Với sự ra đời của các mô hình ngôn ngữ lớn như ChatGPT, AI tạo sinh đã mở ra những lĩnh vực khám phá mới. Khi AI được kết hợp với nhận dạng giọng nói, nó mang lại những khả năng chưa từng có để phân tích cuộc họp theo thời gian thực. Nhưng điều này có ý nghĩa gì đối với các hoạt động kinh doanh hàng ngày?
Copilot cuộc họp là gì? Hãy cùng tìm hiểu!
Giá trị của việc ghi âm cuộc họp
-
Ghi âm chính xác: Ghi âm cuộc họp chính xác là cực kỳ quan trọng. Hãy xem xét, trong một cuộc họp liên quan đến nhiều phòng ban hoặc các bên liên quan, việc bỏ lỡ bất kỳ chi tiết nào có thể dẫn đến các quyết định sai lầm. Việc có bản ghi lời nói thành văn bản theo thời gian thực không chỉ đảm bảo rằng mọi từ đều được ghi lại mà còn tránh được lỗi hoặc thiếu sót của con người.
Ví dụ: Trong cuộc họp ra mắt sản phẩm, bộ phận tiếp thị đã đề xuất một chiến lược quảng cáo mới. Nếu chiến lược này không được ghi lại đầy đủ, nó có thể dẫn đến sai sót trong chiến dịch quảng cáo khi sản phẩm được ra mắt.
Tạo bản ghi đa ngôn ngữ theo thời gian thực: Các cuộc trò chuyện có sự pha trộn giữa tiếng Trung và tiếng Anh đặc biệt cần ghi lại bản ghi chính xác
-
Hiểu nhanh: Môi trường kinh doanh hiện đại thay đổi nhanh chóng, và nhân viên có thể cần tham gia các cuộc họp bất cứ lúc nào. Việc có tính năng ghi lại theo thời gian thực có nghĩa là những người tham gia mới có thể nhanh chóng nắm bắt được cuộc thảo luận thay vì chờ đợi những người tham gia khác dành thời gian giải thích.
Ví dụ: Khi một nhân viên từ bộ phận tài chính đến muộn do các nhiệm vụ khác, anh ta có thể nhanh chóng xem lại bản ghi mà không làm gián đoạn tiến trình cuộc họp.
Tạo tóm tắt theo chủ đề theo thời gian thực: Nhanh chóng hiểu nội dung cuộc họp, không cần lo lắng về việc đến muộn hoặc bị phân tâm
-
Xem xét tức thì: Trong các cuộc họp dài, người tham gia có thể cần xem lại các cuộc thảo luận trước đó. Tóm tắt hoặc bản ghi theo thời gian thực cung cấp khả năng này, giúp cuộc họp hiệu quả hơn mà không cần lặp lại cùng một nội dung.
Ví dụ: Trong cuộc họp thiết kế chiến lược, người tham gia có thể xem lại tóm tắt các cuộc thảo luận trước đó bất cứ lúc nào để đảm bảo rằng các đề xuất chiến lược mới phù hợp với các cuộc thảo luận trước đó.
Xem lại các bản ghi cuộc họp trước đây theo thời gian thực: Truy xuất và tìm kiếm nội dung quan trọng cần thiết
Các nhóm cần phân tích cuộc họp theo thời gian thực
-
Các tập đoàn lớn: Các công ty này thường có nhiều phòng ban hợp tác trên các khu vực hoặc múi giờ khác nhau. Phân tích cuộc họp theo thời gian thực đảm bảo tính nhất quán thông tin và giao tiếp hiệu quả.
Ví dụ: Các chi nhánh của một công ty đa quốc gia ở châu Á và châu Âu có thể đồng thời thảo luận các chiến lược thông qua bản dịch và bản ghi theo thời gian thực, đảm bảo rằng mỗi nhóm hiểu được định hướng chung của công ty.
Ghi âm cuộc họp AI có thể tăng cường hợp tác giữa các múi giờ và ngôn ngữ, duy trì giao tiếp với nhóm mọi lúc, mọi nơi thông qua ghi âm cuộc họp AI
-
Các studio cá nhân và doanh nghiệp nhỏ và vừa: Đối với các tổ chức nhỏ này, tài nguyên có thể bị hạn chế. Phân tích cuộc họp theo thời gian thực cung cấp một cách hiệu quả về chi phí để đảm bảo rằng tất cả các thông tin quan trọng đều được ghi lại.
Ví dụ: Trong cuộc họp với khách hàng, một công ty quảng cáo nhỏ có thể sử dụng bản ghi theo thời gian thực để đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu và kỳ vọng đều được ghi lại, giảm thiểu những hiểu lầm và sai sót trong tương lai.
-
Các công ty đa quốc gia: Đối với các công ty hoạt động trong môi trường đa ngôn ngữ, phân tích cuộc họp theo thời gian thực và chuyển đổi ngôn ngữ đã trở thành một yêu cầu cơ bản.
Ví dụ: Trong một cuộc họp toàn cầu của một công ty đa quốc gia, các đồng nghiệp nói tiếng Anh, tiếng Trung và tiếng Tây Ban Nha có thể đồng thời nhận được bản ghi bằng ngôn ngữ mà họ cần, đảm bảo tính chính xác của thông tin.
Ưu điểm của phân tích cuộc họp theo thời gian thực
-
Hiệu quả được cải thiện: Tránh nội dung lặp lại và đảm bảo rằng tất cả những người tham gia có thể theo dõi tiến trình cuộc họp có thể cải thiện đáng kể hiệu quả công việc.
Ví dụ: Trong cuộc họp xem xét dự án, nhóm có thể nhanh chóng xem lại các quyết định và kết quả trước đó thay vì lãng phí thời gian thảo luận lại.
Theo dõi tiến độ cuộc họp theo thời gian thực, AI tự động tạo các mục cần làm
-
Độ chính xác: Công nghệ nhận dạng giọng nói hiện đại đảm bảo độ chính xác cao, giảm thiểu các thiếu sót hoặc lỗi do yếu tố con người gây ra.
Ví dụ: Trong các cuộc đàm phán hợp đồng, cả hai bên có thể sử dụng bản ghi theo thời gian thực để đảm bảo rằng tất cả các điều khoản và điều kiện được ghi lại chính xác, tránh các tranh chấp pháp lý trong tương lai.
Trợ lý cuộc họp AI cho phép bạn tự tin giao tiếp với các cộng tác viên có giọng điệu khác nhau
-
Thuận tiện hợp tác: Chia sẻ bản ghi cuộc họp dễ dàng hơn, đặc biệt trong môi trường làm việc từ xa, đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm có thể nhận được thông tin cần thiết kịp thời.
Ví dụ: Trong một nhóm phân tán, các thành viên có thể xem bản ghi cuộc họp theo thời gian thực, ngay cả khi họ không thể tham gia theo thời gian thực.
Sau cuộc họp, chia sẻ và cộng tác ngay lập tức trên ghi chú cuộc họp AI qua Email
Tóm lại, với sự tiến bộ của công nghệ, phân tích thời gian thực các bản ghi cuộc họp đã trở thành một công cụ thiết yếu để các công ty cải thiện hiệu quả và chất lượng giao tiếp. Thông qua phân tích thời gian thực, các công ty có thể đảm bảo rằng mọi cuộc thảo luận đều được ghi lại chính xác, giúp quá trình ra quyết định hiệu quả và chính xác hơn.
Bạn cũng muốn làm cho các cuộc họp nhóm của mình hiệu quả hơn?
