặc quản lý các yêu cầu chung của người thuê, dịch vụ trả lời đảm bảo phản hồi nhanh chóng và chuyên nghiệp. Điều này cho phép các nhà quản lý tài sản tập trung vào các công việc quan trọng khác trong khi vẫn đảm bảo rằng nhu cầu của người thuê luôn được đáp ứng.

Các tổ chức tôn giáo

Thách thức:
- Các cộng đồng lớn, đa dạng cần quản lý giao tiếp liên tục.
- Xử lý các yêu cầu sự kiện, lịch trình dịch vụ và yêu cầu cầu nguyện mà không có nhân viên chuyên trách có thể khó khăn.
Giải pháp:
- Các dịch vụ trả lời có thể là một nguồn tài nguyên quý giá cho các tổ chức tôn giáo bằng cách đảm bảo rằng các yêu cầu của thành viên, chi tiết sự kiện và các thông tin liên lạc khác được xử lý hiệu quả. Các dịch vụ này có thể trả lời các câu hỏi về các sự kiện sắp tới, lịch trình dịch vụ và cung cấp hỗ trợ cho các yêu cầu cầu nguyện hoặc các chương trình tiếp cận cộng đồng.

Các cơ quan chính phủ

Thách thức:
- Bị tràn ngập các yêu cầu công khai về dịch vụ, chương trình và quy định.
- Quản lý các yêu cầu và phân phối thông tin chính xác, kịp thời giữa các phòng ban là một thách thức.
Giải pháp:
- Các dịch vụ trả lời là một giải pháp hiệu quả cho các cơ quan chính phủ, cung cấp hỗ trợ để quản lý các yêu cầu công khai và phổ biến thông tin quan trọng. Cho dù đó là xử lý các câu hỏi về các chương trình của chính phủ, dịch vụ công cộng hay hướng dẫn công dân thông qua các quy trình hành chính, các dịch vụ trả lời có thể đảm bảo rằng các yêu cầu được xử lý kịp thời và chính xác. Họ cũng có thể hướng người gọi đến bộ phận thích hợp để có các yêu cầu chuyên biệt.

Chọn dịch vụ trả lời phù hợp cho doanh nghiệp của bạn

Đánh giá nhu cầu và ngân sách doanh nghiệp của bạn

Đánh giá các yêu cầu xử lý cuộc gọi cụ thể của bạn. Bạn có cần dịch vụ 24/7 hay hỗ trợ ban ngày là đủ? Bạn nhận được bao nhiêu cuộc gọi mỗi ngày? Xác định xem bạn có cần các tính năng bổ sung như lên lịch hẹn hoặc xử lý trường hợp khẩn cấp hay không.

Các tính năng chính cần xem xét

Khả dụng 24/7: Cần thiết cho các doanh nghiệp cần dịch vụ khách hàng suốt ngày đêm.
Hỗ trợ đa ngôn ngữ: Lý tưởng cho các doanh nghiệp có cơ sở khách hàng đa dạng.
Tích hợp hệ thống: Chọn dịch vụ tích hợp với CRM hoặc hệ thống lên lịch của bạn để hợp lý hóa quy trình làm việc.
Thu hút khách hàng tiềm năng: Bỏ lỡ khách hàng tiềm năng trong giờ cao điểm hoặc ngoài giờ làm việc có thể gây tốn kém cho bất kỳ hoạt động nào. Các dịch vụ trả lời có thể nắm bắt những cơ hội bị bỏ lỡ này và có khả năng biến chúng thành khách hàng trả tiền.

So sánh các nhà cung cấp dịch vụ

Nghiên cứu và so sánh các nhà cung cấp dịch vụ. Xem xét giá cả, tính năng và đánh giá của khách hàng để đảm bảo chúng phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn. Dựa trên yêu cầu kinh doanh của bạn và dịch vụ bạn chọn, cần có một số phân tích kỹ thuật trong giai đoạn nghiên cứu này.

Đối với các dịch vụ trả lời AI, các giải pháp AI khác nhau được đào tạo bởi các bộ mô hình và kỹ sư khác nhau. Các doanh nghiệp có khách hàng chính là người nói tiếng Trung nên xem xét các dịch vụ AI có mô hình đào tạo phức tạp hơn cho tiếng Trung để đạt hiệu suất tối ưu.

Triển khai dịch vụ trả lời

Tích hợp với các hệ thống hiện có

Đảm bảo dịch vụ trả lời có thể tích hợp liền mạch với các hệ thống phần mềm hiện có của bạn. Điều này sẽ hợp lý hóa các quy trình và giảm thiểu nhập liệu thủ công. Đối với các doanh nghiệp dựa vào kiến thức chuyên biệt về lĩnh vực cụ thể như các công ty luật, quản lý tài sản và các cơ quan chính phủ, việc triển khai kiến thức này vào quy trình dịch vụ trả lời của bạn là một bước quan trọng trong quá trình tích hợp của bạn.

Đào tạo và giới thiệu

Đào tạo lễ tân ảo về các quy trình và giọng điệu của công ty bạn, nhưng hãy xem xét chi phí cao của việc đào tạo và giới thiệu và mong đợi tỷ lệ nghỉ việc cao. Nếu bạn chọn hệ thống AI hoặc tự động, hãy dành thời gian thiết lập các kịch bản đào tạo và quy trình làm việc để phù hợp với yêu cầu kinh doanh của bạn.

Những gì chúng ta đã học được cho đến nay

Các dịch vụ trả lời mang lại nhiều lợi thế có thể cải thiện đáng kể cách các doanh nghiệp nhỏ hoạt động. Từ việc đảm bảo không bỏ lỡ cuộc gọi nào của khách hàng đến việc hợp lý hóa các công việc hàng ngày của doanh nghiệp bạn, các dịch vụ này rất cần thiết cho các công ty muốn duy trì mức độ hài lòng cao của khách hàng trong khi tối đa hóa hiệu quả hoạt động. Dưới đây là tóm tắt các lợi ích chính mà dịch vụ trả lời mang lại cho các doanh nghiệp nhỏ:

Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Phản hồi nhanh chóng và chuyên nghiệp xây dựng lòng tin và lòng trung thành.
Giảm thiểu cơ hội bị bỏ lỡ: Mọi cuộc gọi đến đều được nắm bắt, tăng doanh số bán hàng và chuyển đổi khách hàng tiềm năng.
Hiệu quả hoạt động: Bằng cách thuê ngoài xử lý cuộc gọi, các doanh nghiệp có thể tập trung vào các nhiệm vụ cốt lõi của mình mà không phải hy sinh hỗ trợ khách hàng.
Giải pháp tiết kiệm chi phí: Các tùy chọn giá linh hoạt giúp dịch vụ trả lời có giá cả phải chăng hơn so với việc thuê nhân viên toàn thời gian.
Có thể mở rộng để phát triển: Các dịch vụ trả lời có thể mở rộng để đáp ứng nhu cầu kinh doanh ngày càng tăng.

Trong một thị trường cạnh tranh, dịch vụ trả lời không còn là một thứ xa xỉ mà là một điều cần thiết đối với các doanh nghiệp nhỏ muốn duy trì khả năng phản hồi nhanh chóng và hiệu quả. Cho dù bạn đang hướng tới việc giảm chi phí, cải thiện sự hài lòng của khách hàng hay mở rộng hoạt động của mình, các dịch vụ trả lời đều cung cấp sự linh hoạt và tính chuyên nghiệp cần thiết để đạt được các mục tiêu này. Việc triển khai giải pháp phù hợp đảm bảo doanh nghiệp của bạn luôn sẵn sàng, nắm bắt mọi cơ hội và duy trì các tiêu chuẩn dịch vụ cao mà khách hàng của bạn mong đợi.

Các bước tiếp theo: Cách bắt đầu

Đánh giá các lựa chọn:

Khi quyết định dịch vụ trả lời phù hợp, hãy bắt đầu bằng cách đánh giá các nhu cầu riêng của doanh nghiệp bạn. Hãy xem xét những điều sau:

Khối lượng cuộc gọi: Ước tính số lượng cuộc gọi bạn xử lý hàng ngày và liệu các cuộc gọi đó có đạt đỉnh vào những giờ nhất định hay không. Điều này sẽ giúp xác định xem bạn có cần phủ sóng 24/7 hay chỉ cần trợ giúp trong những giờ bận rộn.
Loại dịch vụ: Quyết định xem dịch vụ trả lời trực tiếp, hệ thống tự động hay tác nhân giọng nói AI phù hợp nhất với nhu cầu của bạn. Mỗi loại đi kèm với các mức độ tương tác, khả năng mở rộng và chi phí khác nhau.
Nhu cầu cụ thể của ngành: Nếu bạn hoạt động trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, pháp lý hoặc quản lý tài sản, hãy xem xét liệu dịch vụ có thể xử lý các yêu cầu chuyên biệt như lên lịch hẹn, tiếp nhận pháp lý hoặc bảo trì khẩn cấp hay không.
Ngân sách: Đảm bảo giải pháp bạn chọn phù hợp với ngân sách của bạn. Chi phí có thể dao động từ 10 đô la mỗi tháng cho các dịch vụ AI đến hàng nghìn đô la cho toàn bộ trung tâm cuộc gọi. So sánh chi phí với giá trị bạn mong đợi đạt được, chẳng hạn như giảm thiểu cơ hội bị bỏ lỡ và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.

Liên hệ với các nhà cung cấp

Khi bạn đã có ý tưởng rõ ràng về nhu cầu của mình, hãy bắt đầu liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ trả lời để so sánh giá cả, tính năng và các tùy chọn dùng thử. Tìm kiếm các nhà cung cấp cung cấp:

Gói giá linh hoạt: Tùy thuộc vào khối lượng cuộc gọi và giờ phủ sóng của bạn, nhiều nhà cung cấp đưa ra mức giá theo tầng. Tìm kiếm các tùy chọn phù hợp với mục đích sử dụng dự kiến của bạn mà không phải trả quá nhiều.
Bản demo hoặc dùng thử dịch vụ: Nhiều nhà cung cấp cho phép bạn kiểm tra dịch vụ của họ trong thời gian dùng thử. Hãy tận dụng cơ hội này để đánh giá hiệu quả của hệ thống, tính dễ sử dụng và khả năng tương thích với mô hình kinh doanh của bạn.
Dịch vụ chuyên biệt: Đảm bảo nhà cung cấp có thể xử lý mọi yêu cầu cụ thể của ngành, chẳng hạn như tuân thủ HIPAA cho các dịch vụ y tế hoặc hỗ trợ đa ngôn ngữ cho khách hàng quốc tế.

Sau đây là một vài ví dụ về các nhà cung cấp cho các nhu cầu khác nhau:

SeaChat: Các tác nhân giọng nói AI bắt đầu từ 10 đô la/tháng, hoàn hảo cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm các giải pháp tự động, chi phí thấp. Tìm hiểu thêm.
AnswerConnect: Lễ tân ảo cung cấp tổng đài viên 24/7, lý tưởng cho các công ty luật hoặc y tế. Tìm hiểu thêm.
CMS: Các dịch vụ trung tâm cuộc gọi đến được điều chỉnh để xử lý khối lượng lớn các yêu cầu của khách hàng, rất phù hợp cho các doanh nghiệp có lưu lượng truy cập cao.

Lập kế hoạch triển khai

Sau khi chọn dịch vụ trả lời của mình, bước tiếp theo là lập kế hoạch tích hợp liền mạch. Quá trình này bao gồm những điều sau:

Tích hợp hệ thống: Đảm bảo rằng dịch vụ trả lời của bạn tích hợp với các hệ thống hiện có như CRM, phần mềm lên lịch hoặc các công cụ nội bộ khác. Bước này giảm thiểu công việc thủ công và tạo ra trải nghiệm khách hàng mượt mà.
Đầu tư thời gian: Đối với các hệ thống AI hoặc tự động, bạn sẽ cần dành thời gian thiết lập luồng cuộc gọi, Câu hỏi thường gặp và kịch bản phản hồi để đảm bảo chúng phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Đối với lễ tân trực tiếp, có thể cần thời gian đào tạo nhân viên về các quy trình và giọng điệu thương hiệu của bạn.
Đầu tư tài chính: Tính đến chi phí thiết lập ban đầu và phí bảo trì liên tục. Đối với các dịch vụ lễ tân trực tiếp, hãy lập kế hoạch cho các chi phí đào tạo và giám sát liên tục. Đối với các dịch vụ do AI điều khiển, hãy mong đợi một khoản đầu tư thời gian ban đầu nhưng chi phí bảo trì liên tục thấp hơn.

Đảm bảo quy trình giới thiệu được suy nghĩ kỹ lưỡng sẽ giúp tối đa hóa giá trị của dịch vụ trả lời của bạn và ngăn ngừa mọi gián đoạn dịch vụ.

Giới thiệu về chuỗi bài này