यह छोटे व्यवसायों के लिए ग्राहक संचार रणनीतियों की खोज करने वाली 5 लेखों की एक श्रृंखला है, जो उत्तर देने वाली सेवाओं पर केंद्रित है:

(यह लेख) छोटे व्यवसायों को उत्तर देने वाली सेवा की आवश्यकता क्यों है?: उत्तर देने वाली सेवाओं के महत्व और लाभों की खोज करें।
आउटसोर्सिंग बनाम इन-हाउस लाइव रिसेप्शनिस्ट: लाइव रिसेप्शनिस्ट कौन हैं? क्या आपको आउटसोर्स करना चाहिए या इन-हाउस किराए पर लेना चाहिए?
स्वचालित फोन उत्तर देने वाली प्रणालियाँ (इंटरैक्टिव वॉयस रिस्पांस IVR बनाम वॉयस AI एजेंट): स्वचालित उत्तर देने वाली सेवा क्या है? क्या आपको इंटरैक्टिव वॉयस रिस्पांस या वॉयस AI एजेंट का उपयोग करना चाहिए?
निर्णय: क्या मेरे छोटे व्यवसायों को लाइव रिसेप्शनिस्ट या स्वचालित उत्तर देने वाली सेवाओं का उपयोग करना चाहिए?: आपने हमारी श्रृंखला से उत्तर देने वाली सेवाओं के बारे में सब कुछ सीख लिया है। अब यह तय करने का समय है कि आपके व्यवसाय के लिए किस प्रकार की सेवा सबसे अच्छी है।
OpenAI बनाम मानव बनाम वॉयस AI: एक लागत तुलना: क्या आप सोच रहे हैं कि आपको नवीनतम वॉयस AI तकनीक पर स्विच करना चाहिए? आइए वास्तविक लागतों पर एक नज़र डालें।

परिचय

एक छोटे व्यवसाय को चलाने के लिए कई जिम्मेदारियों को निभाना पड़ता है, दैनिक कार्यों के प्रबंधन से लेकर ग्राहक संबंधों के निर्माण तक। महत्वपूर्ण फोन कॉल को छोड़ना आसान है, जिसका अर्थ छूटे हुए अवसर हो सकते हैं। यहीं पर उत्तर देने वाली सेवा काम आती है - यह सुनिश्चित करती है कि आपका व्यवसाय उत्तरदायी और कुशल बना रहे। चाहे वह एक लाइव उत्तर देने वाली सेवा हो या एक स्वचालित प्रणाली, ये समाधान ग्राहकों की संतुष्टि में नाटकीय रूप से सुधार कर सकते हैं और आपके व्यवसाय को प्रतिस्पर्धी बनाए रख सकते हैं। यह मार्गदर्शिका आपको छोटे व्यवसायों के लिए व्यावसायिक उत्तर देने वाली सेवाओं के महत्व और आपकी आवश्यकताओं के लिए सही का चयन करने में मदद करेगी।

उत्तर देने वाली सेवा क्या है?

उत्तर देने वाली सेवा एक तृतीय-पक्ष समाधान है जो व्यवसायों के लिए आने वाली और जाने वाली फोन कॉल को संभालती है। ये सेवाएं विभिन्न कार्यों का ध्यान रखती हैं जैसे:

संदेश लेना
अपॉइंटमेंट बुक करना
ग्राहक सहायता प्रदान करना
आपात स्थितियों को संभालना

एक उत्तर देने वाली सेवा यह सुनिश्चित करती है कि आपका व्यवसाय कभी भी कॉल न छोड़े, भले ही आपका स्टाफ अनुपलब्ध हो। ये सेवाएं आपके व्यवसाय के विस्तार के रूप में कार्य करती हैं, आपके और आपके ग्राहकों के बीच सुचारू संचार की सुविधा प्रदान करती हैं।

मुख्य विशेषताएं:

कॉल हैंडलिंग (व्यवसाय या घंटों के बाद): यह सुनिश्चित करने के लिए 24/7 उपलब्धता प्रदान करता है कि आप कभी भी ग्राहक पूछताछ को याद न करें।
बहु-चैनल समर्थन: केवल फोन कॉल ही नहीं, बल्कि चैट, ईमेल या एसएमएस इंटरैक्शन भी प्रबंधित करें।
अनुकूलन योग्य स्क्रिप्ट: आपके ग्राहकों के साथ सुसंगत, ब्रांडेड संचार सुनिश्चित करता है।

उत्तर देने वाली सेवाएं विभिन्न रूपों में आती हैं: लाइव उत्तर देने वाली सेवाएं, स्वचालित प्रणालियां, और AI-संचालित वॉयस एजेंट, सभी आपके व्यवसाय की आवश्यकताओं के अनुरूप हैं।

छोटे व्यवसायों को उत्तर देने वाली सेवा की आवश्यकता क्यों है?

कार्यप्रवाह में रुकावटें कम करें

छोटे व्यवसाय के मालिक अक्सर कई भूमिकाओं को संतुलित करते हैं। संचालन के बीच में फोन का जवाब देना उत्पादकता को बाधित कर सकता है। एक उत्तर देने वाली सेवा यह सुनिश्चित करती है कि ग्राहक कॉल को आपके कार्यप्रवाह को बाधित किए बिना पेशेवर रूप से संभाला जाए।

बेहतर ग्राहक संतुष्टि

ग्राहक समय पर प्रतिक्रिया की उम्मीद करते हैं। एक लाइव उत्तर देने वाली सेवा यह सुनिश्चित करती है कि प्रत्येक कॉल का त्वरित और पेशेवर रूप से जवाब दिया जाए, जिससे ग्राहक विश्वास और वफादारी बनती है। पूछताछ, शिकायतों या समर्थन अनुरोधों पर वास्तविक समय की प्रतिक्रियाएं प्रदान करके, आप ग्राहकों की संतुष्टि में सुधार करते हैं।

छूटे हुए अवसरों को कम करें

कॉल छूटने का मतलब संभावित बिक्री छूट जाना है। एक उत्तर देने वाली सेवा हर लीड को कैप्चर करती है, पूछताछ को ग्राहकों में बदल देती है - यहां तक कि घंटों के बाद भी।

उत्तर देने वाली सेवाओं के विभिन्न प्रकार क्या हैं?

इनबाउंड कॉल सेंटर

इनबाउंड कॉल सेंटर ग्राहकों की बड़ी संख्या में कॉल को प्रबंधित करने के लिए लाइव ऑपरेटरों का उपयोग करते हैं। ये सेवाएं उन व्यवसायों के लिए एकदम सही हैं जिन्हें प्रतिदिन कई पूछताछ को संभालना होता है।

लागत अनुमान: कॉल वॉल्यूम और सेवा स्तर के आधार पर प्रति माह $200 से $2,000 तक।
लाभ: उच्च कॉल वॉल्यूम के लिए व्यवसायों को एक पेशेवर कॉल प्रबंधन समाधान प्रदान करता है।

वर्चुअल रिसेप्शनिस्ट/सहायक

वर्चुअल रिसेप्शनिस्ट नियुक्तियों को निर्धारित करने, पूछताछ का जवाब देने और संदेश लेने जैसे कार्यों को संभालने के लिए दूर से काम करते हैं। यह सेवा पूर्णकालिक रिसेप्शनिस्ट को किराए पर लेने का एक पेशेवर विकल्प प्रदान करती है।

लागत अनुमान: $3/घंटा (अपतटीय) से $15/घंटा (यू.एस.-आधारित)।
लाभ: लागत प्रभावी, लचीला, और छोटे व्यवसायों के लिए पेशेवर कॉल हैंडलिंग।

स्वचालित उत्तर देने वाली सेवाएं

स्वचालित सेवाएं IVR (इंटरैक्टिव वॉयस रिस्पांस) सिस्टम का उपयोग करती हैं, जो ग्राहकों को पूर्व-रिकॉर्ड किए गए विकल्पों के मेनू के माध्यम से मार्गदर्शन करती हैं। वे बुनियादी जानकारी एकत्र करने या कॉल निर्देशित करने जैसे दोहराए जाने वाले कार्यों को संभालने के लिए बहुत अच्छे हैं।

लागत अनुमान: $10/माह से कम।
लाभ: 24/7 संचालित होता है और मानवीय सहायता के बिना उच्च कॉल वॉल्यूम को कुशलता से प्रबंधित करता है।

AI वॉयस एजेंट

वॉयस और SeaChat जैसे AI वॉयस एजेंट ग्राहकों के साथ प्राकृतिक, मानव-जैसी बातचीत में संलग्न होकर उन्नत कॉल हैंडलिंग प्रदान करते हैं। एक प्रशिक्षित ज्ञान आधार के आधार पर, ये एजेंट सवालों के जवाब दे सकते हैं, अपॉइंटमेंट बुक कर सकते हैं, और यहां तक कि जटिल ग्राहक मुद्दों को भी संबोधित कर सकते हैं।

लागत अनुमान: SeaChat $30/माह से शुरू होता है।
लाभ: व्यक्तिगत ग्राहक अनुभव और नियमित या जटिल पूछताछ को संभालने के लिए स्केलेबल समाधान।

उत्तर देने वाली सेवाओं की लागत क्या है?

उत्तर देने वाली सेवाओं की लागत सेवा के प्रकार और कॉल वॉल्यूम पर निर्भर करती है। यहां अनुमानित लागतों का विवरण दिया गया है:

इनबाउंड कॉल सेंटर: $200 - $2,000/माह
वर्चुअल रिसेप्शनिस्ट/सहायक: $3 - $15/घंटा
स्वचालित सिस्टम: $10 - $100/माह
AI वॉयस एजेंट: $30/माह से शुरू

हालांकि उत्तर देने वाली सेवाओं का उपयोग करने की लागत होती है, लेकिन निवेश पर संभावित रिटर्न - बेहतर ग्राहक सेवा, लीड कैप्चर और परिचालन दक्षता के माध्यम से - इन सेवाओं को विचार करने योग्य बनाता है।

उत्तर देने वाली सेवाओं से लाभान्वित होने वाले व्यवसाय

उत्तर देने वाली सेवाएं विभिन्न उद्योगों में अनुकूलनीय हैं। नीचे उन व्यवसायों के कुछ उदाहरण दिए गए हैं जो उत्तर देने वाली सेवाओं के साथ पनपते हैं:

स्वास्थ्य सेवा, क्लीनिक और चिकित्सा पद्धतियां

चुनौती:
- अपॉइंटमेंट बुकिंग, रोगी पूछताछ और आपातकालीन अनुरोधों से उच्च कॉल वॉल्यूम।
- पीक आवर्स या व्यावसायिक घंटों के बाद कॉल प्रबंधित करना इन-हाउस स्टाफ को अभिभूत कर सकता है।
समाधान:
- स्वास्थ्य सेवा पेशेवरों के लिए डिज़ाइन की गई उत्तर देने वाली सेवाएं रोगी कॉल को प्रबंधित करके, अपॉइंटमेंट निर्धारित करके और सेवाओं और नीतियों के बारे में सामान्य प्रश्नों को संबोधित करके महत्वपूर्ण सहायता प्रदान करती हैं। यह स्वास्थ्य सेवा प्रदाताओं को लगातार फोन व्यवधानों से बोझिल हुए बिना रोगी देखभाल पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है।

कानूनी फर्म

चुनौती:
- समय-संवेदनशील और गोपनीय ग्राहक संचार अक्सर व्यावसायिक घंटों के बाहर होता है।
- छूटी हुई कॉल, विशेष रूप से केस अपडेट या तत्काल मामलों के लिए, ग्राहक संबंधों को नुकसान पहुंचा सकती हैं।
समाधान:
- एक 24/7 उत्तर देने वाली सेवा कानूनी फर्मों के लिए निरंतर कवरेज प्रदान करती है, यह सुनिश्चित करती है कि कोई भी ग्राहक कॉल या पूछताछ छूटे नहीं, यहां तक कि कार्यालय समय के बाद भी। ये सेवाएं ग्राहक अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग को संभाल सकती हैं, कॉल को स्क्रीन कर सकती हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि सबसे तत्काल मामलों को प्राथमिकता दी जाए, और आवश्यकता पड़ने पर वकीलों को महत्वपूर्ण संदेश भेज सकती हैं।

गृह सेवाएँ और ठेकेदार

चुनौती:
- साइट पर काम करने वाले ठेकेदारों को आने वाली कॉल का जवाब देना मुश्किल लगता है, जिससे लीड का नुकसान होता है।
- प्लंबिंग या बिजली के मुद्दों जैसे आपातकालीन अनुरोध नियमित व्यावसायिक घंटों के बाहर होते हैं।
समाधान:
- उत्तर देने वाली सेवाएं गृह सेवाओं और ठेकेदारों के लिए एक अमूल्य उपकरण हैं, यह सुनिश्चित करती हैं कि सभी ग्राहक पूछताछ कैप्चर की जाती हैं, अपॉइंटमेंट बुक किए जाते हैं, और उद्धरण अनुरोधों को तुरंत संबोधित किया जाता है। उन सेवाओं के लिए जो 24/7 संचालित होती हैं, जैसे आपातकालीन प्लंबिंग या HVAC मरम्मत, एक उत्तर देने वाली सेवा यह गारंटी देती है कि संभावित ग्राहक किसी भी समय आपके व्यवसाय तक पहुंच सकते हैं। ये सेवाएं ठेकेदारों को संभावित लीड को खोए बिना अपने ऑन-साइट काम पर ध्यान केंद्रित करने में भी मदद करती हैं।

खुदरा

चुनौती:
- ग्राहक पूछताछ, शिकायतों और घंटों के बाद के अनुरोधों को प्रबंधित करने में कठिनाई।
- विशेष रूप से पीक समय या घंटों के बाद निरंतर कवरेज के लिए क्षमता की कमी।
समाधान:
- एक 24/7 उत्तर देने वाली सेवा यह सुनिश्चित करती है कि कोई भी ग्राहक पूछताछ छूटे नहीं, यहां तक कि घंटों के बाद भी। खुदरा उत्तर देने वाली सेवाएं ग्राहक शिकायतों को प्रबंधित करने, उत्पाद-संबंधित प्रश्नों का उत्तर देने और घंटों के बाद सेवा अनुरोधों को संभालने में मदद कर सकती हैं, जिससे समग्र ग्राहक अनुभव और ग्राहक संतुष्टि में सुधार होता है।

ई-कॉमर्स

चुनौती:
- ऑर्डर की स्थिति, रिटर्न और अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों के बारे में ग्राहक प्रश्नों की उच्च मात्रा, विशेष रूप से घंटों के बाद।
- ऑर्डर रद्द होने या विलंबित प्रतिक्रियाओं से ग्राहक निराशा को रोकने के लिए 24/7 समर्थन की आवश्यकता।
समाधान:
- ई-कॉमर्स व्यवसायों के लिए एक 24/7 उत्तर देने वाली सेवा ऑर्डर ट्रैकिंग, रिटर्न और अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों से संबंधित सामान्य ग्राहक प्रश्नों को संभाल सकती है। चाहे वह ग्राहकों को उनके ऑर्डर की स्थिति के बारे में अपडेट करना हो या रिफंड और रिटर्न अनुरोधों को संबोधित करना हो, उत्तर देने वाली सेवा वास्तविक समय का समर्थन प्रदान करती है। यह ग्राहकों की संतुष्टि में सुधार करता है और यह सुनिश्चित करता है कि आपकी ऑनलाइन दुकान लगातार, विश्वसनीय सेवा प्रदान करके प्रतिस्पर्धी बनी रहे।

संपत्ति प्रबंधन

चुनौती:
- किरायेदार पूछताछ, रखरखाव अनुरोध और भवन आपात स्थितियों का प्रबंधन चुनौतीपूर्ण हो सकता है।
- घंटों के बाद या सप्ताहांत के मुद्दों के लिए समय पर प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है, जिससे कर्मचारी अभिभूत हो जाते हैं।
समाधान:
- संपत्ति प्रबंधन के लिए एक 24/7 उत्तर देने वाली सेवा किरायेदारों को चौबीसों घंटे सहायता प्रदान करती है। चाहे वह नियमित रखरखाव अनुरोधों को संभालना हो, तत्काल भवन आपात स्थितियों को संबोधित करना हो, या सामान्य किरायेदार पूछताछ को प्रबंधित करना हो, उत्तर देने वाली सेवा त्वरित और पेशेवर प्रतिक्रियाएं सुनिश्चित करती है। यह संपत्ति प्रबंधकों को अन्य महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है, जबकि यह सुनिश्चित करता है कि किरायेदारों की जरूरतें हमेशा पूरी होती हैं।

धार्मिक संबद्धता

चुनौती:
- बड़े, विविध समुदायों को निरंतर संचार प्रबंधन की आवश्यकता होती है।
- समर्पित कर्मचारियों के बिना घटना पूछताछ, सेवा कार्यक्रम और प्रार्थना अनुरोधों को संभालना मुश्किल हो सकता है।
समाधान:
- उत्तर देने वाली सेवाएं धार्मिक संगठनों के लिए एक मूल्यवान संसाधन हो सकती हैं, यह सुनिश्चित करती हैं कि सदस्य पूछताछ, घटना विवरण और अन्य संचार कुशलता से संभाले जाते हैं। ये सेवाएं आगामी घटनाओं, सेवा कार्यक्रमों के बारे में सवालों के जवाब दे सकती हैं और प्रार्थना अनुरोधों या सामुदायिक आउटरीच कार्यक्रमों के लिए सहायता प्रदान कर सकती हैं।

सरकारी एजेंसियां

चुनौती:
- सेवाओं, कार्यक्रमों और विनियमों के बारे में सार्वजनिक पूछताछ से भरी हुई।
- पूछताछ का प्रबंधन करना और विभागों में सटीक, समय पर जानकारी वितरित करना चुनौतीपूर्ण है।
समाधान:
- उत्तर देने वाली सेवाएं सरकारी एजेंसियों के लिए एक प्रभावी समाधान हैं, जो सार्वजनिक पूछताछ को प्रबंधित करने और महत्वपूर्ण जानकारी फैलाने के लिए सहायता प्रदान करती हैं। चाहे वह सरकारी कार्यक्रमों, सार्वजनिक सेवाओं के बारे में सवालों को संभालना हो या नागरिकों को नौकरशाही प्रक्रियाओं के माध्यम से मार्गदर्शन करना हो, उत्तर देने वाली सेवाएं यह सुनिश्चित कर सकती हैं कि पूछताछ को त्वरित और सटीक रूप से संभाला जाए। वे विशेष पूछताछ के लिए कॉल करने वालों को उचित विभाग में भी निर्देशित कर सकते हैं।

अपने व्यवसाय के लिए सही उत्तर देने वाली सेवा का चयन करना

अपनी व्यावसायिक आवश्यकताओं और बजट का आकलन करना

अपनी विशिष्ट कॉल-हैंडलिंग आवश्यकताओं का मूल्यांकन करें। क्या आपको 24/7 सेवा की आवश्यकता है, या दिन का समर्थन पर्याप्त है? आपको प्रतिदिन कितनी कॉल आती हैं? निर्धारित करें कि क्या आपको अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग या आपातकालीन हैंडलिंग जैसी अतिरिक्त सुविधाओं की आवश्यकता है।

विचार करने योग्य मुख्य विशेषताएं

24/7 उपलब्धता: उन व्यवसायों के लिए आवश्यक है जिन्हें चौबीसों घंटे ग्राहक सेवा की आवश्यकता होती है।
बहु-भाषा समर्थन: विविध ग्राहक आधार वाले व्यवसायों के लिए आदर्श।
सिस्टम एकीकरण: वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित करने के लिए अपने CRM या शेड्यूलिंग सिस्टम के साथ एकीकृत होने वाली सेवा चुनें।
लीड कैप्चर: व्यस्त घंटों के दौरान या कार्यालय समय के बाहर लीड खोना किसी भी ऑपरेशन के लिए महंगा हो सकता है। उत्तर देने वाली सेवाएं इन अन्यथा खोए हुए अवसरों को पकड़ सकती हैं और संभावित रूप से उन्हें भुगतान करने वाले ग्राहकों में बदल सकती हैं।

सेवा प्रदाताओं की तुलना

सेवा प्रदाताओं पर शोध करें और उनकी तुलना करें। उनकी कीमतों, सुविधाओं और ग्राहक समीक्षाओं को देखें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि वे आपकी व्यावसायिक आवश्यकताओं के अनुरूप हैं। आपकी व्यावसायिक आवश्यकताओं और आपकी पसंद की सेवा के आधार पर, अनुसंधान के इस चरण के दौरान कुछ तकनीकी विश्लेषण की आवश्यकता होती है।

AI उत्तर देने वाली सेवाओं के लिए, विभिन्न AI समाधानों को मॉडल और इंजीनियरों के विभिन्न सेटों द्वारा प्रशिक्षित किया जाता है। जिन व्यवसायों के मुख्य ग्राहक चीनी भाषी हैं, उन्हें इष्टतम प्रदर्शन के लिए चीनी भाषा के लिए अधिक परिष्कृत प्रशिक्षण मॉडल वाले AI सेवाओं पर विचार करना चाहिए।

उत्तर देने वाली सेवा को लागू करना

मौजूदा प्रणालियों के साथ एकीकरण

सुनिश्चित करें कि उत्तर देने वाली सेवा आपके मौजूदा सॉफ्टवेयर सिस्टम के साथ सहजता से एकीकृत हो सके। यह प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करेगा और मैन्युअल इनपुट को कम करेगा। उन व्यवसायों के लिए जो कानूनी फर्मों, संपत्ति प्रबंधकों और सरकारी एजेंसियों जैसे कुछ डोमेन विशिष्ट ज्ञान पर निर्भर करते हैं, इस ज्ञान को आपकी उत्तर देने वाली सेवा पाइपलाइन में लागू करना आपके एकीकरण में एक महत्वपूर्ण कदम है।

प्रशिक्षण और ऑनबोर्डिंग

अपनी कंपनी की प्रक्रियाओं और टोन पर वर्चुअल रिसेप्शनिस्ट को प्रशिक्षित करें, लेकिन प्रशिक्षण और ऑनबोर्डिंग की उच्च लागत पर विचार करें और उच्च टर्नओवर दर की उम्मीद करें। यदि आप एक AI या स्वचालित प्रणाली का विकल्प चुनते हैं, तो अपनी व्यावसायिक आवश्यकताओं से मेल खाने के लिए प्रशिक्षण स्क्रिप्ट और वर्कफ़्लो स्थापित करने में समय व्यतीत करें।

हमने अब तक क्या सीखा है

उत्तर देने वाली सेवाएं कई फायदे प्रदान करती हैं जो छोटे व्यवसायों के संचालन के तरीके में नाटकीय रूप से सुधार कर सकती हैं। यह सुनिश्चित करने से कि कोई भी ग्राहक कॉल छूटे नहीं, आपके व्यवसाय के दैनिक कार्यों को सुव्यवस्थित करने तक, ये सेवाएं उन कंपनियों के लिए आवश्यक हैं जो परिचालन दक्षता को अधिकतम करते हुए उच्च स्तर की ग्राहक संतुष्टि बनाए रखना चाहते हैं। नीचे उन प्रमुख लाभों का सारांश दिया गया है जो उत्तर देने वाली सेवाएं छोटे व्यवसायों को प्रदान करती हैं:

बढ़ी हुई ग्राहक संतुष्टि: त्वरित और पेशेवर प्रतिक्रियाएं विश्वास और वफादारी का निर्माण करती हैं।
छूटे हुए अवसरों में कमी: प्रत्येक इनबाउंड कॉल कैप्चर की जाती है, जिससे बिक्री और लीड रूपांतरण बढ़ता है।
परिचालन दक्षता: कॉल हैंडलिंग को आउटसोर्स करके, व्यवसाय ग्राहक सहायता का त्याग किए बिना अपने मुख्य कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।
लागत प्रभावी समाधान: लचीले मूल्य निर्धारण विकल्प उत्तर देने वाली सेवाओं को पूर्णकालिक कर्मचारियों को किराए पर लेने की तुलना में अधिक किफायती बनाते हैं।
विकास के लिए स्केलेबल: उत्तर देने वाली सेवाएं बढ़ती व्यावसायिक मांगों को पूरा करने के लिए स्केलेबल हो सकती हैं।

एक प्रतिस्पर्धी बाजार में, उत्तर देने वाली सेवाएं अब एक विलासिता नहीं हैं, बल्कि उन छोटे व्यवसायों के लिए एक आवश्यकता है जो उत्तरदायी और कुशल बने रहना चाहते हैं। चाहे आपका लक्ष्य लागत कम करना हो, ग्राहकों की संतुष्टि में सुधार करना हो, या अपने संचालन को बढ़ाना हो, उत्तर देने वाली सेवाएं इन लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक लचीलापन और व्यावसायिकता प्रदान करती हैं। सही समाधान को लागू करने से यह सुनिश्चित होता है कि आपका व्यवसाय हमेशा उपलब्ध है, हर अवसर को कैप्चर करता है और आपके ग्राहकों द्वारा अपेक्षित उच्च सेवा मानकों को बनाए रखता है।

अगले कदम: कैसे शुरू करें

विकल्पों का मूल्यांकन:

सही उत्तर देने वाली सेवा पर निर्णय लेते समय, अपने व्यवसाय की अनूठी आवश्यकताओं का मूल्यांकन करके शुरू करें। निम्नलिखित पर विचार करें:

कॉल वॉल्यूम: अनुमान लगाएं कि आप प्रतिदिन कितनी कॉल संभालते हैं और क्या वे कॉल कुछ घंटों के दौरान चरम पर पहुंचती हैं। यह आपको यह निर्धारित करने में मदद करेगा कि आपको 24/7 कवरेज की आवश्यकता है या केवल व्यस्त समय के दौरान सहायता की आवश्यकता है।
सेवा का प्रकार: तय करें कि लाइव उत्तर देने वाली सेवा, एक स्वचालित प्रणाली, या AI वॉयस एजेंट आपकी आवश्यकताओं के लिए सबसे उपयुक्त हैं। प्रत्येक विभिन्न स्तरों के इंटरैक्शन, स्केलेबिलिटी और लागत के साथ आता है।
उद्योग-विशिष्ट आवश्यकताएं: यदि आप स्वास्थ्य सेवा, कानूनी, या संपत्ति प्रबंधन क्षेत्र में काम करते हैं, तो विचार करें कि क्या सेवा अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग, कानूनी सेवन, या आपातकालीन रखरखाव जैसे विशेष अनुरोधों को संभाल सकती है।
बजट: सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा चुना गया समाधान आपके बजट में फिट बैठता है। AI सेवाओं के लिए प्रति माह $10 से लेकर पूर्ण कॉल सेंटर कवरेज के लिए हजारों तक लागत हो सकती है। छूटे हुए अवसरों में कमी और ग्राहक संतुष्टि में सुधार जैसे अपेक्षित मूल्य के साथ लागतों की तुलना करें।

प्रदाताओं से संपर्क करना

एक बार जब आपको अपनी आवश्यकताओं का स्पष्ट विचार हो जाए, तो मूल्य निर्धारण, सुविधाओं और परीक्षण विकल्पों की तुलना करने के लिए उत्तर देने वाली सेवा प्रदाताओं से संपर्क करना शुरू करें। उन प्रदाताओं की तलाश करें जो प्रदान करते हैं:

लचीली मूल्य निर्धारण योजनाएं: आपके कॉल वॉल्यूम और कवरेज घंटों के आधार पर, कई प्रदाता स्तरीय मूल्य निर्धारण प्रदान करते हैं। उन विकल्पों की तलाश करें जो आपके अनुमानित उपयोग के अनुरूप हों बिना अधिक भुगतान किए।
सेवा डेमो या परीक्षण: कई प्रदाता आपको परीक्षण अवधि के साथ अपनी सेवा का परीक्षण करने की अनुमति देते हैं। इस अवसर का उपयोग सिस्टम की दक्षता, उपयोग में आसानी और आपके व्यावसायिक मॉडल के साथ संगतता का मूल्यांकन करने के लिए करें।
विशेष सेवाएं: सुनिश्चित करें कि प्रदाता चिकित्सा सेवाओं के लिए HIPAA-अनुपालन या अंतरराष्ट्रीय ग्राहकों के लिए बहुभाषी समर्थन जैसी किसी भी उद्योग-विशिष्ट आवश्यकताओं को संभाल सकता है।

यहां विभिन्न आवश्यकताओं के लिए प्रदाताओं के कुछ उदाहरण दिए गए हैं:

SeaChat: AI वॉयस एजेंट $10/माह से शुरू होते हैं, कम लागत वाले, स्वचालित समाधानों की तलाश करने वाले व्यवसायों के लिए एकदम सही। अधिक जानें।
AnswerConnect: वर्चुअल रिसेप्शनिस्ट जो 24/7 मानव ऑपरेटर प्रदान करते हैं, कानूनी या चिकित्सा फर्मों के लिए आदर्श। अधिक जानें।
CMS: इनबाउंड कॉल सेंटर सेवाएं जो बड़ी संख्या में ग्राहक पूछताछ को संभालने के लिए अनुकूलित हैं, उच्च-ट्रैफिक वाले व्यवसायों के लिए बहुत अच्छी हैं।

कार्यान्वयन के लिए योजना बनाना

अपनी उत्तर देने वाली सेवा का चयन करने के बाद, अगला कदम एक सहज एकीकरण की योजना बनाना है। इस प्रक्रिया में निम्नलिखित शामिल हैं:

सिस्टम एकीकरण: सुनिश्चित करें कि आपकी उत्तर देने वाली सेवा आपके CRM, शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर, या अन्य आंतरिक उपकरणों जैसे मौजूदा सिस्टम के साथ एकीकृत हो। यह कदम मैन्युअल काम को कम करता है और एक सहज ग्राहक अनुभव बनाता है।
समय निवेश: AI या स्वचालित प्रणालियों के लिए, आपको कॉल प्रवाह, अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न और प्रतिक्रिया स्क्रिप्ट स्थापित करने में समय व्यतीत करना होगा ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि वे आपके व्यवसाय के अनुरूप हैं। लाइव रिसेप्शनिस्ट के लिए, आपकी प्रक्रियाओं और ब्रांड की आवाज पर कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने में समय लग सकता है।
वित्तीय निवेश: प्रारंभिक सेटअप लागत और चल रहे रखरखाव शुल्क को ध्यान में रखें। लाइव रिसेप्शनिस्ट सेवाओं के लिए, चल रहे प्रशिक्षण और निगरानी लागतों की योजना बनाएं। AI-संचालित सेवाओं के लिए, प्रारंभिक समय निवेश की उम्मीद करें लेकिन कम चल रहे रखरखाव लागतों की उम्मीद करें।

एक अच्छी तरह से सोची-समझी ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया सुनिश्चित करने से आपकी उत्तर देने वाली सेवा के मूल्य को अधिकतम करने और किसी भी सेवा व्यवधान को रोकने में मदद मिलेगी।

इस श्रृंखला के बारे में

(यह लेख) छोटे व्यवसायों को उत्तर देने वाली सेवा की आवश्यकता क्यों है?: उत्तर देने वाली सेवाओं के महत्व और लाभों की खोज करें।
आउटसोर्सिंग बनाम इन-हाउस लाइव रिसेप्शनिस्ट: लाइव रिसेप्शनिस्ट कौन हैं? क्या आपको आउटसोर्स करना चाहिए या इन-हाउस किराए पर लेना चाहिए?
स्वचालित फोन उत्तर देने वाली प्रणालियाँ (इंटरैक्टिव वॉयस रिस्पांस IVR बनाम वॉयस AI एजेंट): स्वचालित उत्तर देने वाली सेवा क्या है? क्या आपको रोबोटिक IVR या वॉयस AI एजेंट का उपयोग करना चाहिए?
निर्णय: क्या मेरे छोटे व्यवसायों को लाइव रिसेप्शनिस्ट या स्वचालित उत्तर देने वाली सेवाओं का उपयोग करना चाहिए?: आपने हमारी श्रृंखला से उत्तर देने वाली सेवाओं के बारे में सब कुछ सीख लिया है। अब यह तय करने का समय है कि आपके व्यवसाय के लिए किस प्रकार की सेवा सबसे अच्छी है।
OpenAI बनाम मानव बनाम वॉयस AI: एक लागत तुलना: OpenAI की नवीनतम वॉयस AI तकनीक एक बेहतरीन वॉयस AI एजेंट है। वास्तविक लागत क्या है?

छोटे व्यवसायों को उत्तर देने वाली सेवा की आवश्यकता क्यों है: एक व्यापक मार्गदर्शिका (1/5)

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