यह 5 लेखों की एक श्रृंखला है जो छोटे व्यवसायों के लिए ग्राहक संचार रणनीतियों की पड़ताल करती है, जिसमें कॉल उत्तर देने वाली सेवाओं पर ध्यान केंद्रित किया गया है:

1. छोटे व्यवसायों को उत्तर देने वाली सेवा की आवश्यकता क्यों है?: उत्तर देने वाली सेवाओं के महत्व और लाभों की खोज करें।

2. आउटसोर्सिंग बनाम इन-हाउस लाइव रिसेप्शनिस्ट: लाइव रिसेप्शनिस्ट कौन हैं? क्या आपको आउटसोर्स करना चाहिए या इन-हाउस किराए पर लेना चाहिए?

3. स्वचालित फोन उत्तर देने वाली प्रणालियाँ (IVR बनाम AI वॉयस एजेंट): स्वचालित उत्तर देने वाली सेवा क्या है? क्या आपको IVR या AI वॉयस एजेंट का उपयोग करना चाहिए?

4. (यह लेख) निर्णय: क्या मेरे व्यवसाय को लाइव रिसेप्शनिस्ट या स्वचालित उत्तर देने वाली सेवाओं का उपयोग करना चाहिए?: आपने हमारी श्रृंखला से उत्तर देने वाली सेवाओं के बारे में सब कुछ सीख लिया है। अब यह तय करने का समय है कि आपके व्यवसाय के लिए किस प्रकार की सेवा सबसे अच्छी है।

5. ओपनएआई बनाम मानव बनाम वॉयस एआई: एक लागत तुलना: क्या आप सोच रहे हैं कि आपको नवीनतम वॉयस एआई तकनीक पर स्विच करना चाहिए? आइए वास्तविक लागतों पर एक नज़र डालें।

परिचय

जैसे-जैसे छोटे व्यवसाय बढ़ते हैं, इनकमिंग कॉल को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करना महत्वपूर्ण हो जाता है। व्यवसाय मालिकों के लिए एक महत्वपूर्ण निर्णय यह है कि क्या लाइव रिसेप्शनिस्ट या स्वचालित उत्तर देने वाली सेवाओं का उपयोग किया जाए। ग्राहक संतुष्टि बनाए रखने और व्यावसायिक कार्यों को सुव्यवस्थित करने में दोनों महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। लाइव रिसेप्शनिस्ट व्यक्तिगत बातचीत प्रदान करते हैं और जटिल प्रश्नों को संभाल सकते हैं, जबकि स्वचालित उत्तर देने वाली सेवाएँ अधिक लागत प्रभावी होती हैं। दक्षता, ग्राहक संतुष्टि और सामर्थ्य को संतुलित करने के लिए छोटे व्यवसायों के लिए सही सेवा चुनना आवश्यक है। इस लेख में, हम लाइव रिसेप्शनिस्ट और स्वचालित उत्तर देने वाली सेवाओं के बीच अंतर, लागत और वास्तविक दुनिया के प्रदर्शनों का पता लगाएंगे।

24/7 उत्तर देने वाली सेवाएँ: यह क्यों मायने रखती है

आज के प्रतिस्पर्धी और ग्राहक-केंद्रित परिदृश्य में, 24/7 उत्तर देने वाली सेवाएँ उन व्यवसायों के लिए अनिवार्य हो गई हैं जो आगे रहना चाहते हैं। 24/7 ग्राहक सहायता यह सुनिश्चित करती है कि सामान्य व्यावसायिक घंटों के बाहर भी कोई भी प्रश्न अनुत्तरित न रहे। यह विशेष रूप से स्वास्थ्य सेवा, कानूनी सेवाओं और ई-कॉमर्स जैसे उद्योगों के लिए महत्वपूर्ण है, जहाँ ग्राहकों को किसी भी समय सहायता की आवश्यकता हो सकती है।

24/7 उत्तर देने वाली सेवाएँ व्यवसायों को लीड कैप्चर करने, प्रश्नों का तुरंत जवाब देने और समय की परवाह किए बिना उत्तरदायी ग्राहक सेवा प्रदान करने में सक्षम बनाती हैं। उदाहरण के लिए, एक छोटी कानूनी फर्म व्यावसायिक घंटों के बाद ग्राहकों की आपात स्थितियों को संभालकर लाभ उठा सकती है, जबकि एक ई-कॉमर्स कंपनी विभिन्न समय क्षेत्रों में वास्तविक समय सहायता प्रदान कर सकती है।

चाहे लाइव रिसेप्शनिस्ट के माध्यम से हो या स्वचालित प्रणाली के माध्यम से, 24/7 ग्राहक सहायता प्रदान करने से ग्राहक संतुष्टि में सुधार हो सकता है, ग्राहक प्रतिधारण बढ़ सकता है और व्यावसायिक विकास को बढ़ावा मिल सकता है।

लाइव और स्वचालित उत्तर देने वाली सेवाओं के बीच अंतर

लाइव रिसेप्शनिस्ट और स्वचालित प्रणालियों के बीच चयन करते समय, छोटे व्यवसायों को स्वचालन की दक्षता और लागत बचत के साथ मानवीय बातचीत के लाभों को तौलना चाहिए।

लाइव रिसेप्शनिस्ट: व्यक्तिगत ग्राहक देखभाल

लाइव रिसेप्शनिस्ट एक व्यक्तिगत स्पर्श प्रदान करते हैं जिसे स्वचालित प्रणालियाँ अनुकरण करने के लिए संघर्ष करती हैं। ऐसे परिदृश्यों में जहाँ सहानुभूति की आवश्यकता होती है, जैसे कि एक कानूनी ग्राहक एक तत्काल मामले के बारे में कॉल कर रहा है या एक स्वास्थ्य सेवा रोगी आश्वासन की तलाश कर रहा है, लाइव रिसेप्शनिस्ट स्थिति के अनुरूप अपने स्वर और प्रतिक्रियाओं को समायोजित कर सकते हैं। वे कॉलर की भावनाओं का आकलन कर सकते हैं, व्यक्तिगत सहायता प्रदान कर सकते हैं, और उन्हें उचित पेशेवर से जोड़ सकते हैं - विश्वास को बढ़ावा दे सकते हैं और स्थायी संबंध बना सकते हैं।

स्वचालित उत्तर देने वाली प्रणालियाँ: दक्षता और लागत बचत

स्वचालित उत्तर देने वाली प्रणालियाँ नियमित प्रश्नों को संभालने के लिए आदर्श हैं। उदाहरण के लिए, एक ई-कॉमर्स कंपनी ऑर्डर की स्थिति या शिपिंग प्रश्नों को प्रबंधित करने के लिए एक स्वचालित प्रणाली का उपयोग कर सकती है, त्वरित प्रतिक्रियाओं के लिए कॉल को पूर्व-रिकॉर्डेड संदेशों पर निर्देशित कर सकती है। एआई-संचालित स्वचालित उत्तर देने वाली सेवाओं में प्रगति के साथ, स्वचालित प्रणालियाँ अधिक परिष्कृत हो गई हैं, जो अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग या विशिष्ट उत्पाद प्रश्नों का उत्तर देने जैसे अधिक जटिल कार्यों को संभालने में सक्षम हैं।

हालांकि, इन प्रणालियों में लाइव रिसेप्शनिस्ट की भावनात्मक बुद्धिमत्ता की कमी होती है, जिससे ग्राहक को निराशा हो सकती है यदि उनकी ज़रूरतें सिस्टम के पूर्व-प्रोग्राम किए गए उत्तरों से मेल नहीं खाती हैं। फिर भी, स्वचालित प्रणालियाँ लागत बचत प्रदान करती हैं, जिनकी दरें $30 प्रति माह से शुरू होती हैं, जिससे वे सीमित बजट वाले व्यवसायों या उच्च मात्रा में नियमित कॉल वाले व्यवसायों के लिए एक व्यवहार्य विकल्प बन जाती हैं।

यहां एक आरेख है जो व्यवसायों को यह निर्धारित करने में मदद कर सकता है कि किस प्रकार की कॉल उत्तर देने वाली सेवा उनकी आवश्यकताओं को सर्वोत्तम रूप से पूरा करती है:

लाइव रिसेप्शनिस्ट बनाम स्वचालित प्रणालियाँ: एक लागत तुलना

लाइव रिसेप्शनिस्ट बनाम स्वचालित प्रणालियों की लागत का मूल्यांकन करते समय, छोटे व्यवसायों को अल्पकालिक और दीर्घकालिक दोनों निहितार्थों पर विचार करना चाहिए।

लाइव रिसेप्शनिस्ट: मानवीय बातचीत का मूल्य

लाइव रिसेप्शनिस्ट को किराए पर लेने की लागत सेवा प्रदाता, कॉल वॉल्यूम और आवश्यक सेवाओं के आधार पर भिन्न होती है। औसतन, इन-हाउस लाइव रिसेप्शनिस्ट सेवाएँ प्रति माह $1,000 से $2,500 तक होती हैं। जबकि यह एक महत्वपूर्ण निवेश लग सकता है, वे जो व्यक्तिगत ग्राहक सेवा और बढ़ी हुई संतुष्टि प्रदान करते हैं, वह लागत को सही ठहरा सकती है। इसके अतिरिक्त, लाइव रिसेप्शनिस्ट छूटी हुई कॉल को रोकते हैं, यह सुनिश्चित करते हुए कि व्यवसाय संभावित लीड या ग्राहकों को याद नहीं करते हैं।

स्वचालित प्रणालियाँ: एक कम लागत वाला विकल्प

स्वचालित प्रणालियाँ, विशेष रूप से एआई-संचालित स्वचालित उत्तर देने वाली सेवाएँ, एक अधिक लागत प्रभावी समाधान प्रदान करती हैं। इन प्रणालियों की लागत आमतौर पर प्रति माह $30 से $200 के बीच होती है, जो सेवाओं की जटिलता और प्रबंधित कॉल की संख्या पर निर्भर करती है। जबकि वे अधिक किफायती हैं, व्यवसायों को ग्राहक अनुभव के संदर्भ में व्यापार-बंद पर विचार करना चाहिए, क्योंकि स्वचालित उत्तर देने वाली प्रणालियों में अक्सर व्यक्तिगत बातचीत की कमी होती है जो लाइव रिसेप्शनिस्ट प्रदान करते हैं।

विक्रेता अनुशंसा – Retell AI:

Retell AI एक शक्तिशाली वॉयस एआई समाधान है जिसे अत्याधुनिक एआई तकनीक के साथ कॉल संचालन को सुव्यवस्थित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, जो बुद्धिमान वॉयस एजेंटों के साथ ग्राहक इंटरैक्शन को स्वचालित करके दक्षता बढ़ाता है।

• स्वचालित प्रणाली मूल्य निर्धारण:

  • पे-एज़-यू-गो पैकेज – व्यवसायों के कॉल वॉल्यूम के आधार पर मूल्य निर्धारण भिन्न हो सकता है।

• अनुशंसित उपयोग के मामले:

  • स्वास्थ्य सेवा: जीडीपीआर और एसओसी 2 टाइप 1 अनुपालन सुनिश्चित करते हुए रोगी अनुवर्ती और अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग को स्वचालित करता है।
  • बिक्री: 5 लाख से अधिक कॉल के साथ बिक्री प्रयासों को तेजी से बढ़ाता है।
  • वित्त: पारंपरिक IVR प्रणालियों के साथ 5% की तुलना में 30% से अधिक कॉल को संभालता है।

• डेमो – कॉल हैंडलिंग

हाइब्रिड दृष्टिकोण: लाइव रिसेप्शनिस्ट और स्वचालित सेवाओं का एक संयोजन

कई व्यवसायों को पता चलता है कि एक हाइब्रिड मॉडल दोनों दुनियाओं में सर्वश्रेष्ठ प्रदान करता है। लाइव रिसेप्शनिस्ट और स्वचालित प्रणालियों के संयोजन से, व्यवसाय वैयक्तिकरण और लागत-प्रभावशीलता दोनों से लाभ उठा सकते हैं।

इन दो विकल्पों को मिलाकर, व्यवसाय कॉल को अधिक कुशलता से प्रबंधित कर सकते हैं, जबकि केवल लाइव रिसेप्शनिस्ट पर निर्भर रहने की तुलना में लागत कम रख सकते हैं। यहां कुछ हाइब्रिड दृष्टिकोण दिए गए हैं जिन पर व्यवसाय अपनी वर्तमान उत्पादन के अनुकूल होने के लिए विचार कर सकते हैं, यदि वे लाइव रिसेप्शनिस्ट समाधान और स्वचालित सेवाओं के बीच चयन कर रहे हैं।

विक्रेता अनुशंसा – SeaChat :

SeaChat के साथ, व्यवसाय कॉल का उत्तर देने के लिए एक AI एजेंट स्थापित कर सकते हैं। AI नियमित कार्यों को संभालता है, लेकिन यदि आवश्यक हो तो कॉल करने वालों को एक लाइव एजेंट को हस्तांतरित किया जा सकता है। यह हाइब्रिड दृष्टिकोण यह सुनिश्चित करता है कि कोई भी ग्राहक प्रश्न अनुत्तरित न रहे, जबकि अभी भी मानवीय बातचीत का व्यक्तिगत स्पर्श प्रदान करता है। यह दृष्टिकोण उपयोगकर्ता को रूटिंग और अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग के कार्य को AI एजेंटों को सौंपने की अनुमति देता है, जिससे लाइव रिसेप्शनिस्ट को फोन लाइनों पर कॉल के लिए रखा जाता है, जबकि दोनों कार्यों में लागत बचत होती है।

• हाइब्रिड मॉडल मूल्य निर्धारण:

• लाइव रिसेप्शनिस्ट:

  • इन-हाउस रिसेप्शनिस्ट (विभाग के आधार पर लागत भिन्न होती है)
  • आउटसोर्स रिसेप्शनिस्ट (मूल: पे-एज़-यू-गो पैकेज, $30 से $50 / प्रीमियम: प्रति माह $500 से $2,000)

• SeaChat (AI): प्रीमियम पैकेज $30 प्रति माह से शुरू होता है

• अनुशंसित उपयोग के मामले:

  • स्वास्थ्य सेवाएँ: सिंगापुर के एक सामाजिक सेवा संगठन ने SeaChat के साथ भागीदारी की ताकि स्वयंसेवकों द्वारा प्रति वर्ष की जाने वाली 10,000 फोन कॉल को सफलतापूर्वक कम किया जा सके, जबकि साथ ही बुजुर्गों के लिए मासिक फोन सर्वेक्षणों की आवृत्ति भी बढ़ाई जा सके।
  • ई-कॉमर्स और खुदरा: व्हाट्सएप बिजनेस एपीआई के साथ एकीकृत होता है, ग्राहक सेवा में सुधार करता है और कुशल संचार के माध्यम से बिक्री बढ़ाता है।
  • सेवा उद्योग: 24/7 फोन उत्तर देने को स्वचालित करता है, अपॉइंटमेंट बुकिंग को सुव्यवस्थित करता है और तत्काल ग्राहक प्रश्नों को संभालता है।

• डेमो – अपॉइंटमेंट बुकिंग

निष्कर्ष

लाइव रिसेप्शनिस्ट और स्वचालित उत्तर देने वाली सेवाओं दोनों की अपनी ताकत है। लाइव रिसेप्शनिस्ट सहानुभूति, अनुकूलनशीलता और समस्या-समाधान कौशल प्रदान करते हैं, जिससे वे उन व्यवसायों के लिए आदर्श बन जाते हैं जो व्यक्तिगत संबंधों पर निर्भर करते हैं। दूसरी ओर, स्वचालित प्रणालियाँ लागत प्रभावी, स्केलेबल और 24/7 उपलब्ध हैं, जो बड़ी मात्रा में नियमित प्रश्नों को संभालने के लिए उत्कृष्ट हैं।

छोटे व्यवसायों के लिए, चुनाव विशिष्ट आवश्यकताओं, कॉल वॉल्यूम और बजट पर निर्भर करता है। कई लोगों के लिए, एक हाइब्रिड दृष्टिकोण जो नियमित कार्यों के लिए एआई का उपयोग करता है जबकि लाइव एजेंट जटिल प्रश्नों को संभालते हैं, सबसे कुशल और लागत प्रभावी विकल्प हो सकता है।

व्यावसायिक आवश्यकताओं का आकलन: लाइव रिसेप्शनिस्ट या स्वचालित सेवाएँ?

छोटे व्यवसायों को सबसे उपयुक्त सेवा निर्धारित करने में मदद करने के लिए, हमने व्यवसाय के प्रकार, कॉल वॉल्यूम और बजट जैसे प्रमुख कारकों के आधार पर एक मार्गदर्शिका विकसित की है।

दोहराव वाले और सीधे प्रश्नों वाले छोटे व्यवसायों को स्वचालित सेवाएँ अधिक लागत प्रभावी लग सकती हैं। ग्राहक वफादारी और व्यक्तिगत संबंधों पर निर्भर व्यवसायों के लिए, लाइव रिसेप्शनिस्ट निवेश के लायक हैं।

केस स्टडीज: लाइव रिसेप्शनिस्ट या एआई वॉयस एजेंट का उपयोग करने वाले रेस्तरां

इलिनोइस में लिल बीवर ब्रेवरी इनकमिंग फोन कॉल का जवाब देने के लिए Slang.ai का उपयोग करती है। कार्यक्रम मेनू, दिशा-निर्देशों के बारे में सवालों के जवाब देता है और कॉल को एक लाइव एजेंट को हस्तांतरित करता है। जब कोई ग्राहक कॉल करता है, तो एक स्वागत योग्य एआई आवाज मजबूत बीट्स और संगीत के साथ आती है, जो ब्रेवरी के माहौल के अनुरूप होती है। Slang AI के अनुसार, रेस्तरां अपनी डिजिटल आवाज और पृष्ठभूमि ध्वनि दृश्यों को अनुकूलित कर सकते हैं। रेस्तरां को कॉल करने वालों का वास्तविक समय विश्लेषण भी मिलता है और वे प्रति माह औसतन 200 घंटे बचाते हैं। ग्राहक संतुष्टि दर 80% से अधिक है।

Slang AI की मूल योजना $199 प्रति माह से शुरू होती है और प्रीमियम योजना के लिए $599 प्रति माह तक जाती है।

दूसरी ओर, वाशिंगटन में एसटीके स्टेकहाउस एक केंद्रीकृत लाइव रिसेप्शनिस्ट सेवा का उपयोग करता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि पूरे रेस्तरां समूह के कई स्थान हैं, और उनके पास सभी रेस्तरां के लिए फोन कॉल का जवाब देने के लिए लाइव एजेंट हैं। जब कोई ग्राहक कॉल करता है, तो मानव एजेंट, जो न्यूयॉर्क में स्थित हो सकता है, सामान्य प्रश्नों के बारे में सवालों के जवाब देता है।

दो सेवाओं के साथ वास्तविक अनुभव

यहां एक उपयोगकर्ता का अनुभव है जिसने दो अलग-अलग सेवाओं का प्रयास किया है:

मैंने एक बार एक रेस्तरां से पूछा कि क्या वे मेरे बिना ताले वाली साइकिल के लिए साइकिल रैक प्रदान करते हैं। मानव एजेंट को जवाब नहीं पता था, और फिर कहा, "एक मिनट रुकिए, मुझे रेस्तरां से बात करने दीजिए।" इस तरह मुझे पता चला कि एजेंट ऑन-साइट नहीं था और शायद दूरस्थ था। एजेंट ने मुझे कुछ मिनटों के लिए होल्ड पर रखा और जवाब के साथ वापस आया। हाँ, वे साइकिल भंडारण स्थान प्रदान करते हैं!

जब मैंने व्यक्तिगत रूप से रेस्तरां का दौरा किया (अपनी साइकिल के साथ), तो रिसेप्शन स्टाफ ने कहा कि वे सभी इनकमिंग कॉल को संभालने के लिए एक दूरस्थ एजेंट का उपयोग करते हैं। कभी-कभी उन्हें अभी भी स्पष्टीकरण के लिए एजेंटों से आंतरिक कॉल प्राप्त होती हैं।

ये दो वास्तविक दुनिया के रेस्तरां हैं जो फोन रिसेप्शनिस्ट को एक बाहरी प्रदाता - चाहे मानव या एआई - को आउटसोर्स करते हैं। अंततः, चुनाव आपका है!

निष्कर्ष

लाइव रिसेप्शनिस्ट और स्वचालित उत्तर देने वाली सेवाओं दोनों की अपनी ताकत है। लाइव रिसेप्शनिस्ट सहानुभूति, अनुकूलनशीलता और समस्या-समाधान कौशल प्रदान करते हैं, जिससे वे उन व्यवसायों के लिए आदर्श बन जाते हैं जो व्यक्तिगत संबंधों पर निर्भर करते हैं। दूसरी ओर, स्वचालित प्रणालियाँ लागत प्रभावी, स्केलेबल और 24/7 उपलब्ध हैं, जो बड़ी मात्रा में नियमित प्रश्नों को संभालने के लिए उत्कृष्ट हैं।

छोटे व्यवसायों के लिए, चुनाव विशिष्ट आवश्यकताओं, कॉल वॉल्यूम और बजट पर निर्भर करता है। कई लोगों के लिए, एक हाइब्रिड दृष्टिकोण जो नियमित कार्यों के लिए एआई का उपयोग करता है जबकि लाइव एजेंट जटिल प्रश्नों को संभालते हैं, सबसे कुशल और लागत प्रभावी विकल्प हो सकता है।

केस स्टडी अनुशंसा

अपने व्यवसाय की आवश्यकताओं के लिए सर्वोत्तम निर्णय लेने के लिए, हम अनुशंसा करते हैं कि आप पहले विभिन्न सेवा प्रदाताओं के डेमो का प्रयास करें ताकि तुलनात्मक व्यावहारिक अनुभव प्राप्त हो सके। यह देखने के लिए उनकी सेवाओं का परीक्षण करें कि आपके व्यवसाय के लिए कौन सा सबसे अच्छा काम करता है। आप अंतिम निर्णय लेने से पहले वास्तविक उपयोगकर्ता अनुभवों का पता लगाने के लिए Reddit या YouTube जैसे ऑनलाइन समुदायों में भी शामिल हो सकते हैं।

इस श्रृंखला के बारे में

यह 5 लेखों की एक श्रृंखला है जो छोटे व्यवसायों के लिए ग्राहक संचार रणनीतियों की पड़ताल करती है, जिसमें कॉल उत्तर देने वाली सेवाओं पर ध्यान केंद्रित किया गया है:

• छोटे व्यवसायों को उत्तर देने वाली सेवा की आवश्यकता क्यों है?: उत्तर देने वाली सेवाओं के महत्व और लाभों की खोज करें।

• आउटसोर्सिंग बनाम इन-हाउस लाइव रिसेप्शनिस्ट: लाइव रिसेप्शनिस्ट कौन हैं? क्या आपको आउटसोर्स करना चाहिए या इन-हाउस किराए पर लेना चाहिए?

• स्वचालित फोन उत्तर देने वाली प्रणालियाँ (IVR बनाम AI वॉयस एजेंट): स्वचालित उत्तर देने वाली सेवा क्या है? क्या आपको IVR या AI वॉयस एजेंट का उपयोग करना चाहिए?

• (यह लेख) निर्णय: क्या मेरे व्यवसाय को लाइव रिसेप्शनिस्ट या स्वचालित उत्तर देने वाली सेवाओं का उपयोग करना चाहिए?: आपने हमारी श्रृंखला से उत्तर देने वाली सेवाओं के बारे में सब कुछ सीख लिया है। अब यह तय करने का समय है कि आपके व्यवसाय के लिए किस प्रकार की सेवा सबसे अच्छी है।

• ओपनएआई बनाम मानव बनाम वॉयस एआई: एक लागत तुलना: ओपनएआई की नवीनतम वॉयस एआई तकनीक एक अद्भुत वॉयस एआई एजेंट है। वास्तविक लागत क्या है?