این مجموعه شامل 5 مقاله است که استراتژی‌های ارتباط با مشتری را برای کسب و کارهای کوچک بررسی می‌کند و بر خدمات پاسخگویی تمرکز دارد:

1. (این مقاله) چرا کسب و کارهای کوچک به خدمات پاسخگویی نیاز دارند؟: اهمیت و مزایای خدمات پاسخگویی را کشف کنید.

2. برون‌سپاری در مقابل پذیرش‌کنندگان زنده داخلی: پذیرش‌کنندگان زنده چه کسانی هستند؟ آیا باید برون‌سپاری کنید یا داخلی استخدام کنید؟

3. سیستم‌های پاسخگویی تلفنی خودکار (پاسخ صوتی تعاملی IVR در مقابل عوامل هوش مصنوعی صوتی): خدمات پاسخگویی خودکار چیست؟ آیا باید از پاسخ صوتی تعاملی یا عوامل هوش مصنوعی صوتی استفاده کنید؟

4. تصمیم: آیا کسب و کارهای کوچک من باید از پذیرش‌کنندگان زنده یا خدمات پاسخگویی خودکار استفاده کنند؟: شما همه چیز را در مورد خدمات پاسخگویی از مجموعه ما یاد گرفته‌اید. اکنون زمان آن است که تصمیم بگیرید کدام نوع خدمات برای کسب و کار شما بهترین است.

5. OpenAI در مقابل انسان در مقابل هوش مصنوعی صوتی: مقایسه هزینه: آیا می‌پرسید که آیا باید به جدیدترین فناوری هوش مصنوعی صوتی روی بیاورید؟ بیایید نگاهی به هزینه‌های واقعی بیندازیم.

مقدمه

اداره یک کسب و کار کوچک مستلزم انجام مسئولیت‌های متعدد، از مدیریت وظایف روزانه تا ایجاد روابط با مشتری است. از دست دادن تماس‌های تلفنی مهم آسان است، که می‌تواند به معنای از دست دادن فرصت‌ها باشد. اینجاست که خدمات پاسخگویی وارد عمل می‌شوند - اطمینان از اینکه کسب و کار شما پاسخگو و کارآمد باقی می‌ماند. چه یک سرویس پاسخگویی زنده باشد و چه یک سیستم خودکار، این راه‌حل‌ها می‌توانند رضایت مشتری را به شدت بهبود بخشند و کسب و کار شما را رقابتی نگه دارند. این راهنما به شما کمک می‌کند تا اهمیت خدمات پاسخگویی کسب و کار را برای کسب و کارهای کوچک و نحوه انتخاب صحیح آن برای نیازهای خود درک کنید.

خدمات پاسخگویی چیست؟

خدمات پاسخگویی یک راه حل شخص ثالث است که تماس های تلفنی ورودی و خروجی را برای کسب و کارها مدیریت می کند. این خدمات وظایف مختلفی را بر عهده می گیرند مانند:

• گرفتن پیام
• رزرو قرار ملاقات
• ارائه پشتیبانی مشتری
• رسیدگی به موارد اضطراری

خدمات پاسخگویی تضمین می کند که کسب و کار شما هرگز تماسی را از دست نمی دهد، حتی زمانی که کارکنان شما در دسترس نیستند. این خدمات به عنوان یک توسعه از کسب و کار شما عمل می کنند و ارتباط روان بین شما و مشتریانتان را تسهیل می کنند.

ویژگی های کلیدی:

• مدیریت تماس (تجاری یا خارج از ساعات کاری): دسترسی 24/7 را فراهم می کند تا اطمینان حاصل شود که هرگز یک پرس و جو مشتری را از دست نمی دهید.

• پشتیبانی چند کاناله: نه تنها تماس های تلفنی بلکه چت ها، ایمیل ها یا تعاملات پیامکی را نیز مدیریت کنید.

• اسکریپت های قابل تنظیم: ارتباطات ثابت و برندسازی شده با مشتریان شما را تضمین می کند.

خدمات پاسخگویی در اشکال مختلفی ارائه می شوند: خدمات پاسخگویی زنده، سیستم های خودکار و عوامل صوتی مبتنی بر هوش مصنوعی، که همگی متناسب با نیازهای کسب و کار شما هستند.

چرا کسب و کارهای کوچک به خدمات پاسخگویی نیاز دارند؟

کاهش اختلالات در گردش کار

صاحبان کسب و کارهای کوچک اغلب چندین نقش را متعادل می کنند. پاسخ دادن به تلفن در حین انجام عملیات می تواند بهره وری را مختل کند. خدمات پاسخگویی تضمین می کند که تماس های مشتری به صورت حرفه ای و بدون وقفه در گردش کار شما رسیدگی می شوند.

رضایت مشتری بهتر

مشتریان انتظار پاسخ های به موقع دارند. یک سرویس پاسخگویی زنده تضمین می کند که هر تماس به سرعت و حرفه ای پاسخ داده می شود، که باعث ایجاد اعتماد و وفاداری مشتری می شود. با ارائه پاسخ های بلادرنگ به سوالات، شکایات یا درخواست های پشتیبانی، رضایت مشتری را بهبود می بخشید.

کاهش فرصت های از دست رفته

از دست دادن تماس ها به معنای از دست دادن فروش های بالقوه است. یک سرویس پاسخگویی هر سرنخ را جذب می کند و سوالات را به مشتری تبدیل می کند - حتی پس از ساعات کاری.

انواع مختلف خدمات پاسخگویی چیست؟

مراکز تماس ورودی

مراکز تماس ورودی از اپراتورهای زنده برای مدیریت حجم زیادی از تماس های مشتری استفاده می کنند. این خدمات برای کسب و کارهایی که نیاز به رسیدگی به چندین پرس و جو در روز دارند، عالی هستند.

• تخمین هزینه: 200 تا 2000 دلار در ماه، بسته به حجم تماس و سطح خدمات.
• مزایا: راه حل حرفه ای مدیریت تماس را برای حجم بالای تماس به کسب و کارها ارائه می دهد.

پذیرش‌کنندگان/دستیاران مجازی

پذیرش‌کنندگان مجازی از راه دور برای انجام کارهایی مانند برنامه‌ریزی قرار ملاقات، پاسخ به پرسش‌ها و گرفتن پیام‌ها کار می‌کنند. این سرویس جایگزین حرفه‌ای برای استخدام یک پذیرش‌کننده تمام وقت ارائه می‌دهد.

• تخمین هزینه: 3 دلار در ساعت (خارج از کشور) تا 15 دلار در ساعت (مستقر در ایالات متحده).
• مزایا: مقرون به صرفه، انعطاف‌پذیر و مدیریت حرفه‌ای تماس برای کسب و کارهای کوچک.

خدمات پاسخگویی خودکار

خدمات خودکار از سیستم‌های IVR (پاسخ صوتی تعاملی) استفاده می‌کنند که مشتریان را از طریق منوی گزینه‌های از پیش ضبط شده راهنمایی می‌کنند. آنها برای رسیدگی به کارهای تکراری مانند جمع‌آوری اطلاعات اولیه یا هدایت تماس‌ها عالی هستند.

• تخمین هزینه: از 10 دلار در ماه.
• مزایا: 24/7 کار می‌کند و حجم بالای تماس‌ها را بدون کمک انسان به طور موثر مدیریت می‌کند.

عوامل صوتی هوش مصنوعی

عوامل صوتی هوش مصنوعی مانند Voice و SeaChat با درگیر شدن با مشتریان در مکالمات طبیعی و شبیه انسان، مدیریت تماس پیشرفته‌ای را ارائه می‌دهند. بر اساس یک پایگاه دانش آموزش‌دیده، این عوامل می‌توانند به سؤالات پاسخ دهند، قرار ملاقات رزرو کنند و حتی مسائل پیچیده مشتری را حل کنند.

• تخمین هزینه: SeaChat از 30 دلار در ماه شروع می‌شود.
• مزایا: تجربه مشتری شخصی‌سازی شده و راه‌حل‌های مقیاس‌پذیر برای رسیدگی به پرسش‌های روتین یا پیچیده.

هزینه‌های خدمات پاسخگویی چقدر است؟

هزینه‌های خدمات پاسخگویی به نوع خدمات و حجم تماس بستگی دارد. در اینجا تفکیک هزینه‌های تخمینی آورده شده است:

• مراکز تماس ورودی: 200 - 2000 دلار/ماه
• پذیرش‌کنندگان/دستیاران مجازی: 3 - 15 دلار/ساعت
• سیستم‌های خودکار: 10 - 100 دلار/ماه
• عوامل صوتی هوش مصنوعی: از 30 دلار/ماه

در حالی که استفاده از خدمات پاسخگویی هزینه دارد، بازده بالقوه سرمایه‌گذاری - از طریق بهبود خدمات مشتری، جذب سرنخ و کارایی عملیاتی - این خدمات را قابل بررسی می‌کند.

کسب و کارهایی که از خدمات پاسخگویی بهره‌مند می‌شوند

خدمات پاسخگویی در صنایع مختلف قابل انطباق هستند. در زیر چند نمونه از کسب و کارهایی که با خدمات پاسخگویی رونق می‌گیرند آورده شده است:

مراقبت‌های بهداشتی، کلینیک‌ها و مطب‌های پزشکی

• چالش:
  • حجم بالای تماس‌ها از رزرو نوبت، پرسش‌های بیماران و درخواست‌های اضطراری.
  • مدیریت تماس‌ها در ساعات اوج یا پس از ساعات کاری می‌تواند کارکنان داخلی را تحت فشار قرار دهد.
• راه‌حل:
  • خدمات پاسخگویی طراحی شده برای متخصصان مراقبت‌های بهداشتی با مدیریت تماس‌های بیماران، برنامه‌ریزی نوبت‌ها و پاسخ به سؤالات رایج در مورد خدمات و سیاست‌ها، پشتیبانی حیاتی را ارائه می‌دهند. این امر به ارائه‌دهندگان مراقبت‌های بهداشتی اجازه می‌دهد تا بدون بار سنگین ناشی از وقفه‌های تلفنی مداوم، بر مراقبت از بیمار تمرکز کنند.

شرکت‌های حقوقی

• چالش:
  • ارتباطات حساس به زمان و محرمانه با مشتری اغلب خارج از ساعات کاری اتفاق می‌افتد.
  • تماس‌های از دست رفته، به ویژه برای به‌روزرسانی پرونده‌ها یا مسائل فوری، می‌تواند به روابط با مشتری آسیب برساند.
• راه‌حل:
  • یک سرویس پاسخگویی 24/7 پوشش مداوم را برای شرکت‌های حقوقی فراهم می‌کند و تضمین می‌کند که هیچ تماس یا پرس و جوی مشتری از دست نرود، حتی پس از ساعات کاری. این خدمات می‌توانند برنامه‌ریزی قرار ملاقات با مشتری را مدیریت کنند، تماس‌ها را غربال کنند تا اطمینان حاصل شود که فوری‌ترین مسائل در اولویت قرار می‌گیرند و پیام‌های مهم را در صورت لزوم به وکلا منتقل کنند.

خدمات خانگی و پیمانکاران

• چالش:
  • پیمانکارانی که در محل کار می کنند، پاسخ دادن به تماس های ورودی را دشوار می دانند، که منجر به از دست دادن سرنخ ها می شود.
  • درخواست های اضطراری، مانند مشکلات لوله کشی یا برق، خارج از ساعات کاری عادی رخ می دهد.
• راه حل:
  • خدمات پاسخگویی ابزاری ارزشمند برای خدمات خانگی و پیمانکاران است که تضمین می کند تمام سوالات مشتریان ثبت می شود، قرار ملاقات ها رزرو می شود و درخواست های قیمت گذاری به سرعت رسیدگی می شود. برای خدماتی که 24/7 کار می کنند، مانند لوله کشی اضطراری یا تعمیر HVAC، خدمات پاسخگویی تضمین می کند که مشتریان بالقوه می توانند در هر زمان با کسب و کار شما تماس بگیرند. این خدمات همچنین به پیمانکاران کمک می کند تا بدون از دست دادن سرنخ های بالقوه، بر کار خود در محل تمرکز کنند.

خرده فروشی

• چالش:
  • دشواری در مدیریت پرسش‌های مشتری، شکایات و درخواست‌های پس از ساعت کاری.
  • عدم ظرفیت برای پوشش مداوم، به ویژه در ساعات اوج یا پس از ساعت کاری.
• راه‌حل:
  • یک سرویس پاسخگویی 24/7 تضمین می‌کند که هیچ پرسش مشتری از دست نرود، حتی در ساعات غیرکاری. خدمات پاسخگویی خرده‌فروشی می‌توانند به مدیریت شکایات مشتری، پاسخ به پرسش‌های مربوط به محصول و رسیدگی به درخواست‌های خدمات پس از ساعت کاری کمک کنند و تجربه کلی مشتری و رضایت مشتری را بهبود بخشند.

تجارت الکترونیک

• چالش:
  • حجم بالای پرسش‌های مشتری در مورد وضعیت سفارش، بازگشت کالا و سؤالات متداول، به ویژه پس از ساعات کاری.
  • نیاز به پشتیبانی 24/7 برای جلوگیری از لغو سفارش یا نارضایتی مشتری از پاسخ‌های تأخیری.
• راه‌حل:
  • یک سرویس پاسخگویی 24/7 برای کسب‌وکارهای تجارت الکترونیک می‌تواند پرسش‌های رایج مشتریان مربوط به ردیابی سفارش، بازگشت کالا و سؤالات متداول را مدیریت کند. چه به‌روزرسانی مشتریان در مورد وضعیت سفارششان باشد و چه رسیدگی به درخواست‌های بازپرداخت و بازگشت کالا، سرویس پاسخگویی پشتیبانی بلادرنگ را ارائه می‌دهد. این امر رضایت مشتری را بهبود می‌بخشد و تضمین می‌کند که فروشگاه آنلاین شما با ارائه خدمات ثابت و قابل اعتماد در تمام ساعات شبانه‌روز، رقابتی باقی می‌ماند.

مدیریت املاک

• چالش:
  • مدیریت پرسش‌های مستأجران، درخواست‌های نگهداری و موارد اضطراری ساختمان می‌تواند چالش‌برانگیز باشد.
  • مسائل خارج از ساعات کاری یا آخر هفته نیاز به پاسخ‌های به موقع دارند که کارکنان را تحت فشار قرار می‌دهد.
• راه‌حل:
  • یک سرویس پاسخگویی 24/7 برای مدیریت املاک، پشتیبانی شبانه‌روزی را به مستأجران ارائه می‌دهد. چه رسیدگی به درخواست‌های نگهداری روتین، چه رسیدگی به موارد اضطراری فوری ساختمان، یا مدیریت پرسش‌های عمومی مستأجران، سرویس پاسخگویی پاسخ‌های سریع و حرفه‌ای را تضمین می‌کند. این امر به مدیران املاک اجازه می‌دهد تا بر سایر وظایف مهم تمرکز کنند، در حالی که اطمینان حاصل می‌شود که نیازهای مستأجران همیشه برآورده می‌شود.

وابستگی‌های مذهبی

• چالش:
  • جوامع بزرگ و متنوع نیاز به مدیریت ارتباطات مداوم دارند.
  • رسیدگی به پرسش‌های رویداد، برنامه‌های خدمات و درخواست‌های دعا بدون کارکنان اختصاصی می‌تواند دشوار باشد.
• راه‌حل:
  • خدمات پاسخگویی می‌تواند منبع ارزشمندی برای سازمان‌های مذهبی باشد و اطمینان حاصل کند که پرسش‌های اعضا، جزئیات رویدادها و سایر ارتباطات به طور موثر مدیریت می‌شوند. این خدمات می‌توانند به سؤالات مربوط به رویدادهای آینده، برنامه‌های خدمات پاسخ دهند و از درخواست‌های دعا یا برنامه‌های outreach جامعه حمایت کنند.

سازمان‌های دولتی

• چالش:
  • غرق در پرسش‌های عمومی در مورد خدمات، برنامه‌ها و مقررات.
  • مدیریت پرسش‌ها و توزیع اطلاعات دقیق و به موقع در سراسر بخش‌ها چالش‌برانگیز است.
• راه‌حل:
  • خدمات پاسخگویی یک راه‌حل مؤثر برای سازمان‌های دولتی است که از مدیریت پرسش‌های عمومی و انتشار اطلاعات حیاتی پشتیبانی می‌کند. چه رسیدگی به سؤالات مربوط به برنامه‌های دولتی، خدمات عمومی، یا راهنمایی شهروندان از طریق فرآیندهای بوروکراتیک باشد، خدمات پاسخگویی می‌توانند اطمینان حاصل کنند که پرسش‌ها به سرعت و با دقت رسیدگی می‌شوند. آنها همچنین می‌توانند تماس‌گیرندگان را برای پرسش‌های تخصصی به بخش مناسب هدایت کنند.

انتخاب خدمات پاسخگویی مناسب برای کسب و کار شما

ارزیابی نیازها و بودجه کسب و کار شما

الزامات خاص خود را برای مدیریت تماس ارزیابی کنید. آیا به خدمات 24/7 نیاز دارید یا پشتیبانی در طول روز کافی است؟ روزانه چند تماس دریافت می کنید؟ تعیین کنید که آیا به ویژگی های اضافی مانند برنامه ریزی قرار ملاقات یا رسیدگی به موارد اضطراری نیاز دارید.

ویژگی های کلیدی برای در نظر گرفتن

• دسترسی 24/7: برای کسب و کارهایی که به خدمات مشتری شبانه روزی نیاز دارند ضروری است.
• پشتیبانی چند زبانه: ایده آل برای کسب و کارهایی با پایگاه مشتری متنوع.
• یکپارچه سازی سیستم: خدماتی را انتخاب کنید که با CRM یا سیستم های برنامه ریزی شما یکپارچه شود تا گردش کار را ساده کند.
• جذب سرنخ: از دست دادن سرنخ ها در ساعات اوج یا خارج از ساعات اداری می تواند برای هر عملیاتی گران تمام شود. خدمات پاسخگویی می توانند این فرصت های از دست رفته را جذب کرده و به طور بالقوه آنها را به مشتریان پرداخت کننده تبدیل کنند.

مقایسه ارائه دهندگان خدمات

ارائه دهندگان خدمات را تحقیق و مقایسه کنید. قیمت، ویژگی ها و نظرات مشتریان آنها را بررسی کنید تا مطمئن شوید که با نیازهای کسب و کار شما همخوانی دارند. بر اساس الزامات کسب و کار شما و خدمات انتخابی شما، تحلیل فنی خاصی در این مرحله از تحقیق مورد نیاز است.

برای خدمات پاسخگویی هوش مصنوعی، راه حل های هوش مصنوعی مختلف توسط مجموعه های مختلفی از مدل ها و مهندسان آموزش دیده اند. کسب و کارهایی که مشتریان اصلی آنها چینی زبان هستند باید خدمات هوش مصنوعی را در نظر بگیرند که مدل های آموزشی پیچیده تری برای زبان چینی برای عملکرد بهینه دارند.

پیاده سازی خدمات پاسخگویی

یکپارچه سازی با سیستم های موجود

اطمینان حاصل کنید که خدمات پاسخگویی می تواند به طور یکپارچه با سیستم های نرم افزاری موجود شما یکپارچه شود. این کار فرآیندها را ساده می کند و ورودی دستی را به حداقل می رساند. برای کسب و کارهایی که به دانش خاص دامنه ای مانند شرکت های حقوقی، مدیران املاک و آژانس های دولتی متکی هستند، پیاده سازی این دانش در خط لوله خدمات پاسخگویی شما یک گام مهم در یکپارچه سازی شما است.

آموزش و آشنایی

پذیرش‌کنندگان مجازی را در مورد فرآیندها و لحن شرکت خود آموزش دهید، اما هزینه بالای آموزش و آشنایی را در نظر بگیرید و انتظار نرخ بالای جابجایی را داشته باشید. اگر سیستم هوش مصنوعی یا خودکار را انتخاب می‌کنید، زمان را صرف تنظیم اسکریپت‌های آموزشی و گردش کار کنید تا با الزامات کسب و کار شما مطابقت داشته باشد.

آنچه تاکنون آموخته‌ایم

خدمات پاسخگویی مزایای بی‌شماری را ارائه می‌دهند که می‌توانند به طور چشمگیری نحوه عملکرد کسب و کارهای کوچک را بهبود بخشند. از اطمینان از عدم از دست رفتن تماس مشتری تا ساده‌سازی وظایف روزانه کسب و کار شما، این خدمات برای شرکت‌هایی که به دنبال حفظ سطح بالایی از رضایت مشتری در عین به حداکثر رساندن کارایی عملیاتی هستند، ضروری است. در زیر خلاصه‌ای از مزایای کلیدی که خدمات پاسخگویی به کسب و کارهای کوچک ارائه می‌دهند آورده شده است:

• افزایش رضایت مشتری: پاسخ‌های سریع و حرفه‌ای اعتماد و وفاداری را ایجاد می‌کنند.
• کاهش فرصت‌های از دست رفته: هر تماس ورودی ثبت می‌شود و فروش و تبدیل سرنخ را افزایش می‌دهد.
• کارایی عملیاتی: با برون‌سپاری مدیریت تماس، کسب و کارها می‌توانند بدون قربانی کردن پشتیبانی مشتری، بر وظایف اصلی خود تمرکز کنند.
• راه‌حل‌های مقرون به صرفه: گزینه‌های قیمت‌گذاری انعطاف‌پذیر، خدمات پاسخگویی را مقرون به صرفه‌تر از استخدام کارکنان تمام وقت می‌کنند.
• مقیاس‌پذیر برای رشد: خدمات پاسخگویی می‌توانند برای پاسخگویی به تقاضاهای رو به رشد کسب و کار مقیاس‌پذیر باشند.

در یک بازار رقابتی، خدمات پاسخگویی دیگر یک لوکس نیستند، بلکه برای کسب و کارهای کوچکی که به دنبال پاسخگویی و کارایی هستند، یک ضرورت محسوب می‌شوند. چه هدف شما کاهش هزینه‌ها، بهبود رضایت مشتری یا مقیاس‌بندی عملیات باشد، خدمات پاسخگویی انعطاف‌پذیری و حرفه‌ای بودن لازم برای دستیابی به این اهداف را فراهم می‌کنند. پیاده‌سازی راه‌حل صحیح تضمین می‌کند که کسب و کار شما همیشه در دسترس است، هر فرصتی را غنیمت می‌شمارد و استانداردهای بالای خدماتی را که مشتریان شما انتظار دارند، حفظ می‌کند.

مراحل بعدی: چگونه شروع کنیم

ارزیابی گزینه‌ها:

هنگام تصمیم‌گیری در مورد خدمات پاسخگویی مناسب، با ارزیابی نیازهای منحصر به فرد کسب و کار خود شروع کنید. موارد زیر را در نظر بگیرید:

• حجم تماس: تعداد تماس‌هایی را که روزانه مدیریت می‌کنید و اینکه آیا این تماس‌ها در ساعات خاصی به اوج خود می‌رسند، تخمین بزنید. این به شما کمک می‌کند تا تعیین کنید که آیا به پوشش 24/7 نیاز دارید یا فقط در ساعات شلوغی به کمک نیاز دارید.
• نوع خدمات: تصمیم بگیرید که آیا یک سرویس پاسخگویی زنده، یک سیستم خودکار یا عوامل صوتی هوش مصنوعی برای نیازهای شما مناسب‌تر است. هر یک با سطوح مختلف تعامل، مقیاس‌پذیری و هزینه همراه هستند.
• نیازهای خاص صنعت: اگر در زمینه مراقبت‌های بهداشتی، حقوقی یا مدیریت املاک فعالیت می‌کنید، بررسی کنید که آیا این سرویس می‌تواند درخواست‌های تخصصی مانند برنامه‌ریزی قرار ملاقات، پذیرش حقوقی یا نگهداری اضطراری را مدیریت کند.
• بودجه: اطمینان حاصل کنید که راه‌حل انتخابی شما با بودجه شما مطابقت دارد. هزینه‌ها می‌تواند از 10 دلار در ماه برای خدمات هوش مصنوعی تا هزاران دلار برای پوشش کامل مرکز تماس متغیر باشد. هزینه‌ها را با ارزشی که انتظار دارید به دست آورید، مانند کاهش فرصت‌های از دست رفته و بهبود رضایت مشتری، مقایسه کنید.

تماس با ارائه دهندگان

هنگامی که ایده روشنی از نیازهای خود دارید، شروع به تماس با ارائه دهندگان خدمات پاسخگویی کنید تا قیمت، ویژگی ها و گزینه های آزمایشی را مقایسه کنید. به دنبال ارائه دهندگانی باشید که ارائه می دهند:

• برنامه های قیمت گذاری انعطاف پذیر: بسته به حجم تماس و ساعات پوشش شما، بسیاری از ارائه دهندگان قیمت گذاری طبقه ای را ارائه می دهند. به دنبال گزینه هایی باشید که با استفاده پیش بینی شده شما مطابقت داشته باشد بدون اینکه بیش از حد پرداخت کنید.
• دموها یا آزمایش های خدمات: بسیاری از ارائه دهندگان به شما اجازه می دهند خدمات خود را با یک دوره آزمایشی آزمایش کنید. از این فرصت برای ارزیابی کارایی سیستم، سهولت استفاده و سازگاری با مدل کسب و کار خود استفاده کنید.
• خدمات تخصصی: اطمینان حاصل کنید که ارائه دهنده می تواند هر گونه الزامات خاص صنعت را مدیریت کند، مانند انطباق با HIPAA برای خدمات پزشکی یا پشتیبانی چند زبانه برای مشتریان بین المللی.

در اینجا چند نمونه از ارائه دهندگان برای نیازهای مختلف آورده شده است:

• SeaChat: عوامل صوتی هوش مصنوعی با شروع از 10 دلار در ماه، مناسب برای کسب و کارهایی که به دنبال راه حل های خودکار کم هزینه هستند. بیشتر بدانید.
• AnswerConnect: پذیرش‌کنندگان مجازی که اپراتورهای انسانی 24/7 را ارائه می دهند، ایده آل برای شرکت های حقوقی یا پزشکی. بیشتر بدانید.
• CMS: خدمات مرکز تماس ورودی که برای مدیریت حجم زیادی از پرسش های مشتری طراحی شده اند، عالی برای کسب و کارهای پرتردد.

برنامه ریزی برای پیاده سازی

پس از انتخاب خدمات پاسخگویی خود، گام بعدی برنامه ریزی برای یکپارچه سازی بدون درز است. این فرآیند شامل موارد زیر است:

• یکپارچه سازی سیستم: اطمینان حاصل کنید که خدمات پاسخگویی شما با سیستم های موجود مانند CRM، نرم افزار برنامه ریزی یا سایر ابزارهای داخلی شما یکپارچه می شود. این مرحله کار دستی را به حداقل می رساند و تجربه مشتری روان را ایجاد می کند.
• سرمایه گذاری زمان: برای سیستم های هوش مصنوعی یا خودکار، باید زمان را صرف تنظیم جریان های تماس، سوالات متداول و اسکریپت های پاسخ کنید تا اطمینان حاصل شود که آنها با کسب و کار شما همخوانی دارند. برای پذیرش‌کنندگان زنده، ممکن است نیاز به صرف زمان برای آموزش کارکنان در مورد رویه ها و صدای برند شما باشد.
• سرمایه گذاری مالی: هزینه های اولیه راه اندازی و هزینه های نگهداری مداوم را در نظر بگیرید. برای خدمات پذیرش‌کنندگان زنده، برای آموزش و نظارت مداوم برنامه ریزی کنید. برای خدمات مبتنی بر هوش مصنوعی، انتظار سرمایه گذاری اولیه زمان را داشته باشید اما هزینه های نگهداری مداوم کمتری را داشته باشید.

اطمینان از یک فرآیند ورود به سیستم با دقت طراحی شده به حداکثر رساندن ارزش خدمات پاسخگویی شما و جلوگیری از هرگونه اختلال در خدمات کمک خواهد کرد.

درباره این مجموعه

این مجموعه شامل 5 مقاله است که استراتژی‌های ارتباط با مشتری را برای کسب و کارهای کوچک بررسی می‌کند و بر خدمات پاسخگویی تمرکز دارد:

• (این مقاله) چرا کسب و کارهای کوچک به خدمات پاسخگویی نیاز دارند؟: اهمیت و مزایای خدمات پاسخگویی را کشف کنید.

• برون‌سپاری در مقابل پذیرش‌کنندگان زنده داخلی: پذیرش‌کنندگان زنده چه کسانی هستند؟ آیا باید برون‌سپاری کنید یا داخلی استخدام کنید؟

• سیستم‌های پاسخگویی تلفنی خودکار (پاسخ صوتی تعاملی IVR در مقابل عوامل هوش مصنوعی صوتی): خدمات پاسخگویی خودکار چیست؟ آیا باید از IVR رباتیک یا عوامل هوش مصنوعی صوتی استفاده کنید؟

• تصمیم: آیا کسب و کارهای کوچک من باید از پذیرش‌کنندگان زنده یا خدمات پاسخگویی خودکار استفاده کنند؟: شما همه چیز را در مورد خدمات پاسخگویی از مجموعه ما یاد گرفته‌اید. اکنون زمان آن است که تصمیم بگیرید کدام نوع خدمات برای کسب و کار شما بهترین است.

• OpenAI در مقابل انسان در مقابل هوش مصنوعی صوتی: مقایسه هزینه: جدیدترین فناوری هوش مصنوعی صوتی از OpenAI یک عامل هوش مصنوعی صوتی عالی است. هزینه واقعی چقدر است؟